هنگا‌می‌که ارزش‌ها و رسالت‌های سازمان، نقاط قوت و ضعف آن، مخاطبان مطلوب، اهداف و پیامهای روابط عمو‌می‌مشخص شدن، اینک آمادگی آن را یافته‌اید که برنامه بنویسید. برای این کار احتمالا بارها ضرورت در مشورت و کسب اطلاعات از مشتری پیش ‌می‌آید. به طور معمول، پیش از تهیه و آماده کردن نسخه‌ی نهایی، پیش نویس آن باید چندین بار بازخوانی و اصلاح شود. هرچند برنامه‌های روابط عمو‌می‌از چارچوب کلی که در این جا ارائه شد پیروی می‌کند، اما برای اینکه امکان ترکیب بیشتر بر مباحث خاص وجود داشته باشد می‌توان عناوین تازه ای به هر بخش افزود. برای مثال توصیف مخاطب مطلوب معمولاً در مقدمه برنامه یا در مبحث اهداف روابط عمو‌می‌گنجانده ‌می‌شود، اما اگر اختصاص دادن بخشی جداگانه برای توصیف مخاطب مطلوب جهات پیشبرد برنامه و توجیح آن ضروری به نظر می‌رسد، می‌توان به این کار مبادرت ورزید.‌

پیام‌های روابط عمو‌می‌نیز به همین ترتیب، معمولا در راهبردهای گنجانده می‌شوند؛ اما گاهی اوقات به ویژه وقتی که این پیام‌ها صورت آشکار یا شعار یا مضموم به خود می‌گیرند ممکن است در بخش جداگانه‌ای ارائه شوند.

قالب‌ریزی و طراحی محتوای برنامه ی ارتباطی

برای ارائه و طراحی یک برنامه ارتباطی ویژه در قالب‌های برنامه سالانه، یا برنامه‌های ارتباطی و اطلاع رسانی مواردی مراحل زیر را به ترتیب دنبال کنید:

روابط عمو‌می‌باید به صورت سالانه و یا در روابط با هر موضوع ارتباطی و در راستای عملیاتی شدن گام‌های فوق‌الذکر برنامه‌های ارتباطی خاصی را با در نظر گرفتن مراحل ذیل ارائه دهد:

1. خلاصه برنامه:

این قسمت شامل خلاصه‌ی فصل‌ها و عناوین اصلی برنامه است و تنها برای برنامه‌های بسیار طولانی تهیه می‌شود.

روشن است که این بخش در انتهای برنامه تنظیم می‌شود.

2. مقدمه (استدلال وضرورت‌ها):

این بخش شامل بررسی پیشینه‌ی کار و ضرورت‌های تدوین برنامه ‌می‌شود. در این مقدمه می‌توان به مسائل روابط عمو‌می‌و اموری که پیرامون موضوع، تحت مطالعه قرار دارد پرداخت. مقدمه باید ترجیحاً در دو پاراگراف خلاصه شود. در این قسمت به موارد زیر اشاره می‌شود:

ارزیابی محیط خارجی:

·        فرصت‌ها

·        تهدیدها

·        ارزیابی محیط داخلی

·        نقاط ضعف

·        نقاط قوت سازمان

·        براین اساس پس زمینه، ارزیابی و تشریح مشکل حقیقی و وضعیت باید در یک پاراگراف آورده شود.

·        پاراگراف دوم، باید به مشکلات مرتبط با هر  مسأله ای که به نحوی به بحث مربوط می‌شود اشاره شود.

·        به طور صادقانه، تعریف مشخصی از موانع بالقوه برای دست‌یابی به موفقیت ارائه گردند.

·        این تقریباً مهم است که مشکلات بالقوه، در زمانی که شما با یک مشکل در محیطی غیرقابل پیش‌بینی که با آن مواجه می‌شوید، مورد آزمون قرار گیرند.

·        شناسایی هسته مرکزی و موضوعات پیرامونی آن با انجام نظرسنجی‌ها و تحقیقات افکار عمو‌می‌و... میسر می‌شود.

·        حال که شما مشکل را به پاراگرافی از وضعیت موجود محدود کرده‌اید، هسته مرکزی مشکل را نیز در یک جمله توصیف کنید.

·        شناسایی اولیه گروه‌ها و منابع، حول و محور مسأله ارتباطی؛ به ویژه کسانی که تحت تأثیر مستقیم مشکل به وجود آمده، قرار می‌گیرند.

·        مسأله چیست؟

·        چه عواملی(دستورها،رسالت سازمان،عوامل داخلی و خارجی)سبب ‌می‌شوند مسئله صورت راهبردی پیدا کند؟

·        در صورت کوتاهی در توجه به مسأله، چه نتایجی حاصل خواهد شد؟

·        چه مسأله یا تعارض یا معمایی پیش روی قرار دارد؟