سیاهه برگزاری مراسم عمومی
(همایش/کنفرانس/کارگاه آموزشی/مراسم سخنرانی/ و ...)
اقدامات ضروری برای اجرای مراسم جمعی
|
ردیف
|
موضوع
|
فعالیت های جزئی
|
مسئولان پیگیری
|
جهت اقدام
|
ملاحظات
|
|
1
|
هماهنگی سالن
|
پیشبینی استقرار میهمانان ویژه در ردیف اول
- استقرار مدعوین خاص
- استقرار مدعوین کهنسال
- هدایت افراد برای حضور در روی سن
|
|
|
|
|
2
|
دکور
|
آمادهسازی
نصب
نورپردازی
جایگاه
گلآرایی
چینش هدایا
پارچ آب، تریبون، قرآن، دستمال کاغذی
جمعآوری
|
|
|
|
|
3
|
امور فنی مراسم
|
آماده سازی اطاق فرمان
کنترل سیستم صوتی و پخش تصویر
کنترل پخش قرآن، سرود، کلیپ، فیلم، پاورپوینت و ...
نورپردازی سالن
لوازم و تجهیزات مورد نیاز
استقرار دوربین ها
هماهنگی با مسئول سالن
داشتن ریزبرنامه ها
|
|
|
|
|
4
|
مجری
|
تهیه متن
هماهنگی با مسئول سالن
زمان های مجری در برنامه
متن بیانیه
اعلام برنامه های اصلی مراسم
حق الزحمه (محل پرداخت ...)
رفت و آمد
|
|
|
|
|
5
|
قاری
|
انتخاب آیات
زمان موردنظر
رفت و آمد
حق الزحمه (محل پرداخت ...)
|
|
|
|
|
6
|
کارت دعوت
|
تهیه لیست مدعوین
آماده سازی کارت دعوت
تکثیر و چاپ کارت
آماده سازی و توزیع
تفکیک
ارسال
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
7
|
هدایا، جوایز و ...
|
تعیین هدایای مورد نیاز
مکاتبه با مبادی ذیربط
دریافت هدایا
تحویل به مسئول توزیع هدایا
هماهنگی برای تقدیم هدایا
جمع آوری هدایای غائبین
تهیه صورتجلسه
برآورد ریالی هدایا
|
|
|
|
|
ردیف
|
موضوع
|
فعالیت های جزئی
|
مسئولان پیگیری
|
جهت اقدام
|
ملاحظات
|
|
8
|
لوح سپاس تقدیرنامه
|
تهیه متن لوح سپاس
لیست دریافت کنندگان
طراحی لوح سپاس
امضاء لوح سپاس
حمل به سالن
اهداء لوح سپاس
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
9
|
عکاسی
|
هماهنگی با عکاس
تعیین محل های عکاسی
تهیه عکس های عمومی
تهیه عکس های خبری
تهیه عکس های جمعی
تحویل CD عکس ها
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
10
|
ستاد خبری
|
انعقاد قرارداد
استقرار ستاد خبری
ارائه برنامه ستاد خبری
تهیه لیست ملزومات
معرفی افرادی که باید مصاحبه شوند
هدایای خبرنگاران
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
11
|
نظرخواهی
|
تهیه فرم نظرخواهی
تأیید فرم
تکثیر فرم
توزیع فرم
جمع آوری فرم
تحلیل نظرات
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
12
|
فیلمبرداری
|
هماهنگی با مسئول
گروه فیلمبرداری
استقرار دوربین ها
تعیین نوع خروجی فیلم
فیلمبرداری از مراسم
تحویل فیلم، CD
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
13
|
تبلیغات
|
تهیه متون تبلیغاتی
سفارش طراحی و چاپ
دریافت سفارشات
نصب اقلام تبلیغاتی
خیر مقدم
تابلوهای راهنما
متن های اطلاع رسانی
تعیین مکان های نصب
اقلام تبلیغاتی
جمع آوری اقلام تبلیغاتی
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
ردیف
|
موضوع
|
فعالیت های جزئی
|
مسئولان پیگیری
|
جهت اقدام
|
ملاحظات
|
|
14
|
تندیس
|
سفارش طراحی تندیس
ساخت تندیس
دریافت تندیس
استقرار در محل سالن
توزیع
جمع آوری تندیس های اضافی
برآورد مالی
|
|
|
|
|
15
|
ویژهنامه
|
تدوین
تأیید
سفارش چاپ
دریافت
توزیع
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
16
|
بیانیه
|
تدوین متن بیانیه
تایپ و آماده سازی
تأیید
قرائت بیانیه
|
|
|
|
|
17
|
پذیرش
|
میهمانان ویژه
میهمانان خاص
مدعوین
تحویل پکیج ها
هدایت به محل استقرار و پذیرایی
|
|
|
|
|
18
|
تهیه بسته مراسم
|
محتویات بسته
تهیه محتویات
برآورد تعداد
حمل به سالن مراسم
توزیع
محتویات بسته: برنامه مراسم، سربرگ، خودکار، ریزبرنامه ها، CD، کتابچه، ویژه نامه ها، فرم نظرخواهی، بروشور
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
19
|
پذیرایی
|
تعیین نوع پذیرایی
تهیه امکانات پذیرایی
استقرار در محل سالن
پذیرایی از مدعوین
نیروهای موردنیاز
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
20
|
وسیله تردد
|
پیشبینی وسیله موردنیاز
هماهنگی با نقلیه
خودروهای ویژه
حمل و نقل
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
21
|
میهمانان شهرستان یا خارج از کشور
|
تهیه لیست میهمانان
کنترل ساعت ورود و خروج
تهیه برنامه استقبال و بدرقه
استقبال
اسکان
بدرقه
برنامه های بازدید ویژه
برآورد هزینه
|
|
|
|
|
ردیف
|
موضوع
|
فعالیت های جزئی
|
مسئولان پیگیری
|
جهت اقدام
|
ملاحظات
|
|
22
|
نمایشگاه
|
طراحی نمایشگاه
انتقال ملزومات
برپایی نمایشگاه
اداره نمایشگاه
جمعآوری
برآورد هزینه
|
|
|
|
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
| 
مقالات
فراخوان دومین اجلاس ملی مدیران روابط‌عمومی
فناوری‌های نوین و هوش مصنوعی در روابط‌عمومی: ابزارها و تاکتیک‌های نوظهور برای ارتباطات مؤثرتر
برنامه‌های انجمن متخصصان روابط‌عمومی به مناسبت روز روابط‌عمومی
اطلاعات غلط و اطلاعات نادرست
شش اولویت جدید مدیران عامل
روابط‌عمومی و صداقت