شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا) – در شرکت برانزویک، فعال در صنعت قایق‌سازی تفریحی، واحد ارتباطات داخلی نتایج عملکرد خود را به‌صورت مستقل به مدیران ارشد گزارش نمی‌دهد. اطلاعات و ارقام این واحد در کنار داده‌های روابط‌عمومی و امور دولتی، در قالب یک گزارش واحد ارائه می‌شود.
جنی وستفال، مدیر ارتباطات سازمانی شرکت برانزویک، ماه گذشته در کنفرانس مجازی سنجش ارتباطات راگان توضیح داد که گردهم‌آوردن این واحدها و ایجاد هماهنگی میان آن‌ها به زمان نیاز داشت.
وستفال گفت:
حدود پنج سال به عقب برگردیم؛ در آن زمان، ما سه حوزه تخصصی مجزا بودیم که هرکدام اولویت‌ها، شیوه‌های کاری و روش‌های سنجش خاص خود را داشتند. برای رسیدن به یک نقطه مشترک، ناچار شدیم کنار یکدیگر قرار بگیریم و پیامدهای مشترکی را تعریف کنیم که هر سه واحد بتوانند در تحقق آن‌ها نقش داشته باشند، پیشرفت خود را بر اساس آن‌ها بسنجند و نتایج را به تیم مدیریت ارشد گزارش دهند.
وستفال توضیح داد که این تیم‌ها یک تقویم تحریریه یکپارچه ایجاد کردند و برای حفظ هماهنگی، نشست‌های توجیهی و هماهنگی منظم برگزار کردند.
او همچنین خاطرنشان کرد که سنجش عملکرد دشوارتر از آن چیزی بود که در ابتدا تصور می‌شد؛ زیرا هر گروه از سامانه‌های متفاوتی استفاده می‌کرد و تعریف خاص خود را از موفقیت داشت.
وستفال گفت:
ما نمی‌خواهیم چیزی را به‌زور در قالبی نامتناسب قرار دهیم و اعداد را به شکلی تنظیم کنیم که با آن قالب جور دربیایند، درحالی‌که ممکن است واقعاً مناسب نباشند. پرسش این است که چگونه می‌توانیم یک کارنامه ارزیابی واحد طراحی کنیم که ضمن برجسته‌کردن شاخص‌های متفاوت هر حوزه، ارزش جامع و یکپارچه‌ای را نیز که به سازمان ارائه می‌کنیم، به نمایش بگذارد؟
یکپارچگی بدون حذف تفاوت‌های تخصصی
تجربه شرکت برانزویک نشان می‌دهد که هماهنگی میان واحدهای ارتباطی صرفاً به معنای گردآوری داده‌ها در یک گزارش مشترک نیست. برای دستیابی به گزارش‌دهی مؤثر، ابتدا باید اهداف مشترک مشخص شوند و سپس سهم هر واحد در تحقق آن اهداف مورد ارزیابی قرار گیرد.
ارتباطات داخلی، روابط‌عمومی و امور دولتی، هرکدام مأموریت‌ها و مخاطبان متفاوتی دارند. بااین‌حال، فعالیت‌های آن‌ها می‌تواند در تحقق اهداف مشترکی مانند تقویت اعتماد، بهبود ارتباط با کارکنان، حفظ اعتبار سازمان و مدیریت روابط با ذی‌نفعان نقش داشته باشد.
بنابراین، چارچوب مناسب گزارش‌دهی باید دو سطح را پوشش دهد: نخست، عملکرد تخصصی هر واحد و دوم، نتایج مشترکی که از همکاری این واحدها حاصل می‌شود.
ایجاد تقویم تحریریه مشترک و برگزاری نشست‌های هماهنگی منظم نیز می‌تواند از تکرار فعالیت‌ها، ناهماهنگی پیام‌ها و پراکندگی برنامه‌های ارتباطی جلوگیری کند.
منبع اصلی: راگان
نویسنده: شان دولین
تاریخ انتشار: ۲۶ اکتبر ۲۰۲۶
بازنشر فارسی: شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)