شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| بدیهی‌ترین‌ مزایای‌ ملاقات های‌ رو در رو، دست‌ یافتن‌ به‌ فواید معنوی‌ و نهفته‌ای‌ است‌ که‌ با یک‌ تبسم‌ و دست‌ دادن‌، حاصل‌ می‌شود. ملاقات‌ شخصی‌ می‌تواند سریع‌ترین‌ و سرراست‌ترین‌ راه‌ برای‌ دریافت‌ پاسخ‌ یک‌ سؤال‌ یا موافقت‌ با نحوه‌ اجرای‌ اقدامی‌ باشد. یک‌ ملاقات‌ شخصی‌ می‌تواند توافق‌ و حسن‌ تفاهم‌ طرف‌ مقابل‌ را برانگیزد و یا باعث‌ ایجاد اندیشه‌ جدیدی‌ شود که‌ شاید بتواند طرحی‌ را با سهولت‌ بیشتری‌ پیش‌ ببرد.

با وجود این‌، در پاره‌ای‌ از موارد ملاقات‌های‌ شخصی‌ نامناسب‌ و عملاً مانع‌ پیشرفت‌ است‌. سر زدن‌ به‌ دفتر یک‌ همکار و گپ‌زدن‌ با وی‌ ممکن‌ است‌ راه‌ سودمندی‌ برای‌ شناساندن‌ خود و گرمی‌ بخشیدن‌ به‌ یک‌ رابطه‌ باشد، ولی‌ مراجعه‌ زیاد به‌ دفتر همکاران‌ برای‌ رساندن‌ پیام‌های‌ جزیی‌ و معمولی‌ می‌تواند روشی‌ آزاردهنده‌ و غیر مسئولانه‌ باشد. هنگامی‌ که‌ قصدتان‌ صرفاً ادای‌ احترام‌ است‌ ـ ابلاغ‌ یک‌ تشکر یا رساندن‌ یک‌ پیام‌ شخصی‌ ـ ارسال‌ یک‌ یادداشت‌ کتبی‌ مختصر معمولاً اثر بخشی‌ بیشتری‌ خواهد داشت‌، و هنگامی‌ که‌ یک‌ پیام‌ مهم‌، ضرورت‌ یک‌ ملاقات‌ شخصی‌ را پیش‌ می‌آورد معمولاً بهتر آن‌ است‌ که‌ یک‌ یادداشت‌ داخلی‌ پیش‌ از این‌ ملاقات‌ تهیه‌ کنید و آن‌را برای‌ طرف‌ خود ارسال‌ دارید تا وقتی‌ که‌ هر دو به‌ مذاکره‌ نشستید مطلبی‌ داشته‌ باشید که‌ به‌ آن‌ رجوع‌ کنید.

در اینجا رهنمودهایی‌ چند برای‌ ملاقات‌های‌ چهره‌ به‌ چهره‌ ارایه‌ می‌شود:

- رئوس‌ مطالبی‌ را که‌ مایلید در ملاقات تان‌ مطرح‌ شود یادداشت‌ کنید. این‌ امر به‌ شما کمک‌ خواهد کرد که‌ افکار و نظرات تان‌ را دسته‌بندی‌ کرده‌ آنها را سر و سامان‌ دهید. ملاقاتی‌ که‌ پس‌ از ارسال‌ یک‌ پیام‌ کتبی‌ صورت‌ می‌گیرد به‌ نظر می‌رسد جدی‌تر تلقی‌ شود.

- در پی‌ ارسال‌ این‌ یادداشت‌، قرار ملاقاتی‌ رسمی‌ با سرپرست تان‌ بگذارید. (هنوز این‌ یادداشت‌ را ارسال‌ نکرده‌ به‌ دفتر سرپرست‌ هجوم‌ نبرید که‌ از واکنش‌ او مطلع‌ شوید.) هنگام‌ تعیین‌ قرار ملاقات‌ مدت‌ احتمالی‌ زمان‌ آن‌ را پیش‌بینی‌ کنید. بدین‌ ترتیب‌ فرصت‌ کافی‌ خواهید داشت‌ تا با وقار و فراغت‌ خیال‌ پیام تان‌ را مطرح‌ کنید.

اگر با سرپرست تان‌ خودمانی‌ هستید، احتمالاً می‌توانید به‌ او پیشنهاد کنید که‌ برای‌ صرف‌ صبحانه‌ یا ناهار به‌ خارج‌ از محل‌ کارتان‌ بروید. خارج‌ شدن‌ از محیط‌ کار، و به‌ خصوص‌ خارج‌ شدن‌ از دفتر کار مقام‌ بالاتر، می‌تواند در ایجاد فضای‌ راحت‌تر و آزادتر شما را یاری‌ کند تا در سایه‌ آن‌ بتوانید صمیمی‌تر گفت‌وگو کنید.

- آنچه‌ را که‌ می‌خواهید بگویید از پیش‌ تمرین‌ کنید. در ملاقات‌ سعی‌ کنید همان‌ نظمی‌ را که‌ در یادداشت‌تان‌ لحاظ‌ کرده‌اید مراعات‌ کنید. می‌توانید از سرپرست‌تان‌ بخواهید که‌ در حین‌ گفت‌وگو به‌ آن‌ مراجعه‌ کند. (یک‌ نسخه‌ اضافی‌ از یادداشت‌تان‌ را همراه‌ بیاورید تا چنانچه‌ در دسترس‌ نباشد در اختیار سرپرست‌ قرار دهید).

- پس از این‌ ملاقات‌، یادداشتی‌ برای‌ سرپرستا ن‌ بفرستید و در آن‌ ضمن‌ پاسخ‌ دادن‌ به‌ همه‌ سؤال‌هایی‌ که‌ ممکن‌ بود در این‌ نشست‌ مطرح‌ شود از او برای‌ وقتی‌ که‌ در اختیارتان‌ گذاشت‌ تشکر کنید.
 

منبع: سالنامه روابط عمومی/ شماره اول/ کار مشترک انجمن متخصصان روابط عمومی و موسسه کارگزار روابط عمومی