شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| این یادداشت بر آن است تا با نگاهی نقادانه جایگاه روابط‌عمومی را در سازمان ها و ادارات مورد تحلیل و بررسی قرار دهد، جایگاهی که با هدف ابهام‌زدایی، تسهیل ارتباطات، شفافیت در امور و صدها هدف که همه آنها ریشه در مراجع محوری و مشتری‌مداری دارد، شروع به فعالیت نمود.

بعد از گذشت سال‌ها از به وجود آمدن روابط عمومی در نظام اداری ایران و همچنین انقلاب عظیم در دنیای ارتباطات انسانی که با ظهور فضای مجازی و شبکه‌های اجتماعی اینترنتی و موبایلی به وقوع پیوسته ضرورت بازخوانی و نقد این جایگاه حساس را که از آن به عنوان چشم، گوش و زبان سازمان یاد می‌شود، ضروری می نماید.

هر ایده‌ای در مسیر شکوفایی و تحقق با آسیب ها و موانع همراه خواهد بود اما بزرگترین آفتی که می‌تواند روابط عمومی را از مسیر خود منحرف کند دور شدن از مخاطب و غرق شدن در گرداب خواسته‌های سازمان است. جب همدلی و هم افزایی دو جانبه و ارتقاء عملکرد سازمان از طریق گسترش مشارکت و شفافیت محقق می شود اما زمانی که مشتری و مخاطب احساس بی عدالتی از نماینده خود در سازمان متبوعش نماید و روابط عمومی را در جایگاه مدافع و انعکاس دهنده بی چون و چرای عملکرد سازمان ببیند ناخودآگاه دیوارهای بی‌اعتمادی روز به روز بلندتر خواهد شد که این اتفاق ناخوشایند، مرگ خاموش روابط عمومی به عنوان یک ایده ناب برای مدیریت موفق در هر سازمانی به حساب می آید.

حال برای پیشگیری از این انحراف یک روابط عمومی کاربلد در جایگاه تحلیلگر آگاه و مشاور ارشد سازمان باید با بکارگیری ابزار متناسب مجموعه را از این مهلکه نجات دهد و ضمن دفاع از منافع سازمان مدافع صادق حقوق مشتریان و مخاطبان خود باشد.

 در این قسمت 6 راهکار پیشنهادی برای پویایی سازمان و تقابل با آفت خودشیفتگیِ مدیریتی مطرح می‌شود؛

1. تسهیل حضور رسانه‌ها و تعامل مستمر با خبرنگاران به عنوان نمایندگان جسور و آگاه مخاطبان می تواند زمینه تحقق نظارت اجتماعی را فراهم سازد و برخی خواسته های مخاطبان را فراتر از رفتار و کلام محتاطانه روابط عمومی ها به تصمیم‌گیران سازمان منتقل کند. برگزاری نشست های خبری منظم و برنامه محور، تور رسانه ای ویژه خبرنگاران و همچنین تشکیل میزگردهای خبری با حضور کارشناسان متخصص از جمله برنامه های عملی در مسیر تحقق این راهکار می باشد.

2. افکارسنجی، بررسی و سنجش نظرات مردمی موجب دریافت تحلیل و شناخت از مخاطبان، میزان اثربخشی تصمیمات و آسیب شناسی مسائل سازمان می شود که همه این موارد جز ملزومات یک برنامه ریزی جامع و دقیق است. روابط عمومی با کسب این اطلاعات از طریق نظرسنجی های میدانی و الکترونیکی که بر اساس استانداردهای علمی و مشارکت متخصصان این حوزه تنظیم گردیده، می تواند به عنوان دیده بانی آگاه نقش آفرینی کند.

3. آشناسازی مدیران با نحوه کار و ظرفیت‌های شبکه‌های اجتماعی و راهنمایی برای ایجاد صفحه اختصاصی ویژه مدیران به منظور تعامل بی‌واسطه با مخاطبان و پیشنهاد محتواهای هدفمند برای استفاده مدیران، که این نوع ارتباط در دوره ظهور و حاکمیت شبکه های ارتباطی نوین، جذاب ترین روش از نگاه مخاطبان به دلیل دسترسی آسان و بدون واسطه و راهکاری فرا گیر برای بالا بردن آگاهی مدیران و همچنین ارتقا شاخص شفافیت است.

4. تشکیل حلقه هایی از مشاوران متخصص و دلسوز حولِ مدیران سازمان و برنامه‌ریزی جلسات منظم به منظور دریافت نظرات و پیشنهادهای مشاوران، ظرفیتی برای شنیدن ایده های نو و جلوگیری از حاکمیت تک صدایی در سازمان ها می باشد.

5. قرار دادن فرصتی برای حضور بدون تشریفات و بازدید میدانی مدیران از محیط های مورد هدایت و تعامل بدون تکلف با افراد تحت مدیریت می‌تواند یک بازخورد ملموس از تاثیرات تصمیم های اتخاذ شده را به مدیران بدهد و ایشان را از توهمات خود ساخته یا نزدیکان ساخته که عمدتاً فضای آرمانی و بدون مشکل را ترسیم می نماید، خارج کند.

6. تسهیل ارتباط چهره به چهره و مستقیم مدیران و تصمیم گیران با مردم که می تواند با تشکیل جلسات ملاقات عمومی، تعبیه صندوق هایی برای مکاتبه مستقیم با مدیران و قرار دادن صفحه ای مجزا در پرتال اطلاع رسانی سازمان محقق شود.

نکته بسیار مهم در موفقیت و اثربخشی این راهکارها، انتقال این موضوع به مخاطبان است که تک تک گزارش ها، خواسته ها، انتقادها و پیشنهادها موردتوجه و تجزیه و تحلیل قرار می گیرد و در روند تصمیم گیری ها دارای تاثیر می باشد.

اینجاست که هنر و سلیقه یک روابط عمومی متخصص باید نقش آفرینی نماید و با بهره گیری از تخصص، تعامل و تجربه، نماینده ای آگاه برای سازمان خود و وکیلی صادق برای مخاطبانش باشد که حاصل این ارتباط دوسویه، شناخت صحیح و دقیق، جلوگیری از انحراف تصمیم‌ها و پیشگیری از یکنواختی فضای سازمان و درنتیجه پویایی آن می شود.