شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- در ابتدا به انواع مشتریانی که یک آژانس معرفی می کند، نگاهی بیندازید. اگر سازمان با حساب کاربران بسیاری سر و کار دارد، باید در جای دیگر بدنبال آژانس باشید. همچنین باید این مطلب را در نظر بگیرید که اگر آژانس روابط عمومی با رقبای شما سر و کار دارد، آیا بین منافع تضادی وجود خواهد داشت.

بررسی کنید که چه مدت مشتریان از آن آژانس استفاده کرده اند. آیا با تعدادی از مشتریان خود مانند افرادی که مدت ها با آنها ارتباط داشته است، منصفانه رفتار می کند؟ یا آیا میزان بالایی از گردش مشتریان را دارد؟ اگر چنین است، بنابراین مشتریان نتوانستند نتیجه ای را از آژانس دریافت کنند که انتظارش را داشتند. اگر آژانس مؤثر باشد، از مشتریان سابق و در حال حاضر خود درباره نظرات آنها می پرسد. آیا توانسته اند نظر آنها درباره آنچه که می خواستند را جلب کنند؟ آیا این احساس در آنها ایجاد شده است که برای آژانس مهم هستند؟ آیا این احساس را داشته اند که همه چیز را درباره برنامه هایی که آژانس برای کمپین آنها طراحی کرده است را می دانند؟ آیا هزینه ها در مقابل نتایج بدست آمده منصفانه است؟

بعد از آنکه دو یا چند آژانس را پیدا کردید که به نظر مناسب می آیند، با متصدی رسیدگی به حسابهای مشتریان جلسه ای را تنظیم کنید. اطمینان حاصل کنید از متصدی درخواست می کنید که مسئول رسیدگی به حسابهای شما است. باید با لحنی آرام صحبت کنید، نماینده ای خوش برخورد باشید و کار را طوری به پایان برسانید که اشتیاقی در آن ندارید. مدیر اجرایی فعال کسی است که در خدمت به مشتریان، بیشتر از خود مشتاق باشد. آیا متصدی رسیدگی به حسابها به دنبال مرور صورت حسابهای سابق مشتریان خود است. آیا وی هدف مربوط به کمپین، استراتژی به کار برده شده برای رسیدن به هدف و نتایج آن را برای شما توضیح می دهد.

استراتژیهای مبتکرانه و هوشمندانه نتایج بهتری بدست می آورند. به هر کدام از استراتژیهای به کار برده شده توسط آژانسهای روابط عمومی نگاه کنید. کدام رویکرد را ترجیح می دهید؟ البته درست است که اهداف متفاوت، استراتژیهای متفاوت را می طلبد، اما شما احتمالا متوجه شده اید که رویکرد یک سازمان را نسبت به دیگری ترجیح می دهید. از همه مهمتر اینکه آیا شما می توانید گزارشهای شفافی از عملکرد فعالیتهای آنها بدست آورید؟ آیا با نتایج مورد انتظار موافق هستید؟
 

چگونه می توانید بیشتر از آنچه می خواهید از یک آژانس روابط عمومی دریافت کنید

اکنون شما تصمیم گرفته اید که یک آژانس روابط عمومی را استخدام کنید. می خواهید فروش شما افزایش پیدا کند، تصویر خود را در بین صنایع گسترش و آگاهی خود را نسبت به حرفه خویش در بین مشتریان موجود و احتمالی افزایش دهید. ارتباط شما با آژانس روابط عمومی از همان ابتدا آغاز می شود- تبادل نظرهای اولیه، بخش های استراتژی و اهداف. مدیریت کارآمد در این ارتباط و درک فعالیتها و ظرفیتهای آژانس شما نتیجه یک آژانس مناسب و به معنی دیگر بازگشت بالای سرمایه است.
 

از موارد زیر برای داشتن یک ارتباط مؤثر پیروی کنید که نتیجه آن داشتن یک مبارزه انتخاباتی بزرگ، پوشش رسانه ای و افزایش آگاهی از حرفه خود است.

آژانس را کاملاً توجیه کنید:
اجازه دهید که درون حلقه درونی خود باشند و به آنها اطمینان دهید. در اولین ملاقات، آژانس را با سازمان، محصولات، مشتریان مخاطب و تاریخچه آشنا کنید. شناخت بیشتر آژانس، به آنها کمک خواهد کرد تا بهتر داستانها را پیدا کنند و تصویر شما را با افراد مناسب ایجاد کنند.

روابط عمومی را درک کنید:
چنانچه قبلاً با آژانس روابط عمومی کار نکرده اید، بهترین ایده برای شما و افراد کلیدی حرفه شماست تا درباره اینکه روابط عمومی چیست، آموزش ببینید. روابط عمومی به خوبی درک نشده است و چنانچه آن را بهتر بشناسید، بهتر می توانید آن را دریافت کنید.

انتظارات معقولی را تعیین کنید
آگاه باشید که روابط عمومی یک سرمایه گذاری بلند مدت و وقت گیر است. یک تقویم از فعالیتهایی درست کنید که نمای کلی از اینکه مطالب منتشر شده رسانه ها و غیره چه زمانی منتشر خواهد شد، ارایه دهد.
 
ارتباط خود را حفظ کنید
برای بحث درباره فعالیتهای آینده، ملاقات چهره به چهره با آژانس را یکبار در ماه تعیین کنید، اما برای مصوبات، اطلاعات و برنامه ها تقریباً هر روز از طریق تلفن و ایمیل ارتباط بگیرید.

همکاری با آژانسهای روابط عمومی یکی از بهترین راهها برای افزایش آگاهی و به تصویر کشیدن برند شماست. با آگاهی از اینکه چگونه با آژانسهای روابط عمومی کار کنیم و چه مدت زمان کاری را با آنها بگذرانیم، می توانید ارتباطی طولانی مدت و مؤثر ایجاد کنید.

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)