شبکه اطلاعرسانی روابطعمومی ایران (شارا) – هفته دولت برای خیلیها چند روز شلوغ است؛ چند بنر تبریک، چند خبر، چند گزارش عملکرد و البته افتتاح چند پروژه.
اما برای روابط عمومی، قصه خیلی زودتر شروع میشود؛ از هفته ها قبل تر.
از وقتی جدولهای عملکرد کمکم از واحدهای مختلف میرسند و تازه معلوم میشود قرار است با چه حجم اطلاعاتی سروکله بزنیم!
یک جدول ناقص است، یکی عددش با گزارش قبلی نمیخواند، یکی توضیح کافی ندارد و بعضی گزارشها هم آنقدر اداری نوشته شدهاند که اگر همانطور منتشر شوند، خود نویسنده هم شاید حوصله خواندنشان را نداشته باشد!
اینجا دیگر باید تلفن دستت باشد.
به این واحد زنگ بزنی، از آن یکی آمار بخواهی، دوباره عددها را چک کنی و بفهمی پشت هر عدد چه اتفاقی افتاده است.
چون کار روابط عمومی فقط جمع کردن آمار نیست؛ باید بتواند از میان این همه عدد و جدول، حرفی برای گفتن پیدا کند و آن را به زبانی بنویسد که مخاطب هم بفهمد و هم بخواند.
گزارش عملکرد یکساله خودش یک کار جداست.
باید اطلاعات جمع شود، مرتب و دستهبندی شود، آمارهای مهم از دل آن بیرون بیاید و در نهایت یک گزارش قابل فهم از یک سال فعالیت سازمان شکل بگیرد.
هنوز این کار تمام نشده که هفته دولت میرسد و کارها یکییکی روی هم جمع میشوند.
هماهنگی با خبرنگار، مصاحبه، صداوسیما، خبر، عکس، فیلم، بنر، معرفی کارمند نمونه، هدیه تقدیر و برنامه روز کارمند…
آن وقت است که روابطعمومی میشود همان آچار فرانسهای که همه جا باید باشد!
یک طرف تلفن برای هماهنگی مصاحبه، یک طرف اصلاح طرح بنر، یک طرف پیگیری برنامهها و در همان حال حواست به خبرها و گزارشهایی است که نباید از دست بروند.
اگر افتتاح پروژه هم در برنامه باشد، ماجرا کمی پیچیدهتر میشود.
افتتاحیه برای روابط عمومی فقط همان لحظهای نیست که روبان قیچی میشود و چند عکس گرفته میشود.
قبل از آن، کلی هماهنگی انجام شده؛
مدعوین، پذیرایی، عکاس، فیلمبردار، صداوسیما، اطلاعات پروژه، متن خبر و هزار ریزهکاری دیگر.
گاهی یک جابهجایی نیمساعته در زمان برنامه کافی است تا کلی از برنامهریزیها به هم بریزد.
و درست همان موقع است که باید حواست به همه چیز باشد؛ هم مراسم، هم خبر، هم عکس و هم آدمهایی که هر کدام کاری دارند.
در نهایت هم قرار نیست کسی بداند پشت آن برنامه مرتب و بیدردسر چه خبر بوده است.
مخاطب فقط خروجی را میبیند؛ یک خبر، چند عکس یا یک ویدیوی کوتاه.
هفته دولت که تمام میشود، کار روابط عمومی هنوز تمام نشده.
حالا باید خروجیها جمع شود، عکسها و فیلمها آرشیو شوند، خبرها و بازتابها رصد شوند و دوباره همه چیز مرور شود.
بعد شاید بشود فهمید از میان آن همه پیگیری و دوندگی، چه چیزی دیده شده و چه چیزی نه.
مردم معمولاً همان چند خط خبر و عکس نهایی را میبینند.
اما پشت همان چند خط، ساعتها تماس و پیگیری است؛ اصلاح، دوبارهکاری، هماهنگی، دویدن و گاهی بیخوابی.
سالها کار در روابط عمومی یک چیز را خوب نشان میدهد؛ بخش زیادی از این کار، درست همان جایی اتفاق میافتد که دیده نمیشود.
روابط عمومی قرار نیست برای دیده شدن خودش کار کند.
وظیفهاش این است که اتفاقهای مهم سازمان را درست ببیند، اطلاعات درست را پیدا کند، روایت درستی از آن بسازد و بهموقع به مخاطب برساند.
شاید برای همین است که وقتی همه چیز خوب پیش میرود، کمتر کسی میپرسد پشت این خبر، این عکس یا این برنامه چه گذشته است.
و شاید این، بخشی از ماهیت روابط عمومی باشد؛
خودش کمتر دیده شود، اما کمک کند تلاش دیگران دیده شود.