شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- شاید وقتی در روابط عمومی استخدام شده اید، کمتر به فکر دکوراسیون محل کارتان بوده اید و بیشتر از اینکه در یک شرکت به طور دائم استخدام شده اید خوشحال بوده اید. اما به خاطر داشته باشید که دکوراسیون روابط عمومی یکی از مهمترین معیارهایی است که مخاطبان در مورد شما و سازمان شما قضاوت می کنند.
در این نوشتار بر آنیم تا مختصری در مورد مواردی که باید در دکوراسیون اتاق انتظار روابط عمومی در نظر گرفته شود بحث کنیم.

مواردی که باید در دکوراسیون اتاق انتظار روابط عمومی در نظر گرفته شود عبارتند از:
1. فضای اتاق: برای شرکت های بزرگ این فضا باید متناسب با ارباب رجوع باشد. در سازمان های متوسط می تواند یک حال و سه اتاق برای بخش های مختلف را شامل شود. اما این فضا باید به گونه ای باشد که از تهویه مطلوبی برخوردار باشد.

2. مبلمان اتاق: سعی کنید از رنگ های قهوه ای و خاکستری برای مبلمان اتاق روابط عمومی استفاده کنید. این رنگ ها ضمن اینکه به اندازه مشکی اتاق را تیره نمی کنند، مانند رنگ های روشن نیز خیره کننده نیستند. همچنین در مبلمان از مبل های راحتی استفاده کنید و حتی الامکان از میز شیشه ای برای آن استفاده نکنید. این بدین دلیل است که گاهی افراد ناراضی می توانند میز شما را شکسته و آسیب هایی را به دکوراسیون شما وارد کنند.

3. رنگ اتاق: با توجه به نوع فعالیت شرکت و خصوصی یا دولتی بودن آن باید رنگ اتاق انتظار خود را انتخاب کنید. اگر در این مورد دستتان آزاد است سعی کنید از رنگ سبز پسته ای یا شیری که آرامش بخش است استفاده کنید. در شرکت های دولتی نیز رنگ سفید مناسب تر است.

4. کفپوش اتاق: بسته به کیفیت ساختمان می توانید از لمینت و پارکت استفاده کنید. بعضی اوقات نیز می توانید از موکت استفاده کنید. رنگ کفپوش ها نیز با رنگ مبل و دیوار باید هارمونی داشته باشد.

5. تلویزیون و نشریات: سعی کنید در اتاق از یک تلویزیون استفاده کنید و در زمان شلوغی این وسیله می تواند گذران زمان را برای ارباب رجوع راحت تر کند. همچنین در خصوص نشریات باید در نظر داشته باشید که بهتر است یک روزنامه محلی و یک روزنامه سراسری به همراه نشریه داخلی شرکت را روی میز در مقابل ارباب رجوع قرار دهید.

6. میز منشی: میز منشی باید نسبت به اتاق خریداری شود. یعنی از میزهای بزرگ برای اتاق های کوچک و بالعکس استفاده نشود. در صورتی که از میز کوچک برای این منظور استفاده می کنید، می توانید به جای مانیتور از لپ تاپ استفاده کنید و میز کوچکی نیز برای پرینتر و اسکنر استفاده کنید.

7. فکس: استفاده از دستگاه فکس در اتاق روابط عمومی یک الزام است اما امروزه بسیاری از شرکت ها دیگر از این دستگاه استفاده نمی کنند. شما می توانید از فکس مودم به جای دستگاه فکس استفاده کنید. مهمترین ویژگی فکس مودم این است که دیگر نیاز نیست برای فکس های غیر ضروری کاغذ مصرف کنید. شما فکس را در روی صفحه مانیتور خود مشاهده می کنید و در صورت نیاز با کیفیت بالا از آن پرینت می گیرید.

8. تابلوی نام منشی: بسیار مهم است که نام و نام خانوادگی منشی روی تابلوی کوچکی در روبروی او قرار گیرد. در خصوص خانم ها می توان از قرار دادن نام کوچکشان اجتناب کرد. قرار دادن سمت شخص بر روی تابلو ضروری است.

9. تابلوهای روی دیوار: هرگز تمام گواهینامه ها و تقدیر نامه ها را روی دیوار نصب نکنید. این مساله ضمن اینکه به لحاظ ایمنی محل کار می تواند خطر ساز باشد، نظم بصری محیط کارتان را بر هم می زند. به همین منظور سعی کنید تعداد تابلو ها از 6 عدد تجاوز نکند. همچنین دقت داشته باشید که حتی الامکان از تابلوهایی استفاده کنید که خط آنها درشت بوده و بتوان از دور آن را خواند.

10. بخاری و کولر: استفاده از کولر و بخاری دستی باعث می شود که زیبایی محیط کار شما به شدت تحت تاثیر قرار گیرد. استفاده از پکیج و کولر گازی پیشنهاد می شود.

11. هدایای تبلیغاتی: هدایای تبلیغاتی که در اندازه ها و قیمت های مختلف تهیه می شوند باید به عنوان بخشی از مواردی باشند که همواره در دست واحد روابط عمومی قرار دارد. سعی کنید خودکاری که در دست منشی تان قرار می دهید، سررسید و تقویم روی میزی اش و ساعتی که در پشت سرش قرار دارد با آرم سازمان منقش شده باشد. اما در این کار افراط نکنید.

12. چراغانی اتاق: استفاده از ترکیب رنگ های زرد و سفید مناسب است. اگر می توانید از نو مخفی استفاده کنید بر زیبایی اتاق افزوده می شود. ضمن اینکه می توانید از لوستر نیز استفاده کنید. در انتخاب لوستر، گران بودن آن شرط نیست، بیشتر مهم است که لوستر چه بازتابی از نور به شما می دهد. نورهای خیره کننده و لوسترهایی که این نورها را ایجاد می کنند توصیه نمی شوند. لوستر هایی که نورهای ملایم تولید می کنند برای این منظور مناسب ترند.

13. شعارها و تصاویر: از آنجا که شما با مردم سر و کار دارید باید آنها را برای اخلاقی بودن و انجام فعالیت ها مبتنی بر اصول سازمانی هدایت کنید و به همین منظور می توانید از نوشته هایی بر روی تابلوی اعلانات و تابلوهای خوشنویسی شده استفاده کنید. حتی الامکان از کاغذهای رنگی و طرح دار به این منظور استفاده کنید و محتوایی را انتخاب کنید که توسط همگان به راحتی قابل درک باشد. خط مورد استفاده نیز می تواند تیتر یا نستعلیق استفاده شود.

با در نظر گرفتن موارد فوق می توانید اطمینان حاصل کنید که محیط کار شما برای ارباب رجوع، آرام بخش و خوشایند است و این مساله در اثر بخشی فعالیت های ترویجی و اقناعی شما تاثیر بسزایی دارد. تغییر چیدمان اتاق انتظار می تواند بر روحیه کارکنان اثر مثبت داشته باشد.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)