مقدمه
روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه، سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد نظر آن سازمان است، باید پذیرفت که روابط عمومی دانش، فن، هنر و تخصص است که دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از انگیزه بالایی برای خدمتگزاری به مردم و جامعه برخوردار است.
روابط عمومی در اغلب موارد نقش مغز متفکر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می کند که زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه می نماید. روابط عمومی در حقیقت شبکه هوشیار، بانک اطلاعات، و پل ارتباطی سازمان با افکار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید در جهت توسعه خصلتهایی چون قانونمداری، نظم، شجاعت، ابراز عقیده، تحمل شنیدن آرای مخالفان، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت گام بردارد. مهارتهای علمی، احساس مسئولیت اخلاقی، آگاهی از سازمان، آگاهی از جامعه، نوآوری و خلاقیت، آشنایی با علوم اجتماعی و روزنامهنگاری و قدرت نویسندگی، گوش دادن مؤثر و همدلی و ایمان به حقانیت مخاطب از جمله ویژگیهای بارز روابط عمومی است.
تاریخچه روابط عمومی شورا
روابط عمومی شورای اسلامی کاشان برای نخستین بار و بر اساس طرحی کارشناسی در تاریخ 22/10/92 مصوب و پس از طی مراحل اداری و انتخاب مسئول،فعالیت خود را از تاریخ 1/2/93 آغاز کرد.مجموعه پیش روی شما خلاصه ای از عملکرد این واحد می باشد.روابط عمومی شورا برنامه استراژی 4 ساله خود را پیش از آغاز فعالیت ها به ریاست محترم شورا تقدیم نمود.
الف) ارتباط با رسانه ها
ـ فعالیت های خبری و اطلاع رسانی
رسانه ها نقش اطلاع رسانی درجامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملکرد روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد.به علت عدم ارتباط مطلوب بین شورا و رسانه اولین اقدام اساسی و مهم، ساماندهی ارسال اخبار و ارتباط با خبرنگاران و رسانه ها بود. تجربه فعالیت رسانه ای و ارتباطات گسترده در این طیف صنفی روند این تعامل و همکاری را تسهیل نموده و به لطف الهی خبرهای شورای اسلامی شهر کاشان با همراهی خبرنگاران و عزیزان رسانه در کاشان در طول هفته در بهترین خبرگزاری ها و وب سایت های محلی و همچنین نشریات منتشر می گردد.
عمده فعالیت
– سیاستگذاری، برنامه ریزی و کاربرد شیوه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیتها و برنامه ها و مواضع دستگاه به مخاطبان، رسانه ها و جامعه
– ایجاد ارتباط مطلوب با مطبوعات، و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری بهینه از آنها برای اطلاع‌رسانی به مردم.
ـ ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر)
– گردآوری، جمع‌بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانه‌ها و ارائه آن به مدیران ذیربط.
– برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه
– تهیه بریده جراید و بولتن خبری
– تهیه آرشیوی از مطبوعات، نشریات، عکس و فیلم و … جهت بهره برداری مقتضی
– برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی به مردم درباره عملکرد شورا بصورت شفاف با انگیزه تنویر افکار عمومی.
ب) ارتباطات مردمی
دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست. با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ویژه ای در نظر بگیرند.
عمده فعالیت:
– تدوین “تقویم جامع ارتباطات سازمانی” در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیتهای حقیقی و حقوقی، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی وتلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.
– حضور و ارائه گزارش عملکرد ریاست محترم شورا در مجامع عمومی از جمله نمازجمعه، اجتماعات ملی ومذهبی وجشنواره ها و…
ج) همایش / مراسم / نمایشگاه
یکی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردها، برگزاری همایش، مراسم یا نمایشگاه است و مدیر روابط عمومی باید ضمن داشتن تقویم برگزاری اینگونه برنامه ها، با استفاده از تکنیک های برگزاری موارد ذکرشده را ارزیابی نماید.
مراسم مذهبی:
برگزاری مراسم ویژه مذهبی و ایام خاص از جمله ماه مبارک رمضان، عید غدیر خم، ایام محرم
مراسم ملی
نوروز، سوم خرداد فتح خرمشهر و هفته دفاع مقدس، هفته دولت، دهه فجر، مناسبت ویژه
چ ) انتشارات
یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن داشتن هدف از انتشارات، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید .
عمده فعالیت:
– تدوین و انتشار خلاصه عملکرد شورای اسلامی شهر و ارائه به افکار عمومی.
ح) تبلیغات محیطی
فضاسازی محیط اداری همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاح نماید.
عمده فعالیت:
– آذین بندی ساختمان شورا به مناسبت های مختلف
– پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی شورا در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه.
د) سمعی و بصری
تهیه اسناد تصویری از فعالیتها برای قانع نمودن مخاطب و ایجاد اعتماد و اطمینان بسیار مهم است و داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری میباشد.
عمده فعالیت:
– داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری
– نصب و پخش تصاویر به مناسبت های مختلف و بهره برداری از آنها
ذ) پژوهش و افکار سنجی
– انجام پروژه نظرسنجی عملکرد یکمین سال فعالیت شورای اسلامی شهر کاشان (سال اول – دوره چهارم).
ر) شرکت در جلسات رسمی شورا
روابط عمومی بدلیل وظیفه مندی برای ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی باید در مجامع و کمیته ها و جلسات عضو فعال باشد .
عمده فعالیت :
– حضور در جلسات مهم ذیربط سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خطمشی‌ها، برنامه‌ها وروند فعالیتها
– حضوردر کمیسیون های شورا.
– حضور فعال در نشست های تخصصی روابط عمومی .
ـ برنامه ریزی و هماهنگی جلسات
ـ یکی از فعالیت های روابط عمومی، برنامه ریزی و هماهنگی جهت حضور مدعوین به جلسات است.
ه) تشریفات:
یکی دیگر از وظایف مهم روابط عمومی برنامه ریزی وهماهنگی مراسم استقبال و پذیرایی از میهمانان و مقامات میباشد.
ی ) ارتباطات الکترونیکی
ـ سایت شورا
ـ انتشار اخبار شورای اسلامی شهر روی سایت.
ـ تغییرات عمده سایت شامل: طراحی طرح ورودی سایت و طرح نوار بالای سایت شورا انجام شده است که به زودی انجام خواهد شد.
1-پیام کوتاه
ارسال پیام کوتاه از طریق تلفن همراه یکی از پرجاذبه ترین وسیله ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی با استفاده از این ابزار ضمن ارسال پیام های کوتاه می توانند سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.
عمده فعالیت
– تهیه لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده
– تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها
ویژه برنامه روز شوراها
ـ به مناسبت نهم اردیبهشت و روز شوراها روابط عمومی اقدام به برگزاری آئین تجیلیل از این روز نمود. برنامه های روز شوراها:
ـ تهیه و تدوین گزارش عملکرد شورای اسلامی شهر کاشان (شش ماهه اول)
ـ طراحی و چاپ برشور گزارش عملکرد شورا در 5000 نسخه
ـ برگزاری نخستین کنفرانس خبری روز شورا با حضور هئیت رئیسه محترم، شهردار و اصحاب رسانه
ـ برنامه دیدار اعضاء محترم شورا با حضرت آیت ا… نمازی نماینده محترم ولی فقیه و امام جمعه کاشان
ـ هماهنگی با ستاد نماز جمعه و سخنرانی جناب آقای مهندس رسول زاده، نائب رئیس محترم شورا قبل از خطبه های نماز جمعه
ـ ارسال نامه تقدیر و تشکر از سفیر ولایت در پی ایراد بیانات ایشان در خطبه های نماز جمعه در حمایت از شورای شهر و شهرداری
ـ ارسال بروشور عملکرد شش ماهه به همراه نامه رسمی شورا به کلیه ادارت، سازمان ها و نهادهای شهرکاشان
ـ برنامه ریزی جهت سخنرانی اعضاء محترم در مناطق مختلف و مساجد مهم کاشان، راوند، طاهرآباد
ـ ارسال بروشور گزارش عملکرد به کلیه ی مساجد مهم شهر کاشان- راوند- طاهراباد- فین-
خلاصه برنامه های روابط عمومی شورا
ـ طراحی فضای داخلی شورا
ـ نصب تابلوهای گردشگری کاشان
ـ ارائه درخواست طراحی و تهیه 20 تابلو نفیس از آثار تاریخی و مذهبی شهر کاشان
ـ درخواست طراحی و ساخت تابلوهای راهنمای شورا (شامل تابلو سردرب اتاق ها و تابلو راهنمایی اصلی) که در حال ساخت می باشد.
ـ طرح ها و برنامه ها
ـ با توجه به اهمیت کارت ویزیت جهت اعضاء ـ طراحی کارت ویزیت ویژه اعضاء که در مرحله طراحی می باشد.
ـ جمع آوری عکس پرسنلی اعضاء و پیگیری صدور کارت شناسایی اعضاء توسط فرمانداری
ـ هماهنگی و حضور اعضاء محترم در مراسم جشن خوش حسابی
ـ هماهنگی و حضور اعضاء محترم در مجموعه خانه سالمندان گلابچی
ـ هماهنگی و حضور اعضاء محترم در سازمان اتوبوسرانی
ـ همانگی نشست فعالین فرهنگی با مدیرکل استان های وزارت ارشاد اسلامی
ـ همکاری با کمیته فرهنگی کمیسیون فرهنگی شورا
ـ هماهنگی بازدید از باغ گیاه شناسی کاشان
ـ هماهنگی بازدید از باغ گیاه شناسی تهران
ـ بر اساس دستور نائب رئیس محترم شورا، بازدید از مرکز فنی حرفه ای فاز یک ناجی آباد و ارائه گزارشی از وضعیت بهره برداری از مجموعه
ـ نشریات
ـ همکاری با نشریه شهرداری کاشان و ارسال اخبار جهت درج
ـ نگارش طرح انتشار نشریه شورای اسلامی شهرکاشان و طرح در جلسه
ـ فراهم سازی انتشار نخستین نشریه شورا به مناسبت اولین سالگرد شورا در شهریور ماه1393
ـ اشتراک نشریات محلی کاشان ویژه اعضا
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
| ||||
