شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، کیم هریسون- بسیاری از کارگزاران روابط عمومی از گزارش های رسانی ای به طور خودکار برای تقریبا همه پوشش خبری هایشان استفاده می کنند. جدای هر چیز دیگری، این کار به آنها چیزی می دهد که بتوانند به طور محسوس به مدیر نشان دهند و بدر بخش رسانه وبسایتشان ذخیره کنند. و آنها می توانند همیشه گزارشی را به پی آر نیوزوایر ارسال کرده و برای بسیاری از رسانه های خبری به ویژه سایت های خبری اینترنتی پخش کنند.

اما برخی از بهترین متخصصان رسانه ای از گزارش های رسانه ای زیاد استفاده نمی کنند. در حقیقت، برخی متخصصان روابط عمومی از گزارش های رسانه ای به طور کل پرهیز می کنند. کارگزار فیستی نیویورک، بی. ال. اوکمن می گوید: «گزارش های خبری وقت هدر دادن است.» یکی از کهنه کارهای روابط رسانه ای که 20 سال است در یکی از سخت ترین محیط های روابط عمومی جهان کار می کند، او برای مدت 10 سال است هیج نامه ای را به طور سنتی برای Pitch کردن روزنامه نگاران ارسال نکرده است. او به جای نامه نگاری سنتی برای Pitch کردن احتمالا از پیک، فکس و یا ایمیل اقدام می کند.

اکمن توصیه می کند که با دلیلتان برای نوشتن آغاز کنید؛ آن را در پاراگراف های میانی نامه مخفی نکنید. به آسانی بگویید، «من این نامه را می نویسم که داستانی را به شما پیشنهاد کنم....» یا «من دوست دارم مصاحبه ای را با فلانی به شما پیشنهاد کنم.» آنگاه بحث خود را در دو پاراگراف توضیح دهید. توضیح دهید که چرا مشتری یا مدیرعامل شما شخص خوبی برای مصاحبه است، چرا ایده شما با مسائل و رویدادهای کنونی مرتبط است، چرا که آن موضوعی مورد علاقه جمع کثیری از مخاطبان رسانه ها است و غیره.

اکمن می گوید که در این مصاف زمان عنصر حیاتی است. شانس شما وقتی افزایش می یابد که شما می گویید: «این یک بحث داغ است و من یک منبع عالی برای آن سراغ دارم.» کار متقاعد کردن شما تنها زمانی امکان این را پیدا می کند که تبدیل به یک مقاله شود که سبب شود افراد زیادی بر روی آن متوقف شده و آن را بخوانند و یا بشنوند. از تبلیغات استفاده نکنید؛ رسانه می تواند فورا بوی آن را استشمام کند و این باعث می شود که تمام تلاش های شما از بین برود. موضوعاتی را که مشتری یا متخصص شما می تواند در مورد آنها صحبت کند را در یک فهرست به شکل گلوله ای آماده کنید.

و سرانجام Pitch خود را در نامه ای با حداکثر 350 کلمه در یک سوی کاغذ محدود کنید. همچنان که مارک تواین می گوید: «اگر وقت بیشتری می داشتم، کمتر می نوشتم.» پیش نویس خود را با وسواس تهیه کنید. آن را سخت ویرایش کنید. و دوباره آن را ویرایش کنید. به هر واژه نگاه کنید. اگر شما گزارشگر با اولین pitch با شما تماس بگیرد، محتوای خود را مختصر ارائه دهید، آنگاه این احتمال وجود دارد که شما را برای دریافت اطلاعات بیشتر دعوت کنند. و آنگاه شما می توانید تعداد بیشتری سوال و محتوا برای آنها ارسال کنید.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

مترجم: عادل میرشاهی (سردبیر شارا)

منبع: http://www.cuttingedgepr.com/articles/mediarel_media_releases.asp