شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  برای این که مطمئن شوید که مطلب مطبوعاتی شما بهترین کمک را به پایگاه می‌کند، تمام یا بخشی از پیشنهادهای زیر را به کار ببندید ـ برخی از آن‌ها قواعد طلایی هستند،‌ برخی اقدامات خوبی‌اند،‌ اما همه‌ی آن‌ها مستلزم توجه دقیق‌اند:

1. مطلب را به یک شخص اسم‌ و رسم‌دار، ترجیحاً ویراستار یا نویسنده‌ی بخشی که امید درج مطلب را در آنجا دارید،‌ ارسال کنید و آن را در هرنشریه فقط برای یک نفر ارسال کنید.

2. قبل از راه‌اندازی پایگاه، و مهم‌تر از آن، قبل از تاریخ انتشار به اندازه‌ی کافی زمان در نظر بگیرید: چندروز برای روزنامه‌ها، ‌یک هفته یا بیش‌تر برای هفته‌نامه‌ها، و حداقل یک ماه برای ماهنامه‌ها. بسیاری از مجلات عملاً یک ماه قبل از چاپ و توزیع به چاپخانه فرستاده می‌شوند. از نشریاتی که در نظر دارید بیش از یک بار برایشان مطلب بفرستید درخواست برنامه‌ی انتشاراتی بکنید.

3. مطلب را کوتاه و موجز، و به سبک خبری تهیه کنید. خط عنوان باید به زبان ساده، یک نکته‌ی کلیدی را ارائه کند. ایجاد شوخی یا طنز کنایه‌آمیز را بر عهده‌ی روزنامه‌نگار بگذارید.

4. اولین بند حتماً باید دارای جملات کوتاهی باشد که به نکات برجسته می‌پردازند، نکاتی که هرکدام از آن‌ها فراهم‌کننده یا الهامبخش یک عنوان باشند. یک یا دو نقل‌قول را در جای مناسب اضافه کنید. این‌ها برای یک نویسنده‌ی پرکار، خوراک لازم برای تبدیل مطلب به مقاله‌ای را که به‌نظر می‌آید از روی یک مصاحبه‌ی شخصی نوشته شده فراهم می‌کند.

5. مطلب را روی کاغذ عنوان داری تهیه کنید که در آن عنوان، جایگاه مطلب بعنوان یک مطلب مطبوعاتی، همراه با تاریخ تهیه (‌و در صورت لزوم، مهلت چاپ)، اعلان شده. در پایان، جزئیات کامل تماس را بیاورید تا دریافت‌کننده امکان پیگیری حضوری یا تلفنی را بیابد. نیز در یک پاراگراف، شمه‌ای از خدمت یا سازمان خویش ارائه کنید.

6. مطالب مطبوعاتی را به پایگاه خود برروی وب اضافه کنید ـ نویسنده‌هایی که تحولات را فعالانه فرابینی می‌کنند ترجیح می‌دهند به جایی بروند که بشود متن را از آنجا کپی کرد و در جای دیگری چسباند. وجود چنین امکانی را بطور روشن در مطلب چاپی مشخص کنید. اگر این اطلاعیه آنقدر مهم هست که ارسال شود، پس برای اضافه‌شدن به پایگاه وب نیز مهم است! درواقع می‌توانید با قراردادن بخشی تحت عنوان "‌اطلاعات برای رسانه‌ها" به صورت برجسته در سراصفحه‌ی خود ـ حتی اگر این کار بصورت موقت در دوره‌ی راه‌اندازی خدمات صورت می‌گیرد، کار روزنامه‌نگار را راحت‌تر کنید.

7. سیاهه‌ی وارسی روزنامه‌نگاران را در مد نظر داشته باشید : چه‌کسی، ‌چه،‌ چه‌وقت، کجا، چرا، چطور.

8. فراموش نکنید در این باره که چگونه پایگاه جدید یا بازطراحی‌شده‌ی وب قرار است خدمات را ـ از منظر مشتری ـ بهبود بخشد، توضیح دهید.

9. در یک، یا حداکثر دو صفحه. و "میم" را فراموش نکنید ـ آن را بصورت برجسته و با حروف درشت، در جایی ذکر کنید.
وچیزهایی که از آن باید احتراز کرد:

1. مطالب مطبوعاتی مکرر که رخدادهای غیرمهم را اعلام می کنند ـ شما که نمی‌خواهید مطالبتان همه را به یاد کاغذ باطله بیندازد!

2. الفاظ و اصطلاحات صنفی، حتی در نشریات صنفی وحرفه‌ای، باید به حداقل برسند ـ مگر این‌که وجود این الفاظ لازم و حیاتی باشد، که در آن صورت باید یک واژه‌نامه‌ی توضیحی کامل (برای دو یا چند اصطلاح غیرقابل‌احتراز ـ و نه به اندازه‌ی کل یک فرهنگنامه) ارا ئه کنید.

3. نقل‌قول از اشخاص ثالث بدون اجازه ـ یا بدون حتی آگاهی آن‌ها. به خاطر داشته باشید که آن‌ها احتمالاً رغبتی ندارند که ندانسته، بعنوان بهترین مشتری شما از آنان نام برده شود.

4. علامت تعجب (!)، بخصوص چند علامت (!!) باعث می‌شود که مطلب غیر‌حرفه‌ای به نظر آید!!!

5. اگر مطالب مطبوعاتی را از طریق پست الکترونیکی ارسال می‌کنید، ‌آن‌ها را با پیوست ارسال نکنید،‌ و مطمئن شوید که به نشانی‌ها و فهرست‌های بجا ارسال می‌شوند ـ لحن مطالب نیز باید به نحوی باشد که نوعی بازارگرمی برای فروش تلقی نشود: مطالب مطبوعاتی که از طریق پست الکترونیکی ارسال می‌شوند باید اطلاعات مفیدی شمرده شوند و نه یک آگهی تبلیغاتی خودنما.