شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)-  بر خلاف تصور شتاب زده و سطحی نگرانه برخی، تشریفات که از آن به عنوان رکن مهم در روابط دیپلماتیک و بین المللی یاد می شود به معنی تجمّلات و فرآیندهای زاید و اشرافی نیست بلکه این هنر مهم و اثر گذار که مجموعه ای از اقدامات معنا دار و جدی را در بر می گیرد حلقه تکمیل کننده ارتباط و حاوی پیام های فرهنگی و تمدنی است. به عبارت دیگر صحنه های بین المللی مدیران بین المللی را می طلبد تا با رعایت آداب در کارخود با اعتماد به نفس و قاطعیت بیش تری به سمت موفقیت حرکت نمایند. 

صرف نظر از معنای واژگانی تشریفات که از مصدر تشریف گرفته شده  است ، این هنر ابزاری در دستان دست اندرکاران روابط عمومی است تا با ارتقای سلطه خود بر آداب، توفیقات خود را افزایش دهند. 

از آنجایی که احترام به دیگرات عامل حفظ روان ارتباط و تعامل و عدم نمایش آداب به عنوان عامل بی احترامی در نظر گرفته می شود ،  لذا رعایت آداب در روابط عمومی یک ضرورت اجتناب ناپذیر است و زمانی که به این الزامات علمی ، آموزه های غنی اسلامی خود را هم که در موارد متعددی به این مهم تکیه کرده تا جایی که مهرورزی با مردم را نیمی از خردمندی معرفی می کند بیافزایم ، اهمیت موضوع بیش تر و بیش تر نمایان می شود. 

واقعیت این است که آداب دانی بخشی از زندگی است و رعایت نکردن آداب ، بر توفیقات ، آثار سوء خواهد گذاشت . لذا برای جلوگیری از بروز هر گونه مشکل و سوء تفاهم ، باید این مهم را آموخت و به آن عمل کرد. 

با در نظر گرفتن ابعاد مختلف مقوله تشریفات شاید بتوان این مقوله را در 4 حالت عمده شامل تشریفات عام در بیان عام،تشریفات عام در بیان خاص، تشریفات خاص در مراودات خاص و تشریفات خاص در مکان خاص طبقه بندی کرد. 

اگر چه بخشی از این حالات عمدتاً با حیطه وظایف کاری تشکیلاتی نظیر وزارت امور خارجه مرتبط است  اما آشنایی ولو مقدماتی با تشریفات رسمی و دیپلماتیک جزو الزامات کاری سطوح مختلف روابط عمومی نیز به نظر می رسد . 

صرف نظر از خرده فرهنگ ها که به وفور در جوامع مختلف اعم از سنتی و مدرن یافت می شود،  لازم است حداقل هایی از تشریفات که به عنوان آداب رایج در روابط دیپلماتیک پذیرفته شده و به آن عمل می شود برای دست اندرکاران روابط عمومی نیز تبیین و توضیح داده شود تا در کنار علاقه مندی و مطالعات تکمیلی آنان ، به هر چه ایده آل تر برگزار شدن این گونه نشست ها و برنامه ها کمک کند .

از آنجایی که بعد از قریب به دو دهه نشریه خواندن به یاد ندارم در نشریات محلی استان به طور تخصصی و علمی به این مقوله پرداخته شود لذا خالی از فایده نمی دانم در پایان این یادداشت مختصر، فرازهایی از نکات معمول در انجام تشریفات روابط دیپلماتیک را بازگو نمایم: 

ظاهر آراسته و لباس برازنده از الزامات تشریفات است. در دیدار های رسمی ، آقایان باید با پوشش کت و شلوار یک دست ، کفش چرمی بند دار، ساعت و انگشتری مناسب ، کمربند با قلاب و پهنای نرمال ظاهر شوند که در این بین تناسب رنگ نیز حایز اهمیت است به طوری که رنگ رسمی برای این گونه برنامه ها ،رنگ سرمه ای برای کت و شلوار و رنگ کمی بازتر از آن برای پیراهن است . رنگ هایی نظیر زرد، سبز یا ارغوانی هرگز برای این گونه مراسم مناسب نیست و اگر کت و شلوار فرد دارای خطوط راه راه ریز باشد حتماً باید پیراهن مورد استفاده ساده و یک دست باشد . 

نکته حایز اهمیت دیگر در دیدارهای رسمی بلندای صداست . بلندای صدا معمولاً به 5 درجه طبقه بندی می شود که ضعیف ترین  آن نجوا برای مکالمات خصوصی 2 نفره و قوی ترین  آن فریاد نامیده می شود . هر گونه گفت و گو در دیدارهای رسمی باید بلندتر از نجوا وآرام تر از فریاد وبا ابهت ودرعین حال گشادگی کافی ادا شود.

دست دادن از دیگر اعمال رایج در دیدارهای رسمی است که با دست دادن های دوستانه و خودمانی کاملاً متفاوت است . دراین گونه دست دادن ها که حدوداً به مدت 5 ثانیه وبافشار متوسط باید به طول انجامد دست هیچ یک از طرفین نباید در بالا یا پایین قرار گیرد و چنانچه یکی از طرفین مقام بالاتری داشته باشد فرد دون پایه مجاز به دراز کردن دست خود به سمت مقام بالاتر برای دست دادن نیست  در دیدار رسمی دو فرد هم طراز ، فرد میزبان نباید بی جهت اتاق محل دیدار را ترک نماید واگر قرار است تفاهم نامه همکاری ونظایر آن به امضای طرفین برسد بهتر است از خود نویسی مناسب استفاده شود.

ضیافت شام یا ناهار از دیگر آیین های رایج در دیدارهای رسمی است. دراین گونه موارد باید به خاطر داشت که هدف اصلی چنین مراسمی ادامه مذاکرات است ونباید انتظار داشت که فرصتی برای صرف کامل غذا یا سیر شدن باشد . هم چنین درهنگام نوشیدن آب یا هرنوشیدنی دیگر به جا بالابردن سر و انحنا  دادن آن به عقب ، باید لیوان آب را ازپایین به بالا حرکت داد . برای صرف  غذا درچنین ضیافت هایی نیز آدابی درنظر گرفته شده برای مثال اگر غذای سروی غذایی مایع  مانند سوپ باشد برای تمیز کردن زیر قاشق معمولاً آن را  به لبه بشقاب می کشند اما باید جهت حرکت قاشق به سمت بیرون باشد . برای صرف غذا هیچ وقت نباید به سمت بشقاب خم شد بلکه  باید قاشق را بالا آورد و وارد دهان نمود.

مبادله کارت موسوم به کارت ویزیت از دیگررخدادهایی است که دراین گونه دیدارها اتفاق می افتد . درصوت تمایل برای معرفی خود از طریق کارت ویزیت  باید متن آن را قبلاً با دقت وصحت به زبان انگلیسی ترجمه وبا فونت وخطی مناسبت چاپ ودر هنگام ارایه آن به  طرف مقابل ،  به صورت دودستی وبه گونه ای ارایه شود که نوشته های آن به سمت گیرنده باشد تا فرد پس از دریافت آن بتواند به راحتی آن را بخواند وعناوینی نظیر نام ونام خانوادگی ، مقام ، نشانی ، تلفن و ایمیل فرد را مشاهده کند . هم چنین  درصورت دریافت کارت مشابه از طرف مقابل ،  نباید با آن بازی کرد یامثلاً به عنوان خلال دندان از آن استفاده نمود بلکه بعد از مطالعه باید آن را درجای مناسبی قرار داد وتوجه نمود که بدترین جا برای قراردادن این گونه کارت ها  نزد طرف مقابل ، جیب عقبی شلوار است .

بدون شک ظرایف هنراثرگذار تشریفات محدود به این موارد نمی شود وبیش از آن است که مختصراً ودر حد گنجایش این یاد داشت وحوصله خوانندگان اشاره شد اما هدف اصلی آن یادآوری وتاکید بر این نکته است که تشریفات نه تنها امری زاید وبی فایده نیست بلکه نمودی از دانایی ها ورکنی در موفقیت روابط عمومی ها وحتی سازمان ومقامی است که روابط عمومی برای او فعالیت می کند.