شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-|| در تعریف روابط عمومی به جملاتی از قبیل: "تریبون و سخنگوی سازمان در بین مخاطبان"، "وکیل مدافع سازمان و مدعی العلوم"، "پل ارتباطی" و ده ها تعریف دیگر برمی خوریم که هر کدام نیاز به شرحی مفصل در جهت معرفی روابط عمومی نوین امروزی در عصر ارتباطات دارد.

در کشورهای توسعه یافته می توان گفت که روابط عمومی به عنوان بخشی اجتناب ناپذیر در تمامی عرصه ها حضور فعال دارد و با کاربرد بالا و مورد قبول دستگاه ها به فعالیت مشغول است و کارشناس روابط عمومی و تشکیلات روابط عمومی دارای موقعیت و جایگاه خاص است. اما در کشورهای در حال توسعه و کشورهای توسعه نیافته به اهمیت این دانش و کارکردهای آن با توجه به فرهنگ حاکم بر منطقه وقوف نیافته و یا لااقل بصورت الگوپذیری از غرب و کشورهای پیشرفته سعی بر ایجاد اینگونه مراکز نموده اند در حالی که راه کارهای بهره گیری از آن را به روش علمی و اصولی نمی دانند و عدم شناخت مدیران و احساس عدم نیاز به آن موجب گردیده است که به عنوان واحدی بی فایده صرفاً به اموری مبادرت کند که تا وظایف اصلی آن فرسنگ ها فاصله دارد.

در حدود 107 سال پیش در کشور ما با ورود انگلیسی ها به مناطق نفت خیز جنوب، اولین روابط عمومی ها شکل گرفت. در این راستا به موازات آن و به تقلید از آنها در وزارتخانه ها، سازمان ها، مؤسسات و ادارات و مراکز صنعتی و تجاری کشور، واحدی تحت عنوان تبلیغات، انتشارات، اطلاع رسانی، ارتباطات مردمی، اطلاعات و روابط عمومی راه اندازی شد و هرکدام متناسب با اهداف مجموعه متبوع، مشغول به کار شدند. اما به طور قطع هیچ کدام در راستای وظیفه حقیقی خود حرکت نکرده و حداکثر در یک یا دو زمینه مشغول به فعالیت شدند.

در شبه جملاتی که برگرفته از تعاریف روابط عمومی بود و در ابتدای این مقدمه آمد و برگرفته از گفته های اندیشمندان این علم می باشد به نکات مهم و برجسته ای برمی خوریم که حاصل سال ها مطالعه، در علوم مختلف است که روابط عمومی چکیده آن علوم می باشد. به عنوان مثال روابط عمومی به عنوان مغز متفکر و قلب مجموعه، باید در جریان تک تک امور و فعالیت های درون و برون سازمان قرار گرفته باشد تا بتواند نقش خود را به خوبی ایفا کند و تمام افکار و آرا و دیدگاه های مخاطبان را بشوند و براساس آن و با توجه به سلایق، نیازها و افکار مخاطبان، سازمان را بشناسند در صورت لزوم به عنوان وکیل مدافع از سازمان خود دفاع نماید. اما آیا جایگاه روابط عمومی ها در وزارتخانه ها، سازمان ها و ادارات ما بدین گونه است؟

این سؤالی است که مدیران ما باید پاسخگوی آن باشند. روابط عمومی های ما چگونه می توانند بدون داشتن امکانات، اختیارات و اعتبارات و نیروی متخصص، نقش خود را به عنوان پل ارتباطی بین مؤسسه و مخاطبان ایفا کرده و نقش والای خود را که خرسندسازی مخاطبان است به منصه ظهور بگذارند؟ اگر یک روابط عمومی در مجموعه خود دارای پارامترهایی که ذکر شد (امکانات، اعتبارات و اختیارات) نباشد، نخواهد توانست حرکتی تأثیرگذار داشته باشد و خود نیز از محیط متاثر خواهد بود.

در مقاله زیر با بیان وظایف یک روابط عمومی کارآمد و موفق برآنیم که مدیران ارشد سازمان ها و ادارات باور کنند که روابط عمومی یکی از وظایف مدیریت است که بر دوش کارشناسان روابط عمومی گذاشته شده است تا گوشه ای از وظیفه خطیر مدیر را با وقت و تخصصی بیشتر به انجام رساند و از سویی اگر تمام شرایط برای یک روابط عمومی با بهره گیری از متخصصان زبده این علم فراهم شود مجموعه به سویی سوق خواهد یافت که در نهایت فلسفه وجودی خود را که خدمت و خدمات رسانی به مخاطبان است را درمی یابد و در کل رضایت مخاطبانی را به دنبال خواهد داشت که ضرورت ایجاد دستگاه ها و سازمان های اجتماعی را تبیین و توجیه می کند.

"تدبر" به معنای فکر کردن و معانی مختلف دیگری که از آن در ذهن متبادر می گردد، برای کارشناس روابط عمومی دارای ارزش ویژه ای است.

یک کارشناس روابط عمومی باید دارای توان انجام کار در روابط عمومی، دانش روابط عمومی و دانش های دیگر از قبیل جامعه شناسی، روانشناسی، فلسفه، هنر، حقوق و . . باشد و از سویی دارای بینش و قدرت تصمیم گیری سریع و به موقع و روش اسلوب خاص بوده که بتواند به عنوان یک کارشناس در نقش حساس و کلیدی خود به عنوان پل ارتباطی بین مخاطبان و سازمان، پیوند مستحکمی را ایجاد کند.

حال اگر مدیران ما بتوانند نیرویی با این مشخصات و ویژگی ها در کنار خود داشته باشند چه موفقیتی حاصل می شود؟
1- فعالیت های پژوهشی، تحقیقاتی و افکار سنجی.
2- فعالیت های ارتباطات مردمی.
3- فعالیت های ارتباطات رسانه ای.
4- فعالیت های مدیریتی، آموزشی.
5- فعالیت های سمعی و بصری.
6- فعالیت های انتشاراتی.
7- فعالیت های تبلیغاتی و نمایشگاهی.

"روابط عمومی" وظیفه ای مدیریتی است که رابطه سودمند و متقابل بین سازمان و مردم گوناگونی که موفقیت یا شکست سازمان به آنها بستگی دارد را شناسایی، ایجاد و نگهداری می کند.

در این رابطه واضح است که حجم فعالیت ها و حیطه وسیع وظایف روابط عمومی به چه میزان می تواند گسترده باشد و می بایست از سوی مدیران و مسئولان ارشد یک تشکیلات با اهمیت قائل شدن برای این بخش در جهت ارتقای جایگاه سازمانی آن نهایت عنایت، تلاش و آینده نگری را داشته باشند.

واتسون دان ( S .Watson Dan) مولف کتاب استراتژی پولی: بودجه روابط عمومی در تعریفی عنوان می کند:" روابط عمومی یکی از وظایف یا عملکردهای مدیریت است که ارتباط دو سویه و یا دو طرفه را برای تلفیق نیازها و علایق یک سازمان یا علایق و نیازهای مخاطبین متفاوتی که آن سازمان دارد را برقرار می کند."

با این تفاسیر مشکلاتی که اکنون فرا راه روابط عمومی ها وجود دارد موجب گردیده است که عملاً نتوانند به وظیفه خطیر خود بپردازند و از جمله این مشکلات می توان به موارد ذیل به صورت فهرست وار اشاره کرد:

1- نبود امکانات به دلیل عدم جایگاه مطلوب سازمانی.
2- نداشتن حق رای در جلسات و تصمیم گیری ها.
3- کمبود سطح اعتبارات.
4- فقدان ردیف اعتباری مشخص.
5- عدم در اختیار داشتن آنالیز اعتبارات.
6- فقدان سطح تعهدات مشخص.
7- عدم تعریف خاص از وظایف.
8- عدم وجود نیروی متخصص در رشته روابط عمومی و نبود زمینه جذب نیرو که با ارتقای جایگاه روابط عمومی از وزارتخانه تا شهرستان، زمینه لازم فراهم شده و روابط عمومی از جایگاه قانونی جهت خدمات رسانی به مجموعه بهره مند خواهد شد.

در نهایت به نظر می رسد متخصصان و صاحب نظران در این زمینه باید تلاشی مضاعف از خود نشان داده و با پیگیری های مستمر زمینه استقلال روابط عمومی را فراهم آورند.

به امید آن روز که روابط عمومی جایگاه اصلی خود را به معنای واقعی پیدا کند.