شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- هدف روابط‌عمومی به تصویر کشیدن کسب‌وکار شما به بهترین شکل ممکن است. این کار می‌تواند از تثبیت جا در بازار گرفته تا کنترل زیان را شامل شود. بر خلاف تبلیغات، هدف شما این نیست که بابت زمان و فضا در رسانه پولی بپردازید بلکه می‌خواهید رسانه‌ها را تشویق کنید تا به کسب‌وکار شما علاقه‌مند شوند درباره آن خبر تهیه کنند.

در ادامه به برخی از خطاهایی که باید در روابط عمومی از آن‌ها اجتناب کرد می‌پردازیم:
1. زمان‌بندی ضعیف. زمان‌بندی بسیار مهم است و اغلب مسئولین روابط‌عمومی کار خود را به موقع شروع نمی‌کنند. شما باید فرصت نشریات، روزنامه‌ها و دیگر رسانه‌ها را برای جمع‌بندی مطالب در نظر بگیرید.

2. انتخاب زبان اشتباه. اصطلاحات تخصصی سردبیران را که با حجم وسیعی از اطلاعیه‌های رسمی و زمان محدود روبرو هستند، تحت تأثیر قرار نمی‌دهد. با یک زبان ساده به نکته اصلی اشاره کنید.

3. اطلاعیه‌های رسمی با نگارش بد. اشتباه، ازقلم‌افتادگی، جملات با کلمات نامناسب، کپی‌های طولانی و ساختاربندی بد همگی دلایلی هستند که سبب می‌شود یک اطلاعیه رسمی سر از سطل آشغال درآورد. شما باید توجه خواننده را جلب کنید،‌ به نکات اصلی اشاره کنید، و در ادامه اطلاعات مربوط به آن رویداد یا فعالیت را بیافزایید. کوتاه بنویسید و تمام جزئیات مربوط را بگنجانید.

4. پیگیری ضعیف. اگر می‌خواهید شنیده شوید،‌ آمادگی پرسش‌های پس از آن را داشته باشید. بسیاری از شرکت‌ها خبری را از دست می‌دهند زیرا آمادگی پایان دادن به آن را ندارند.

5. آب و تاب بیش از اندازه. شما می‌خواهید مثبت باشید،‌ اما بهترین‌ها خسته‌کننده می‌شوند و می‌توانند شک خوانندگان را برانگیزند. به خاطر داشته باشید:‌ شما برای رسانه‌های خبری جذاب هستید، بنابراین حقایق را ارائه دهید و از کلی‌گویی و اغراق بپرهیزید.

6. اطلاعیه‌های رسمی بی‌هدف. اگر مانند چوپان دروغگو، هر بار که پیشرفت کوچکی در کسب‌وکار شما اتفاق می‌افتد اطلاعیه بدهید، مردم دیگر به شما گوش نخواهند داد. و زمانی که اتفاق واقعا مهمی بیافتد، سردبیران بنا بر عادت همیشگی با دیدن نام شما دکمه حذف را فشار می‌دهند. سعی نکنید از چیزی که وجود ندارد خبر بسازید. برخی از متخصصان روابط‌عمومی این کار را می‌کنند تا خود را پرمشغله نشان دهند و صورت‌حساب‌های خود را توجیه کنند.

7. عدم آگاهی از روزنامه‌ها. بسیاری افراد سعی در انجام روابط عمومی در خلأ دارند. مطالعه روزنامه‌ها به شم کمک می‌کند تا از آنچه در دنیا رخ می‌دهد مطلع باشید. این کار دو منفع دارد. می‌توانید از رویدادهای محلی و حتی جهانی به عنوان رویدادی مربوط در اخبار خود استفاده کنید. همچنین می‌توانید از اطلاعیه‌های رسانه‌ای با زمان‌بندی بد جلوگیری کنید.

8. عدم برنامه‌ریزی. کار روابط‌عمومی به صورت فی‌البداهه انجام نمی‌شود. اگر برنامه عملی نداشته باشید،‌ از کجا خواهید دانست که قدم بعدی چیست. باید تصمیم بگیرید که به کجا، کی و چگونه حرکت خواهید کرد. همچنین باید انعطاف‌پذیر باشید و در صورت به هم خوردن همه برنامه‌ها، برنامه کمکی داشته باشید.

9. بی‌فایدگی. بسیاری از شرکت‌ها پول هنگفتی را به جیب کارگزاری‌های گران‌قیمت سرازیر می‌کنند و برخی دیگر سعی دارند همه کارها را خود انجام دهند. مهم این است که یک واسطه مناسب پیدا کنید.

10. محدود کردن. بسیاری از شرکت‌ها تنها به یک روزنامه یا رادیو می‌چسبند. راه‌های مختلفی برای جلب توجه وجود دارد. در واقع، برخی از کارگزاران روابط‌عمومی به جای ارسال اطلاعیه‌های رسمی مستعمل از نامه‌های گیرا برای خبرسازی استفاده می‌کنند.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

گروه ترجمه شارا