مقدمه
روابط عمومی به عنوان یک نهاد ارتباطی متعلق به جامعه‏ٌی مدرن است، این ساختار در بسیاری از کشورهای پیشرفته و صنعتی در جایگاه واقعی خود قرار گرفته ولی در جوامع جهان سومی این ساختار بیشتر تقلیدی و دچار روزمرگی و پراکنده ‏کاری شده است.

روابط عمومی ‏ها به دلیل جایگاه راهبردی زیربنایی خود می ‏توانند سازمان ‏های مختلف را در همگامی با پیشرفت و تحولات یاری دهند، چرا که روابط عمومی یک واحد پویا و ارگانیک سازمانی است که هیچ‏گاه در آن سکون و تعطیلی وجود ندارد. حیات سازمانی مستلزم فعالیت مداوم روابط عمومی هاست و سازمان بدون روابط عمومی زنده و پویا، موفق و اثربخش نخواهد بود. آن چه حایز اهمیت است، ماهیت غیر مادی وظایف و مسؤولیت ‏های روابط عمومی ‏هاست. بدین معنا که اولاً: تمامی پیکره سازمان یا روابط عمومی در ارتباط است. ثانیاً: روابط عمومی فعالیتی است مبتنی بر فرهنگ، اجتماع، گروه‏ ها، باورها، اندیشه ‏ها و...

روابط عمومی مانند واحدهایی نظیر امور اداری و مالی نیست که در ساعات و زمان‏ های معینی فعالیت داشته باشد، بلکه مجموعه ‏ای است با فعالیت‏ های خطیر، وسیع و شبانه ‏روزی. از این رو لزوم شفاف سازی عملکرد و حجم فعالیت ‏های روابط عمومی امری ضروری به نظر می ‏رسد همچنان که لزوم رسیدن به فرآیندی مناسب جهت تعیین اولویت اجرایی برنامه‏ ها و اتخاذ رویکردهای مناسب در اجرا در حوزه روابط عمومی امری اجتناب ناپذیر است.

همچنین یکی از نیازهای جامعه امروز، دسترسی به اطلاعات و گزارش‏ گیری سریع از روند طی شده و برنامه ‏های پیش‏رو می ‏باشد که تعدد، جنس و نوع فعالیت ‏ها و نداشتن پایگاه داده منظم و به روز، امکان گزارش ‏گیری را سلب می‏ کند.

از اینرو با توجه به ابعاد گسترده فعالیت ‏های صورت گرفته در مجموعه روابط عمومی در ابعاد اقتصادی، فرهنگی، آموزشی، ارتباطی، اجتماعی و تأثیرات مهمی در فرهنگ شهر و شیوه زندگی شهروندان ایجاد می‏ کند لذا رصد فعالیت‏ های انجام شده، مسأله ‏ای ضروری و اجتناب ناپذیر است و عدم توجه به روند متناسب سازی طرح‏ ها، تصمیمات و اقدامات با اهداف سازمانی، باعث عملکرد نامتوازن و پیدایش معضلات و بعضاً هدر رفت توان و پتانسیل موجود و ناکامی در دستاوردها می‏ شود.

برنامه ‏ریزی و مستندسازی فرصتی ارزشمند به منظور جاری ساختن سیاست‎ های کلان فرهنگی، ابزاری برای ایجاد مصونیت و پیشگیری از پیامدهای منفی در عرصه فرهنگ و همچنین اقدامی در راستای ایجاد تحول و پیش برندگی در فرایندها و روش ‏های مدیریت روابط عمومی مبتنی بر اهداف و در نهایت، عامل مؤثر در جهت ارتقای بهره ‏وری محسوب می ‏گردد.

مهم‏ترین هدف این طرح ایجاد زمینه و شرایطی است که با ایجاد بانک فراگیر اطلاعات و اصلاح عملکردها و تصمیمات مدیریتی در همه ادارات زیر مجموعه روابط عمومی، ضمن اینکه منجر می ‏شود طرح‏ های مهم به نحو مطلوبی اجرا شوند، همگامی برنامه‏ ها با اهداف و استراتژی نیز حفظ و تقویت گردند و در همه حال امکان رصد انطباق مسیر طی شده با آنچه باید باشد وجود خواهد داشت.
 

اجزای طرح
فعالیت‏ ها و برنامه ‏هایی اجرایی:
فعالیت‏ هایی که به مناسبت‏ های مختلف انجام می‏ پذیرد.

خدمات جاری:
فعالیت‏ هایی که در حوزه کسب و کار هر یک از واحدهای مدیریت روابط عمومی تعریف شده و به صورت روزانه در حال انجام می ‏باشد.

چشم ‏انداز رسانه ‏ای روابط عمومی با توجه به اهداف کلان
• کسب نقشی تأثیرگذار در جهت دهی مثبت افکار عمومی مخاطبین خاص و مخاطبین عام به اهداف کلان با تکیه بر اطلاعات دقیق، شفاف و همه جانبه از نیازها و انتظارات مخاطبان
• مورد وثوق و اعتماد قرار گرفتن به عنوان منبع خبری، اطلاع رسانی و آگاهی بخشی از طرف مخاطبین (خاص و عام)
• الهام بخش و اثرگذار بودن در تصمیم سازی‏ ها و سیاست گذاری‏ های مدیریت واحد بیش از سایر رقبای رسانه ‏ای
• برخودار بودن از توسعه کیفی در همه ابعاد و تولید محصولات فرهنگی هنری موثر بر مخاطبان (خاص و عام) و برخورداری از مزیت رقابتی چشمگیر و با ثبات در مهندسی و تولید پیام در جهت اهداف کلان
• دارای آرایش رسانه ‏ای جامع، نافذ و موثر در عرصه پیش ‏بینی شده با بهره ‏گیری از فناوری پیشرفته رسانه‏ ای
• برخودار از قدرت انعطاف لازم به منظور انطباق با شرایط و نیازهای متحول و گاه غیرقابل پیش ‏بینی در عرصه تحولات داخلی و خارجی
 

مأموریت روابط عمومی:
• ایجاد و مدیریت ارتباط، اطلاع رسانی و آگاهی بخشی دوسویه به صورت جذاب، سریع و صحیح به صورت اثربخش

اهداف اجرای طرح
1. نهادینه شدن اجرای اهداف و سیاست‏ های مد نظر
2. بهره ‏گیری از فرصت ‏های پیش‏ رو برای افزایش اثربخشی فعالیت ‏ها و طرح‏ ها
3. پیش ‏بینی، پیشگیری و بازدارندگی از اجرای فعالیت ‏ها و طرح های نامتناسب
4. تهیه گزارش ‏های مستند و دقیق از فعالیت ‏ها
5. شفاف سازی فرآیندها
6. امکان برنامه ریزی و نظارت و ارزیابی عملکرد حوزه‏ های مرتبط