شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– پس از طرح مقوله مدیریت امور در سال‌های اخیر، بحث در خصوص تشریح و شناسایی آن بین کارشناسان مدیریت امور صنفی و کارکنان بخش‌هایی مانند روابط عمومی و برنامه ریزی راهبردی مدت‌ها ادامه داشت یقینا” بعد جدید مدیریت در آینده در فرآیند سیاستگذاری به عنوان ابزار مهم نقش موثری را در بسیاری از سازمان‌ها، مراکز بازرگانی و اتحادیه‌های تجاری ایفا خواهد کرد و از راهکارهای سازمانی، تکنیک ها و اصطلاحات خاص خود برخوردار خواهد بود.
چیس با طرح مدیریت امور به عنوان بخشی از ارتباطات، موسسات تجاری را تشویق می کرد تا بر افکار عمومی تاثیر گذاشته و مسیر فشار وارده از سوی گروه های سیاسی را قبل از آنکه شکل سازمان یافته ای به خود گیرند تحت کنترل خود درآورند.
او به مدیران و رهبران شرکت ها پیشنهاد کرد تا با استفاده و به کارگیری تاکتیک های ویژه ارتباطات، سوءظن گروه های اجتماعی نسبت به بخش خصوصی را به حسن ظن تبدیل کنند اگر بتوان مدیریت امور را به عنوان بخشی از فعالیت ارتباطات در نظر گرفت آن را می توان همچون کلاه کهنه کارشناسان حرفه ای امر ارتباطات تصور کرد اما دست اندرکاران روابط عمومی اغلب در خلال برنامه ریزی راهبردی به مدیران خود توجه کرده و به افکار عمومی کمک می کنند.
اگر این نوع مدیریت بتواند با ایجاد زمینه در پاسخگویی موسسه به تغییرات محیطی بر ایفای نقش آن تاثیر مثبت بگذارد از آینده روشنی برخوردار خواهد بود. مدیریت امور می تواند به سازمان ها کمک کند تا ضمن شناسایی انتقادات شدید به عمل آمده بر آنها متمرکز شده و با استفاده از شیوه های مناسب به مقابله و پاسخگویی نسبت به آن بپردازند
به همین منظور دو هدف کلی مورد توجه قرار می گیرند:
الف- تجزیه و تحلیل نوشته های اصلی مدیریت امور برای شناسایی موضوعات کلیدی
ب- استفاده از نظریه پژوهشی برای ایجاد پایه و اساس این شیوه مدیریت و ترسیم خطوط اصلی آن.
مدیریت امور چیست؟
مدیریت امور صرفا” در روابط عمومی خلاصه نمی شود از سویی نه ارتباطات دولتی نه امور عمومی نه رایزنی نه مدیریت بحران و نه برنامه ریزی راهبردی است. مدیریت امور دربرگیرنده تمامی امور و شاید از چند کار بیشتر باشد.
این مشاهده وظایف متفاوت کارکنان این بخش و دیدگاه های منحصر بفرد نسبت به مدیریت امور را مشخص می سازد. مدیریت امور بر تاکتیک ها و ارزش هایی که برای کمک به سازمان های مختلف خصوصا” مراکز تجاری در تلاش برای اصلاح افکار عمومی و تاثیر بر آن هستند تاکید می کند.
ارتباطات
مدیریت امور از دید ارتباطات بیانگر این نکته است که سازمان ها اطلاعات لازم را در اختیار گروه های کلیدی بیرونی مانند سهامداران، رسانه های گروهی، مقامات دولتی، گروه های سیاسی و عموم مردم یا مصرف کننده قرار می دهند. این اطلاعات می تواند زمینه مناسبی را برای درک فعالیت ها و عملکرد صنفی فراهم آورد و از سویی امکان بحث در خصوص مزایا و مضرات ابعاد مختلف افکار عمومی را فراهم سازد. از طریق مدیریت امو ر ارتباطات امکان تحمیل فشارهای لازم بر سیاستگذاران عمومی به واسطه ارتباط و تماس مستقیم را فراهم می آورد.
اگرچه این تصور و اندیشه که شرکت ها می توانند بر اینگونه امور تسلط یابند و آنان را مدیریت کنند به اندازه این باور که شرکت ها نمی توانند مدیریت اینگونه امور را بر عهده گیرند نادرست است. مدیریت امور می تواند عکس العمل یک شرکت یا صنعت را برای تاثیر بر موضوعی که مورد توجه افکار عمومی قرار دارد کنترل و هدایت کند. مدیریت امور نه تنها برای حفاظت از یک شرکت در قبال افکار عمومی مخالف مورد استفاده قرار می گیرد بلکه افکار عمومی دلخواه را جستجو می کند.
هیچ کس خواهان سیاست های ضعیف نیست و سازمان ها می توانند با توجه به مسئولیت های خود رأسا” در قبال آن عکس العمل نشان دهند. حمایت از افکار عمومی منطقی و سیاست های ناشی از آن بخشی از این فرآیند است. منازعه مشروع بین گروه هایی که از منافع و ارزش های متفاوتی برخوردارند بخشی از واقعیت محیط پیرامون هر سازمانی است.
مدیریت امور سازمان ها مصالحه و آشتی سازنده ای را بین منافع گروه ها حتی از طریق قوانین و مقررات جستجو می کند. شرکت ها ممکن است در جستجوی جلب حمایت یک جانبه از سوی سهامداران باشند به عنوان مثال موسسات تولید کننده مواد غذایی از گروه های سیاسی دعوت می کنند تا در خصوص نحوه تغذیه و تولید مواد غذایی اظهار نظر کنند.
تعیین امور و مسائل مهم
پس از گرایش به ایجاد نظریه و پژوهش روابط عمومی تحت لوای نظریه کلی سیستم ها، مدیریت امور این امکان را برای سازمان ها ایجاد می کند تا به اطلاعات دقیق و لحظه ای از محیط اطراف دست یابند. از این اطلاعات می توان برای ارزیابی این موضوع استفاده کرد که آیا ظرفیت سازمان با توجه به اهداف و استانداردهای عملیاتی معقول است؟
تلاش هایی در جریان است تا فرآیند یاد شده شکل منظم به خود گیرد. “چیس“ برای نیل به این هدف الگوی فرآیند مدیریت امور را به عنوان ابزاری در پیش بینی تاثیرات تغییرات به عمل آمده در محیط های درونی و بیرونی بر اجرا و عملکرد کل سیستم یک شرکت پیشنهاد می کند. این ابزار توان و قدرت تصمیم گیری و مسئولیت اجرایی را تعیین می کند.
نتیجه این که حمایت از افکار عمومی منطقی و سیاست ها ناشی از آن بخشی از فرآیند مدیریت امور است.