شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)، «امی کادی»، روانشناس مدرسه کسب‌وکار هاروارد، بیش از 10 سال است که روی تاثیرات اولیه در ارتباطات مطالعه می‌کند او و همکارانش متوجه شدند که مردم همواره قضاوت‌های ناگهانی درباره دیگران انجام می‌دهند که این قضاوت‌ها به دو پرسش ابتدایی ذهن پاسخ می‌گویند: اول، آیا می‌توانم به این شخص اعتماد کنم و دوم آیا می‌توانم به قابلیت‌های این شخص احترام بگذارم؟ با توجه به مطالعات «کادی» 80 تا 90 درصد از برداشت‌های اولیه بر اساس این دو ویژگی شکل می‌گیرد. شما و افرادی که یکدیگر را ملاقات می‌کنید ناخودآگاه از خود می‌پرسید می‌توانم اعتماد کنم که نیت این فرد نسبت به من مثبت است؟ یا اینکه او فرد دانایی است؟

اغلب تصور می‌کنیم صلاحیت فرد مقابل، مهم‌ترین عامل در اولین برخورد به شمار می‌رود و مردم هنگامی که با فردی ملاقات می‌کنند به روی این مساله تاکید دارند، هرچند براساس تحقیقات «کادی» اعتماد به مخاطب، اصلی‌ترین عامل به‌شمار می‌رود. بنابراین اگر می‌خواهید صلاحیت خود را به معرض نمایش بگذارید، ابتدا اعتماد طرف مقابل را جلب کنید. اگر اعتمادی در میان نباشد، مردم در واقع شایستگی را به‌عنوان عامل منفی در نظر می‌گیرند. طبق نظر «کادی»: «یک فرد صمیمی و مورد اعتماد که شخصیت قوی هم دارد می‌تواند تحسین برانگیز باشد اما تنها پس از اینکه اعتماد کند و در آن زمان است که توانایی به جای تهدید یک موهبت به حساب می‌آید.»

چگونه در برخورد با افراد جدید مهارت پیدا کنیم

تنها چند ثانیه طول می‌کشد فردی تصمیم بگیرد که آیا شما قابل اعتماد و شایسته هستید یا خیر. مطالعات نیز نشان می‌دهد تغییر برداشت اولیه بسیار دشوار است، استرس موجود از ملاقات افراد جدید شدید است. اگر در ابتدا سعی در ایجاد صمیمیت بدون شکل‌گیری اعتماد داشته باشید تلاش شما نتیجه معکوس خواهد داشت. هیچکس نمی‌خواهد فردی محترم اما منفور باشد. طبق نظر «کادی»: «اگر فردی که قصد نفوذ و تاثیرگذاری روی او را دارید به شما اطمینان نداشته باشد، متاسفانه پیشرفت زیادی نخواهید کرد. درحقیقت، حتی امکان دارد موجب سوء ظن او شوید زیرا با شما به‌عنوان فردی که تنها دارای شخصیت کنترل‌کننده‌ای است، برخورد می‌کند. هنگامی که به ارجحیت مورد اعتماد بودن نسبت به شایستگی پی ببرید می‌توانید روی اولین برداشت‌ها از خود، کنترل داشته باشید. این مقاله شامل نکاتی است که به هنگام برخورد با افراد جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد.

1. اجازه دهید ابتدا طرف مقابل صحبت کند : بگذارید طرف مقابل جریان گفت‌وگو را به دست بگیرد در ضمن شما هم می‌توانید برای تسریع بخشیدن به جریان مکالمه، سوالات مناسبی را مطرح کنید. شروع به صحبت بلافاصله، نشان‌دهنده تسلط است و هیچ گونه کمکی به شما برای ایجاد اعتماد نخواهد کرد. اعتماد و صمیمیت زمانی به وجود می‌آید که مردم احساس کنند دیگران آنها را درک می‌کنند و لازم است کارهای زیادی در این زمینه انجام دهند.

2. استفاده مناسب از زبان بدن: آگاهی داشتن از حرکات، حالات، لحن صدا و اطمینان یافتن از اینکه تمامی این رفتارها مثبت هستند مردم را به سوی شما جذب خواهد کرد. استفاده از لحنی سرشار از اشتیاق و انرژی، دست به سینه نبودن، حفظ تماس چشمی و نشان دادن اشتیاق برای شنیدن سخنان طرف مقابل، تماما حالات مثبت زبان بدن محسوب می‌شوند که باعث بروز همه تفاوت‌ها می‌شوند.

3. گوشی تلفن خود را کنار بگذارید: اگر حواستان به گوشی تلفن تان باشد غیرممکن است بتوانید اعتماد طرف مقابل را جلب کنید. هیچ چیزی مانند دریافت یک پیام کوتاه بین گفت‌وگو یا حتی چک کردن تلفن به مدت کوتاه نمی‌تواند فرد مقابل را بی‌حوصله و بی‌انگیزه کند. هنگام گفت‌وگو، سعی کنید تمام انرژی خود را روی مکالمه با طرف مقابل بگذارید. زمانی که خود را غرق در مکالمات کنید مکالمات لذت‌بخش‌تر و تاثیرگذارتر خواهند شد.

4. زمان کوتاهی را صرف مکالمات روزمره کنید: پنج دقیقه گفت‌وگوی کوتاه در مورد مسائلی غیر از مسائل کاری در ابتدای جلسات ممکن است بی‌اهمیت به نظر برسد اما تحقیقات نشان می‌دهد که نتایج بهتری به دنبال خواهد داشت. بسیاری از افراد اصولی مانند گفت‌وگوی غیررسمی را که سبب جلب اطمینان می‌شود را عامل هدر رفتن وقت می‌دانند زیرا درک درستی از هدف واقعی ندارند.

5. تمرین گوش دادن فعال: گوش دادن فعال به این معنا است که روی گفته‌های گوینده تمرکز داشته باشید نه اینکه به گفته‌های بعدی خود فکر کنید. مطرح کردن سوالات زیرکانه، روش عالی برای نشان دادن این نکته است که شما واقعا به موضوع گفت‌وگو توجه دارید. اگر در حین گفت‌وگو، از طرف مقابل سوالی نپرسید، در حقیقت مکالمه‌ای صورت نمی‌گیرد. نه‌تنها فکر کردن درباره آنچه می‌خواهید بعدا مطرح کنید باعث عدم تمرکز شما می‌شود، بلکه قطع سخنان طرف مقابل نشان‌دهنده این است که مساله مهمتری برای بیان کردن دارید پس بهتر است راه حلی برای مشکلات موجود ارائه ندهید و صحبت او را به هیچ وجه قطع نکنید. این طبیعت انسان است که دوست دارد به افراد دیگر کمک کند اما نکته‌ای وجود دارد که بسیاری از افراد متوجه آن نیستند، زمانی که با نصیحت و ارائه راه‌حل، حرف طرف را قطع می‌کنیم شخصیت او را خرد کرده و اعتماد به نفس او را از بین می‌بریم. اساسا یک راهکار مورد قبول‌تر وجود دارد و اینکه بگویید حرف‌هایت را قبول دارم و الان می‌توانی حرفت را متوقف کنی. این گفته نیز همان تاثیر را دارد.

6. انجام تکالیف: مردم عاشق این هستند تا دیگران درباره آنها مطالبی بدانند البته نه مطالب غیرعادی بلکه واقعیت‌های ساده‌ای از زندگی که می‌توان از طریق صفحه لینکدین یا وب سایت شرکت محل کار با صرف کمی زمان، متوجه آنها شد. شاید این گونه اطلاعات برای ملاقات‌های ناگهانی و پیش‌بینی نشده زیاد کارآیی نداشته باشد اما برای ملاقات‌های از پیش طراحی شده مانند مصاحبه شغلی یا مشاوره با یک مشتری بالقوه بسیار مهم است. تا جایی که امکان دارد درباره تمام افراد، شرکت و چالش‌های اصلی شرکت و... اطلاعات کسب کنید. با این کار، خلاقیت و مسوولیت‌پذیری خود را به نمایش می‌گذارید و به مخاطب خود ثابت می‌کنید که می‌تواند به شما اطمینان کند و شما صلاحیت لازم را دارید. موارد اندکی اولین برخورد را به یادماندنی می‌کنند و اهمیت ایجاد اعتماد نمی‌تواند اغراق‌آمیز باشد.

منبع: روزنامه دنیای اقتصاد – شماره 3834