شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| یکی از کارکردهای مهم روابط عمومی مستندسازی و فراهم کردن مجموعه اطلاعات دسته بندی شده در فضای واقعی و مجازی است که در قالب فایلهای چند رسانه ای اعم از مکتوب – تصاویر و عکس- طرح و نمودارها - فیلم و... در خصوص کارنامه عملکردی یک سازمان یا واحد روابط عمومی تهیه و تدوین می گردد که بر اساس این مجموعه مجلد در دو فضای متنی و دیجیتالی جدای از جنبه آرشیوی و ماندگار کردن نتایج اقدامات صورت گرفته، مبنای بسیاری از برنامه ریزیها و پژوهشها می تواند در سازمان و روابط عمومی واقع شود.

برخی از مهمترین مزایای مستند سازی به شرح ذیل است:"

1- نگهداری سابقه در مورد موضوعات و فعالیتهای مهم؛

2- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه (منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود).

3- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیتها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه؛

4- آشکار کردن نقصها و نیازهای آماری و اطلاعاتی؛

5- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حلهای کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان؛

6- ثبت تاریخی، تحلیل علمی تجارب، موفقیتها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین شده در سازمان؛

7- فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهای بعدی کارکنان و مدیران؛

8- فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان؛

9- ابزاری برای الگو برداری بهترین تجربیات". (تنگ شیر،1394)

مستندسازی در روابط عمومی یکی از اقدامات پیچیده و ظریفی است که از اهمیت به سزایی برخوردار است. یکی از کارکردهای مهم مستندسازی در روابط عمومی، گردآوری مجموعه اطلاعات دسته بندی شده در فضای واقعی و مجازی است که در قالب فایل های چند رسانه ای اعم از مکتوب – تصاویر و عکس- طرح و نمودارها - فیلم و... در خصوص کارنامه عملکردی یک سازمان یا واحد روابط عمومی تهیه و تدوین می شود و بر اساس این مجموعه، جدای از جنبه آرشیوی و ماندگار کردن نتایج اقدامات صورت گرفته، مبنای بسیاری از برنامه ریزیها و پژوهشها قرار می گیرد.

به عبارتی با مستندسازی اصولی و حرفه ای، فعالیتهای سازمان و روابط عمومی ماندگار می شود و می تواند مانند گنجینه ای باشد که بر عوامل سازمان می توانند در مواقع بحران بر اساس آن ارزیابی درست و مستندی از برنامه، عملکرد و اقدامات سازمان به عمل آورند. همچنین یکی دیگر از کاربردهای مستندسازی در سازمان و روابط عمومی آمادگی همیشگی برای حضور عملکردی سازمان و روابط عمومی در انواع جشنواره ها و رقابتهای مختلف علمی و اجرایی است که در حوزه سازمان و یا در سطح روابط عمومی ها برگزار می شود. مستندسازی در روابط عمومی به ما می گوید که از کجا شروع کرده ایم، چه مسیری را طی کرده و هم اکنون درکجا ایستاده ایم.

مهمترین منافع مستندسازی تجربیات در موارد زیر خلاصه می شود:
- ثبت تاریخی، تحلیلی، علمی تجارب، موفقیتها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین کنندة سازمان؛

- فراهم آمدن زمینة ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهای بعدی کارکنان و مدیران؛

- آماده شدن ابزاری برای توجه به مسائل مختلف سازمانی و سازوکاری برای نگرش به مسائل سازمان از زوایای مختلف؛

- فراهم شدن زمینة مرور رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان و مدیران آن؛

- ابزاری برای خلق نظریه های بومی مدیریت؛

- آماده شدن زمینه های تسهیل و تقویت فرآیند یادگیری سازمانی؛

- ابزاری برای الگوبرداری از بهترین تجربیات؛(جعفری مقدم،1383)

همچنین می توان مزیتها و ویژگیهای مستندسازی بحران را بدین شرح بر شمرد:

1 . ثبت و ضبط اطلاعات مربوط به برنامه ها، فعالیتها، و دستاوردهای سازمان؛

2 . زمینه سازی برای تدارک اطلاعات مفید و مورد نیاز در طراحی و راه اندازی انواع بانکهای اطلاعاتی مرتبط با اهداف، سیاستها، و فعالیتهای سازمانی؛

3 . تسهیل و تسریع تهیه و تنظیم انواع گزارشهای توصیفی، تحقیقی، اطلاع رسانی، و آموزشی در حجم های مختلف و در موضوعات گوناگون در محدودة مأموریتهای سازمان؛

4 . گسترش دامنۀ خدمات اطلاع رسانی به مخاطبان درون و برون سازمانی؛

5 . عینیت بخشیدن به داوریها دربارة شیوة عمل و نوع و میزان دستاوردهای سازمان؛

6 . ارتقای ضریب اقناع داوران و ممیزان در هنگام بررسی و ارزیابی برنامه ها، فرایندها، کارکردها و نتایج کار سازمان؛

7 . تدارک و تقویت ذخیره های اطلاعاتی کافی و نظام یافته برای طراحی، تولید و عرضۀ انواع اسناد و مدارک اطلاع رسانی در قالبهای متنی، صوتی، و تصویری؛

8 . جلوگیری از فراموش شدن طرحها، برنامه ها، فعالیتها، و اقدامات انجام شده در سازمان؛

9 . تدارک و عرضۀ اطلاعات لازم در قالبهای گوناگون به منظور کمک به تدوین برنامه های جامع و واقع بینانه و اتخاذ تصمیمات سنجیده و قابل اجرا؛

10 . سرعت بخشیدن به روند رقابتهای سازنده و رشدآفرین از طریق مقایسۀ کارکرد سازمانها بر پایۀ اسناد و مدارک معتبر و قابل استناد؛

11 . اثبات انجام شدن یک عمل در گذشته و عرضه آن به دفعات؛

12 . دستیابی به اطلاعات موردنیاز برای طرح ریزی و اجرای عملیات در آینده؛

13 . اجرای مطلوب همه وظایف و کار ویژه های مدیریت، نظیر برنامه ریزی، سازماندهی، بسیج و تأمین و تخصیص منابع، هدایت و هماهنگی و تصمیم گیری، و نظارت و کنترل با تکیه بر اطلاعات و اسناد موجود. (فروز فر،1394)

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)