شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، سوال: به‌منظور ایجاد وحدت رویه در تصمیمات پیش‌بینی‌شده مرتبط با وظایف سازمان، سعی کرده‌ایم که دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌هایی را به‌منظور راهنمایی افراد، تهیه کنیم تا در شرایط معین و مشخص، رویه‌ای واحد بر تصمیمات سازمان حاکم باشد. با توجه به تنوع بالای منابع انسانی در سازمان و اینکه افرادی با نگرش‌ها و اعتقادات مختلفی با ما همکاری دارند، همواره با این مشکل روبه‌رو هستیم که در برخی از تصمیم‌ها و رفتارهایی که از کارکنان در سطوح مختلف بروز می‌کند، به علت تفاوت نگرش‌های ارزشی افراد، تفاوت‌هایی وجود دارد که بعضا با اهداف و ارزش‌های سازمان نیز در تضاد است. با توجه به اینکه احترام به نظام ارزشی و اعتقادی هر فرد ضروری است لطفا راهنمایی‌های لازم را در این خصوص ارائه کنید.

پاسخ: یکی از روش‌هایی که سازمان‌های بزرگ و موفق دنیا به‌منظور مشخص کردن ارزش‌ها و اصول اخلاقی مورد انتظار سازمان به‌کار می‌گیرند، تدوین و به‌کارگیری منشور اخلاقی است که به آن کدهای اخلاقی (Code of Ethics) نیز گفته می‌شود. هدف اصلی از به‌کارگیری این نظام‌نامه اخلاقی در سازمان این است که در مسائلی که رویه‌های مشخصی برای تصمیم‌گیری وجود ندارد، این راهنمای اخلاقی بتواند معیاری برای تصمیم‌ها و در نتیجه رفتارهای کارکنان و مدیران باشد. منشور اخلاقی عبارت است از: مجموعه جامع و کاملی از الزامات و تعهدهای اخلاقی که مشخص‌کننده بایدها و نبایدهای رفتاری در سازمان و در قبال تمام ذی‌نفعان سازمان است. در بررسی مجله فورچون (Fortune) روی پانصد شرکت برتر تولیدی، مشخص‌شده است که 94 درصد از این شرکت‌ها دارای منشور اخلاقی مدون و مکتوب هستند. اخلاق سازمانی را می‌توان به‌عنوان مقررات و استاندارد‌ها، کدها یا اصولی که دستورالعمل‌های لازم برای رفتارهای درست اخلاقی و وجدانی، همچنین درستکاری در شرایط خاص سازمانی را فراهم می‌کند، تعریف کرد. منظور از مدیریت اخلاق در سازمان، شناسایی و اولویت‌بندی ارزش‌ها برای هدایت رفتارها در سازمان است. مطالعات بسیاری در خصوص اخلاق سازمانی انجام گرفته است که نشان می‌دهند اخلاق می‌تواند علاوه‌بر تاثیر مثبت بر عملکرد فردی، به عنوان یک مزیت رقابتی موجب بهبود عملکرد سازمان، نیز بشود. همچنین اخلاق در سازمان می‌تواند منجر به کاهش تعارض و درگیری شده و تعهد و مسوولیت‌پذیری کارکنان را افزایش دهد. هدف از به‌کارگیری کدهای اخلاقی در سازمان، وادار کردن افراد به انجام کاری که دوست ندارند، نیست بلکه هدف این است که اصول اخلاقی و ارزش‌هایی در سازمان جاری شود که در بردارنده منافع تمام ذی‌نفعان سازمان ازجمله کارکنان، مشتریان، سهامداران، تامین‌کنندگان، جامعه و ... باشد. در واقع کدهای اخلاقی به جای ارزش‌های صرفا فردی، ارزش‌های مشترک سازمانی را در تصمیم‌ها دخالت می‌دهد. البته واضح است که کدهای اخلاقی نمی‌توانند پاسخگوی همه نیازهای اخلاقی یک سازمان و همچنین رفع‌کننده همه مسائل و دغدغه‌های اخلاقی سازمان باشد، اما تلاشی اثربخش در این جهت خواهد بود. سازمان‌ها معمولا برای اهداف زیر اقدام به تدوین و اجرای کدهای اخلاقی می‌کنند:

• بالابردن انتظارات اخلاقی در سازمان

• مشروع کردن گفت‌وگو در خصوص مسائل اخلاقی در سازمان

• تشویق تصمیم‌گیری اخلاقی

• کاهش احتمال اینکه رفتارهای خلاف اخلاق مبنایی برای اجرا باشند.

حال شاید این سوال مطرح شود که چگونه باید این کدهای اخلاقی را تدوین کرد؟ پاسخ به این سوال نمی‌تواند کار ساده‌ای باشد زیرا هر سازمان دارای مقتضیات خاص خود بوده و اینکه بخواهیم نسخه‌ای واحد برای همه سازمان‌ها ارائه کنیم، نمی‌تواند کار چندان صحیحی باشد، اما در اینجا سعی شده به مواردی کلی اشاره شود تا بتواند راهنمای اولیه برای سازمان‌ها باشد. پیش از اینکه سازمانی (خود یا با کمک شرکت‌های مشاور) بخواهد اقدام به تدوین این کدها بکند، لازم است به این سوالات پاسخ دهد:

• چرا ما به کد اخلاقی نیاز داریم؟

• چگونه باید کد اخلاقی را ایجاد کنیم؟

• چه افرادی باید در این پروژه درگیر شوند؟

• هزینه‌های کلی این طرح چقدر خواهد بود؟

• در چه مدت زمانی باید انجام شود؟

• موفقیت آن در چیست و نهایتا چگونه باید ارزیابی شود؟

وقتی جواب این سوالات به‌وضوح مشخص شد، باید با برنامه‌ای نظام‌مند و دقیق فرآیند تدوین کدهای اخلاقی مشخص شود. به‌طور خلاصه از مراحل تدوین کدهای اخلاقی می‌توان به این صورت نام برد. در ابتدا باید ارزش‌های اصلی و محوری سازمان و ارزش‌های کلیدی هر یک از ذی‌نفعان و همچنین مسائل و مشکلاتی که به دنبال حل آنها هستیم، شناسایی شوند. بر اساس این ارزش‌ها معیارهای اخلاقی برای هر یک از استفاده‌کنندگان از منشور، مشخص می‌‌شود. این معیارها اولویت‌بندی شده و کدهای اخلاقی بر مبنای آنها تدوین می‌شود. سپس پیش‌نویس منشور اخلاقی آماده شده و مورد بازنگری افراد کلیدی در سازمان قرار می‌گیرد. به یاد داشته باشید که در تمام این مراحل، حمایت افراد کلیدی سازمان ضروری است. پس از آماده‌سازی نهایی، منشور به تصویب تصمیم‌گیرندگان ارشد رسیده و جهت اجرا ابلاغ می‌‌شود. نیاز است این منشور به صورت سالانه مورد بازنگری قرار گیرد تا علاوه‌بر اصلاحات لازم، مسائل و مشکلات جدیدی که برای سازمان پیش آمده نیز در نظر گرفته شود. در ادامه توصیه‌هایی در ارتباط با تدوین یک منشور اخلاقی کارآمد، ارائه می‌‌شود:

• در مورد اهدافی که کدها برای آن طراحی می‌شوند، شفاف باشید.

• باید ایده‌ها و همچنین حمایت تمام سطوح سلسله‌مراتب سازمان را در خصوص کدهای اخلاقی داشته باشید.

• از آخرین تحولات در قوانین و مقررات که روی صنعت شما تاثیر می‌گذارد، آگاه باشید.

• کد اخلاقی را باید تا جایی که امکان دارد ساده و صریح نوشت. از به‌کار بردن اصطلاحات تخصصی و غیرعمومی باید پرهیز کرد.

• باید به سوالات و موقعیت‌های واقعی که در محل کار پیش می‌آیند، پاسخ دهید.

• منابعی را که برای راهنمایی و کسب اطلاعات نیاز است، فراهم کنید.

• کد اخلاقی باید کاربرپسند باشد زیرا اگر یک کد اخلاقی مورد استفاده قرار نگیرد، به این معنا است که شکست خورده است.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3789