آتش سوزی، سیل، گردباد و مواردی شبیه اینها، معمولا چیزهایی هستند که ذهن ما را به سمت برنامه‌ریزی و مدیریت بحران‌ها سوق می‌دهند، اما اگر به‌طور ناگهانی تامین‌کننده شما دچار ورشکستگی شود، وضع چگونه است؟
همه این موارد می‌تواند موجب سردرگمی و اختلال در کار شود، البته اگر برای آن آماده نباشید؛ بنابراین برنامه‌ریزی احتمالی بخش مهمی از این آمادگی است. همانطور که ملاحظه می‌شود، برنامه‌ریزی احتمالی فقط برای حوادث بزرگ و خیلی مهم قابل استفاده نیست و در مقیاس‌های کوچک تر، برای مواردی چون از دست دادن اطلاعات، کارکنان، تامین‌کنندگان و دیگر عوامل ناشناخته نیز می‌تواند مورد استفاده واقع شود.

ارزیابی ریسک
نیاز به انجام برنامه‌ریزی احتمالی از تجزیه و تحلیل دقیق ریسک‌هایی که سازمان با آن مواجه است استخراج می‌شود. این نیاز در مورد پروژه‌های سازمان نیز زمانی که برنامه‌ریزی اصلی آنها پیش نمی‌رود، بروز پیدا می‌کند. از این اصول ساده در فرآیند ارزیابی ریسک خود استفاده کنید:
کلیه فعالیت‌های بحرانی سازمان را شناسایی کنید؛ هیچ چیز در زمان شروع برنامه‌ریزی احتمالی، مهم‌تر از شناسایی فعالیت‌های بحرانی در سازمان و ارائه راه‌‌هایی برای به حداقل رساندن زیان‌های ناشی از آنها نیست.  
ریسک‌ها را شناسایی کنید؛ اولین بخش از یک تجزیه تحلیل موثر از مخاطرات، شناسایی ریسک‌های مختلفی است که سازمان با آن مواجه می‌شود. چه خطرات مهم و بالقوه‌ای می‌توانند سازمان شما را مختل کنند؟ نتیجه نهایی تجزیه و تحلیل ریسک‌ها، معمولا لیست بلندی از تهدیدهای بالقوه است و اگر بخواهید برای تهدید، یک برنامه احتمالی تهیه کنید، سردرگم خواهید شد و به همین دلیل باید آنها را اولویت‌بندی کنید.
ریسک‌ها را اولویت‌بندی کنید؛ یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در برنامه‌ریزی احتمالی این است که مطمئن شوید درگیر برنامه‌ریزی بیش از حد برای جزئیات نشده‌اید. برای این کار باید براساس ضریب اهمیت و میزان احتمال بروز، ریسک‌های شناسایی شده را اولویت‌بندی کنید.
توجه داشته باشید که برنامه‌ریزی احتمالی تنها خروجی حاصل از تجزیه و تحلیل ریسک‌های سازمان شما نیست؛ بلکه می‌توان با استفاده از این اطلاعات و همچنین دارایی‌های موجود یا سرمایه‌گذاری در منابع یا خدمات جدید (مانند بیمه) ریسک‌ها را به خوبی مدیریت کرد.

چالش‌های برنامه‌ریزی احتمالی
شما باید از چند مانع مشترک در هنگام شروع برنامه‌ریزی احتمالی آگاه باشید:
* اغلب افراد انگیزه ضعیفی برای تهیه و تدوین برنامه‌ریزی احتمالی دارند؛ چرا که همه ذهن خود را درگیر برنامه‌ریزی اصلی سازمان می‌کنند. تاکید کنید برنامه‌ریزی احتمالی باید به‌صورت مناسب انجام شود.
* معمولا احتمال بروز بحران‌های پیش بینی شده پایین است، به همین دلیل اغلب افراد تهیه یک برنامه‌ریزی احتمالی را یک ضرورت نمی‌دانند و آن را به انتهای لیست کارهای قابل انجام خود منتقل می‌کنند. متاسفانه این به این معنا است که برنامه‌ریزی احتمالی در اغلب سازمان‌ها انجام نمی‌شود.
* با درگیر کردن تمام مدیران کلیدی در فرآیند شناسایی ریسک‌ها و اولویت‌بندی آنها، ممکن است سهم بیشتری از موفقیت در برنامه‌ریزی احتمالی بدست آورید.

استفاده از ابزار
در زمان تهیه برنامه‌ریزی احتمالی، این نکات راهنما را به یاد داشته باشید:
* دوره زمانی تعریف کنید؛ در اولین ساعت، روز و هفته از اجرای برنامه احتمالی چه کارهایی باید انجام شود؟ با شکست فعالیت‌ها به جزئیات کوچک تر، احتمال فراموشی موارد مهم کم می‌شود.
* زمان شروع برنامه احتمالی را معلوم کنید؛ چه اتفاق ویژه‌ای موجب می‌شود تا شما برنامه احتمالی را پیاده کنید؟ در مورد اینکه چه کاری را در چه زمانی انجام می‌دهید تصمیم بگیرید. تعیین کنید مسوول انجام کار در هر مرحله چه کسی است؟
* برنامه را ساده‌سازی کنید؛ مخاطب برنامه همه سطوح سازمان هستند بنابراین در تهیه آن از زبانی ساده و واضح استفاده کنید.
* محدودیت‌های منابع را در نظر بگیرید؛ آیا سازمان شما با توجه به منابع در دسترس خود قادر به انجام کامل برنامه احتمالی ارائه شده هست؟ اگر چنین نیست شاید لازم باشد برنامه تهیه شده را بازنگری کنید.
* نیازهای همه افراد را شناسایی کنید؛ برای همه افراد سازمان باید حداقل نیازهای خود برای امکان ادامه فعالیت‌هایی که در دست انجام دارند، شناسایی کنید.
* موفقیت را تعریف کنید؛ چه کارهایی باید انجام دهید تا شرایط سازمان شما به «شرایط عادی» برگردد.
* برای برنامه‌های احتمالی دستورالعمل سازمانی تهیه کنید؛ اطمینان حاصل کنید همه افراد از محتوای برنامه‌های احتمالی به روش سیستماتیک آگاهی دارند و هر تغییری در برنامه‌ها را در دستورالعمل‌های مرتبط آن به‌روزرسانی کنید.
* مخاطرات را مدیریت کنید؛ در هر جای ممکن، به دنبال فرصت‌هایی برای مدیریت ریسک‌ها در سازمان باشید. این موضوع به کاهش یا حذف برخی از ریسک‌ها کمک خواهد کرد.  ناکارآمدی‌های فرآیند برنامه‌ریزی را شناسایی کنید؛ استانداردی برای مستند کردن فرآیند برنامه‌ریزی خود تهیه کنید و به دنبال فرصت‌هایی برای رفع ناکارآمدی‌ها و بهبود عملکرد در این فرآیند باشید. ایجاد سند برنامه احتمالی و بایگانی کردن آن کمکی به سازمان نمی‌کند. با تغییرات در سطح سازمان این سند نیز باید به روز شود. برای حفظ و نگهداری برنامه‌های احتمالی نیز این اقدامات پیشنهاد می‌شود:
* با تمام افراد مرتبط با برنامه‌ها ارتباط برقرار کنید.
* به افراد، نقش‌ها و وظایفشان در این برنامه‌ها را یادآوری کنید.
* در صورت نیاز به افراد آموزش‌های مرتبط بدهید.
* موارد بروز بحران را در سازمان به‌صورت مانور شبیه‌سازی کنید.
* نتایج انجام مانور را تحلیل و برای نقاط قابل بهبود برنامه اجرایی استخراج کنید.
* برنامه‌های احتمالی تجدید نظر شده را در سازمان توزیع کنید و مطمئن شوید برنامه‌های قدیمی از دسترس افراد خارج شده است.
* عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران منبع: Mindtoolsدنیای اقتصاد