دانش ضمنی کارکنان یکی از ارزشمندترین داراییهای نامشهود سازمان است که از تجربه، مهارت، شهود، قضاوت حرفهای و سالها فعالیت کارکنان شکل میگیرد. این دانش برخلاف دانش صریح، بهسادگی قابل ثبت و انتقال نیست و در صورت بازنشستگی، جابهجایی یا خروج کارکنان باتجربه ممکن است از سازمان خارج شود.
روابطعمومی با استفاده از مصاحبه، تاریخ شفاهی، گزارش، مقاله، کتاب، میزگرد، روایت تجربه، ثبت درسآموختهها و رسانههای سازمانی میتواند دانش ضمنی را استخراج و به دانش صریح تبدیل کند.
بر اساس الگوی تبدیل دانش، اجتماعیسازی، برونیسازی، ترکیب و درونیسازی، روابطعمومی میتواند نقش مهمی در تبدیل تجربه فردی به حافظه سازمانی و سرمایه فکری ایفا کند.
مستندسازی دانش ضمنی موجب حفظ سرمایه انسانی، کاهش هزینه آموزش، تقویت یادگیری سازمانی، افزایش نوآوری، تقویت هویت سازمانی و ارتقای برند کارفرمایی میشود.
جشنواره انتشارات روابطعمومی نیز میتواند بهعنوان بستری برای شناسایی، ثبت، تولید و انتشار دانش تجربی سازمانها مورد استفاده قرار گیرد.
دانش سازمانی به دو دسته دانش صریح و دانش ضمنی تقسیم میشود. دانش صریح حاصل آموختن از مراکز آموزشی، دانشگاهی و منابع مکتوب است، در حالی که دانش ضمنی برگرفته از تجربیات زیست و یافتههای عملی هر فرد در طول دوران فعالیت حرفهای وی درسازمان میباشد. این نوع دانش به دلیل ماهیت شخصی و دشواری در صوریسازی، اغلب در ذهن کارکنان باقی مانده و با جابجایی ، خروج یا بازنشستگی آنان از سازمان خارج میشود. دارایی نامشهودی که در هیچ کجا از ترازنامه و صورت های مالی سارمان و سرفصل های دارایی و بدهی به عنوان اقلام ترازنانه ای ذکر از آن به میان نمی آید اما باید این دارایی نامشهود را از زمره ارزشمندترین دارایی در چرخه فعالت سازمان و خلق ارزش قلمداد کرد
سازمانها امروزه دریافتهاند که دانش، بهویژه دانش ضمنی کارکنان، یکی از ارزشمندترین داراییهای نامشهود آنان محسوب میشود. با این حال، بسیاری از سازمانها فاقد فرایندی مدون برای استخراج و مستندسازی این دانش هستند. روابط عمومی به عنوان پل ارتباطی میان مدیریت و کارکنان و محور فرهنگ سازمانی ، ظرفیت منحصربهفردی برای ایفای نقش در این حوزه دارد.
مبانی نظری
۱. انواع دانش از دیدگاه صاحبنظران
مایکل پولانی (۱۹۶۶) در کتاب «بعد تلویحی» برای نخستین بار دانش را به دو دسته صریح و ضمنی تقسیم کرد. جمله مشهور وی «بیش از آنچه میتوانیم بگوییم، میدانیم» گویای اهمیت دانش ضمنی است.
دانش صریح: دانشی قابل کدگذاری، مستندسازی و انتقال از طریق زبان رسمی؛ شامل کتابها، دستورالعملها، فرمولها و استانداردها است که هر فرد از طریق مراکز آموزشگاهی و دانشگاهی و در کلاس و درس و بحث و نزد مدرسان و اساتید و مطالعه کتاب و منابع و مآخذ به صورت کلاسیک می آموزد
– دانش ضمنی: دانشی شخصی، وابسته به زمینه و دشوار برای صوریسازی؛ شامل شهود، مهارتهای عملی، میانبرهای ذهنی و قضاوتهای تجربی است . دانش ضمنی را به مرور افراد از محیط ، دیدن ، شنیدن ، انجام و اقدام و استمرار و مداومت دریافت کرده و کاملا شخصی و پنهان است
ایکوجیرو نوناکا و هیروتاکا تاکهوچی (۱۹۹۵) در کتاب «شرکت دانشآفرین» مدل SECIرا معرفی کردند که چهار حالت تبدیل دانش را شامل میشود:
تبدیل دانش از ضمنی به صریح در قالب اجتماعیسازی (Socialization) و برونیسازی (Externalization) و تبدیل
دانش از صریح به ضمنی در قالب درونیسازی (Internalization) و ترکیب (Combination) .
نقش اصلی روابط عمومی در این مدل، تسهیل “برونیسازی” است؛ یعنی تبدیل دانش ضمنی به دانش صریح از طریق به اشتراک گذاری دانش ضمنی کارکنان و مدیران و تولید محتوی از دانش ضمنی آنان در قالب مصاحبه، گزارش، یادداشت ، مقاله ، کتاب ، سخنرانی ، وورک شارپ ، تدریس ، جلسات ، نشریات درون سازمانی ، میزگرد و نظام پیشنهادات و ایده پردازی .
۲. دانش ضمنی به عنوان دارایی نامشهود
رابرت کاپلان و دیوید نورتون (۱۹۹۶) در مدل کارت امتیازی متوازن (BSC)، سرمایه انسانی و دانش سازمانی را جزو داراییهای نامشهود دستهبندی کردند که مستقیماً بر مزیت رقابتی تأثیر میگذارد.
توماس استوارت (۱۹۹۷) در کتاب «سرمایه فکری» سه نوع سرمایه فکری را معرفی میکند:
1. سرمایه انسانی: دانش، مهارت و تجربه کارکنان
2. سرمایه ساختاری: فرایندها، پایگاههای داده و سیستمهای سازمانی
3. سرمایه رابطهای: ارتباط با مشتریان، تأمینکنندگان و ذینفعان
دانش ضمنی عمدتاً در سرمایه انسانی جای دارد و در صورت عدم مستندسازی، با خروج کارمند از سازمان، این سرمایه برای همیشه از دست میرود و عملا این اتفاق به نوعی هدر رفت منابع و دارایی است که قابلیت خلق ارزش را داشته و یک مزیت رقابتی بی بدیل است
دلایل عدم مشارکت در به اشتراک گذاری دانش ضمنی از سوی کارکنان
چالشهای فردی
– ترس از کاهش قدرت: کارکنان باتجربه گاهی تصور میکنند اشتراک دانش از ارزش آنان میکاهد و عملا سکوت و عدم به اشتراک گذاری دانش و پرهیز از انتقال ، آموزش و انتشار دانش استراتژی است لرای حفظ قدرت در سازمان و کمک به ماندگاری و جلوگیری از حذف شدن آنان می باشد (پیتر سنگه، ۱۹۹۰)
– عدم انگیزه: نبود پاداش لازم و عدم تخصیص منابع مالی و غیر مالی ملموس به عنوان مکانیزم تشویقی و ترغیبی و جیران خدمت برای مستندسازی تجربیات دانش ضمنی خبرگان ، کارشناسان ، مدیران و کارکنان باعث کم انگیزه و یا بی انگیزه شدن برای پرداختن به این موضوع مهم می شود
– دشواری صوریسازی: برخی مهارتها و تجارب فردی و گروهی و سازمانی به واسطه شخص بودن به سختی قابل توضیح یا ساختار سازی و مدون و مستند نمودن می باشند
چالشهای سازمانی
– فقدان زیرساخت : نبود درگاه و سامانه مناسب برای ثبت و دستهبندی دانش
– فرهنگ سازمانی نامناسب: در سازمانهایی که اشتراکگذاری، انتقال و انتشار دانش ضمنی تشویق نمیشود و مرد توجه و اعتناء نمی باشد ، دانش ضمنی پنهان میماند
– سکوت سازمانی: مفهومی که فرانسیس میلکن (۱۹۸۷) معرفی کرد؛ کارکنان عمداً از بیان نظرات و تجربیات خود خودداری میکنند سکوت سازمانی حاصل ادراک ، نگرش و تصویر منفی است که علی القاعده فرد یا گروه در مواجهه با سازمان دریافت می کنند . استباط بی عدالتی ، عدم رضایت و سرخوردگی ، مایوس شدن و ناامیدی و مسائلی از این دست موجب می شود که افراد و گروه عالمانه ، آگاهانه و تعمدی سکوت سازمانی را به عنولن یک رفتار ضد بهره وری و یک استراتژی مقابله با سازمان اتخاذ کنند و از تعامل و به اشتراگذاری دانش و تفاهم خوداری کنند .
چالشهای ساختاری
– نبود فرایند مدون: به واسطه عدم تعریف ساختار و فرایند مشخص و همچنین واحد های سازمانی متولی ، مستندسازی تجربیات به صورت سلیقهای و پراکنده و غیر هدفمند صورت می گیرد
– عدم تداوم: فقدان ساختار و فرایند و واحد مسئول توام با عدم تعریف برنامه های کمی و کیفی و تخصیص بودجه و منابع لازم موجب می شود که نه تنها اقدامی در چارچوب برنامه صورت نگیرد بلکه حداقل اقدامات هم با رها شدن پروژه مستندسازی پس از مدت کوتاه بیانجامد
فرصتها
فرصتهای سازمانی
– کاهش هزینههای آموزش: تسریع یادگیری کارکنان جدید از طریق تجربیات مستندشده منتج به مدیریت بر هزینه ها و کاهش هزینه می شود
– حفظ سرمایه فکری: جلوگیری از خروج دانش با بازنشستگی یا جابجایی و خروج نیروها موجب کمک به صیانت و نگهداری دارایی نا مشهود و سرمایه ای به نام سرمایه فکری می شود
– افزایش نوآور*: ترکیب دانش ضمنی افراد مختلف در سطوح متفاوت و با تجارب گوناگون زمینه ساز خلق ایدههای جدید همراه با نوآوری و خلاقیت به عنوان یک مزیت رقابتی می شود
فرصتهای فرهنگی
– تقویت هویت سازمانی: یکی از مولفه های مهم در تقویت هویت سازمانی افزایش حس تعلق و افتخار کارکنان به مجموعه سازمان است و موضوع مستدات سازی و ثبت و ضبط دانش ضمنی راهکاری برای ماندگاری نام کارکنان و افزایش اعتبار و جایگاه آنان و در مقابل مکانیزمی برای احساس تعلق و افتخار کارکنان به مجموعه خواهد شد
– ایجاد فرهنگ یادگیری: حرکت سازمان به سمت سازمان یادگیرنده (پیتر سنگه) امروز یکی از مزیت های رقابتی تصویر سازمان به عنوان یک سازمان یادگیرنده است . اتخاذ استراتژی کمک به رشد و بهبود سرمایه انسانی و زمینه سازی رشد و بالندگی آنان برای امکان اثر بخشی بیشتر از طریق یادگیری و تبدیل شدن سازمان به سازمان یادگیرنده یک فرصت بی بدیل و یک راهکار متمایز برای ایجاد تصویر مثبت سازمان نزد ذینفعان می باشد .
فرصتهای روابط عمومی
– تولید محتوای غنی: رسانههای سازمانی از محتوای واقعی و تجربی بهرهمند میشوند و می توانند با استفاده از دانش ضمنی ، تجارب کاربردی و یافته ها و داشته های شخصی کارکنان اقدام به تولید محتوای غنی و با ارزش برای بهره گیری مشتریان درون و برون سازمانیر، رسانه ها و رقبا و سایر ذینعان ایجاد کنند
– ارتقای برند کارفرمایی: نمایش ارزشگذاری سازمان بر دانش و تجربه کارکنان یکی از راهکارهای موثر برای هویت سازی و ارائه تصویر مثبت سازمان و مدیریت بر شهرت و برند است که نشانگر نوع و انتخاب استراتژی و میزان ارزش گذاری به یک موضوع اساسی در سازمان است
مدل پیشنهادی کاربردی برای روابط عمومی ها جهت بهره گیری از ظرفیت جشنواره انتشارات
جشنواره انتشارات روابط عمومی، بر اساس مدل SECI نوناکا و تاکهوچی، می تواند ظرفیتی موثر برای سکوی برونیسازی دانش ضمنی سازمان و کارکنان توسط روابط عمومس ها باشد.
برای تبدیل دانش از ضمنی به دانش صریح روابط عمومی می تواند در مرحله اجتماعیسازی با فعالیت های نظیر ، میزگردهای تخصصی و گفتوگوهای گروهی، اشتراک تجربیات به صورت شفاهی،
برونیسازی ، نگارش یادداشت، گزارش و مصاحبه ، تبدیل دانش ضمنی به متن
ترکیب، دستهبندی و ویرایش آثار توسط روابط عمومی، محتوای ساختاریافته و قابل انتشار
درونیسازی، مطالعه و بهکارگیری توسط سایر کارکنان، یادگیری سازمانی
زیرساختهای مورد نیاز
– بانک محتوای تجربیات: پایگاه دادهای از مصاحبهها، یادداشتها و گزارشها
– پلتفرم اشتراکگذاری: فضای آنلاین برای ثبت آسان تجربیات
– تقویم محتوایی: برنامهریزی منظم برای انتشار دانش ضمنی در طول سال
شیوههای عملیاتی
– مصاحبههای عمیق: گفتوگوهای نیمهساختاریافته با کارکنان باتجربه
– میزگردهای تخصصی: مرور پروژههای انجامشده توسط تیمهای کاری
– یادداشتهای تجربی: تشویق کارکنان به نگارش تجربیات روزانه
– مستندسازی پروژهها: ثبت حداقل سه درسآموخته پس از هر پروژه
– روایتهای تصویری: کلیپهای کوتاه از توضیحات کارکنان باتجربه
شاخصهای ارزیابی موفقیت
– تعداد آثار دریافتی در هر دوره
– درصد مشارکت کارکنان از بخشهای مختلف
– میزان بازدید و دانلود محتوای منتشرشده
– بازخورد مدیران از کاهش زمان آموزش نیروهای جدید
دانش ضمنی کارکنان یک دارایی نامشهود راهبردی است که با خروج هر نیروی باتجربه، سازمان بخشی از آن را از دست میدهد. روابط عمومیها با بهره گیری از ظرفیت «جشنواره انتشارات» میتوانند فرایندی نظاممند برای برونیسازی این دانش ایجاد کرده و از سکوت سازمانی جلوگیری نمایند. این جشنواره ضمن حفظ سرمایه فکری سازمان، فرهنگ اشتراکگذاری و یادگیری را نهادینه میسازد و به ارتقای برند کارفرمایی نیز کمک
میکند.
لینک فراخوان بیست ویکمین جشنواره ملی انتشارات روابط عمومی: https://kpri.ir/?p=13584