شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  ورود به عرصه جامعه دانایی هزاره سوم، به معنای از بین بردن تمام ساختارهای بروکراتیک گذشته است. این بدین معناست که سازمان ها هرچه بیشتر باید فکر کنند که چطور می توانند ساختارها و هنجارها و سایر ابعاد فعالیت های خودشان را گسترش دهند.

زمان و اهمیت آن: سازمان ها در الگوی سنتی برای خودشان یک چارچوب زمانی تعریف می کردند. این بدان معنا بود که کارکنان به عنوان مثال 8 الی 9 ساعت از زمان روزانه خودشان را به سازمان توجه می کردند و خارج از آن زمان هیچگونه مسئولیتی نسبت به سازمان نداشتند. این امر به ویژه در مورد روابط عمومی ها صادق بود.

اما با گسترش و توسعه رسانه های اجتماعی این امر روز به روز زیر سوال می رود و با نوآوری جدید وایبر و چت جهانی در موضوعات مختلف، فضای بیکرانی برای مردم ایجاد می شود که بتوانند منویات خودشان را به گوش همگان برسانند. نکته قابل توجه این است که همه مردم از سازمان شما رضایت ندارند و ممکن است در برخی موارد این موضوع شما را با چالش های جدی روبرو کند.

بنابراین زمان در الگوی جدید روابط عمومی باید به شکل 7/24 درآید. یعنی هفت روز هفته و 24 ساعت شبانه روز افرادی در روابط عمومی باید به نظارت شرایط اطلاع رسانی ها مشغول باشند و اگرچه شاید امروز در شروع این جریان مساله به اندازه کافی جدی ننماید، اما کم کم تجربه مردم از رسانه های اجتماعی به حوزه های دیگر گسترش می یابد. فعلا مردم در ایران درگیر مسائل سیاسی و فرهنگی هستند اما چیزی نمی گذرد که اعتراض از سازمان ها و موسسات و کالاها و خدمات نیز به این مباحث می پیوندند و در نتیجه پاسخگویی بیش از پیش اهمیت پیدا می کند.

ساختار بروکراتیک: در سازمان ها معمولا واحدهای مشخصی هستند که به طور مرتب کار می کنند. همانطور که اشاره شد این کار در چارچوب زمانی خاص انجام می گیرد. اما با گسترش این چارچوب زمانی، باید ساختارها نیز گسترش پیدا کنند.

به عنوان مثال در واحد روابط عمومی، بخش های دور کار و بخش رسانه های اجتماعی باید به عنوان یک ساختار جدا از سازمان که فعالیت های روابط عمومی را در ساعات غیر اداری پیگیری می کند تشکیل شوند.

در این ساختار جدید مبنای کار بر دانش و کاربرد دانش در کوتاه ترین زمان ممکن است. بنابراین ارتباط مدیران با این بخش جدید از اهمیت بسزایی برخوردار می شود. به بیان دیگر، گذشت آن دوره ای که روابط عمومی باید برای سوالات مطرح شده از جانب مردم به مدیریت مراجعه کند. امروز روابط عمومی باید در جریانی از اطلاعات شرکت که در اختیار مدیریت قرار می گیرد قرار داشته باشد تا بتواند در اسرع وقت پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی مخاطبان خودش باشد.

جمع بندی
راه اندازی بخش جدید وایبر با عنوان چت جهانی، یک اقدام بی بدیل است که نیازمند مطالعات بیشتر و جدی تری است. چراکه این توسعه اندک اندک فضاهای جدیدتری را ایجاد می کند که هر کدام از آنها می توانند چالش ها و فرصت های جدی تری را برای سازمان و روابط عمومی به همراه داشته باشند.

اما قطعی ترین چیزی که می توان در این شرایط گفت این است که سازمان های امروز دیگر نمی توانند به آزمون و خطا بپردازند و باید حتما پیش از هر کاری مطالعات لازم را انجام داده باشند؛ عواقب آزمون و خطا می تواند گاهی به از بین رفتن اعتبار سازمان در نزد مردم بیانجامد که بازگرداندن آن هزینه های فراوانی برای سازمان و روابط عمومی به همراه خواهد داشت.

نویسنده: عادل میرشاهی (سردبیر شارا)
منبع مرجع:  شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

برگردان: گروه ترجمه شارا