مقدمه
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– با افزایش نقش مردم در اداره کشورها، توسعه مردمسالاری، افزایش رقابت در عرصه اقتصادی و سیاسی، دولتها، سازمانها و شرکتهای دولتی و خصوصی تلاش دارند، به شیوههای مختلف ارتباط خود را با مردم تسهیل نمایند و در برنامهریزی استراتژیک خود برای جلب آرای مردم، عرضه کالا و خدمات و جذب افکار عمومی به نگرش، خواست، نظر و سلیقههای آنان توجه کنند.
از سوی دیگر، کنکاش در تعاریف متعدد روابط عمومی و تامل در آنها نشان میدهد که غایت هدف فعالیتهای روابط عمومی، برقراری ارتباط دوسویه با مخاطبان و اقناع آنان است. برای اقناع مردم، هر روش به غیر از توجه به نیاز واقعی آنان-روحی و مادی-نتیجه مطلوب نخواهد داشت و اگر توفیقی هم حاصل شود آن توفیق موقتی است و بعد از مدت کوتاهی آثار منفی خود را نشان خواهد داد. بر این اساس ارتباط متقابل با مردم، با طرحریزی واحدی به نام «ارتباطات مردمی» در روابط عمومی امکانپذیر میشود. به شرطی که اصول طرحریزی یک ارتباطات مردمی خوب رعایت گردد. قبل از پرداختن به اشکال عملی برقراری ارتباطات دوسویه با مخاطبان، برخی ضرورتهای این مهم تشریح میگردد:
1- افکار عمومی
در بین پدیدههای روانی جمعی، افکار عمومی گستردهترین و آشکارترین آنها است. این پدیدهی شگرف با پویایی توانمند خود سرنوشت جامعهها را رقم میزند. به موتوری میماند که چرخهای ماشین اجتماعی را به گردش درمیآورد. ماشینی که میسازد، تخریب میکند، تند میرود، آرام میگیرد، سروصدا به راه میاندازد و نیز خاموش میشود. افکار عمومی چیزی جز «صدای مردم» نیست. این صدا همیشه و در همه جا به شیوههای مختلف و در فرصتهای متفاوت در گوشهای کموبیش شنوای حکام زمان طنین افکند و توجه خواسته و ناخواسته، ارادی و غیرارادی آنانی را که مخاطب قرار داده، به خود مشغول داشته است.
اهمیت افکارعمومی در سیاست، اقتصاد، بازاریابی و فروش، زمینهای تحت عنوان «بررسی افکار عمومی» را به وجود آورده است و در طول سالهای اخیر در این زمینه پیشرفتهای بسیار چشمگیری نیز حاصل شده است. به نحوی که پیشگوییها و پیشبینیهای اعجابآوری را ممکن ساخته است. در آستانهی بسیاری از انتخابات غربی نتایج آینده از پیش معلوم و در جامعههای صنعتی بسیاری از حرکات مردمی و واکنشهای طبقاتی و قشرهای قابل پیشبینیاند.
سرآمد تکنیکهایی که در این گونه روششناسی به کار گرفته میشود، همانا «سنجش افکار» است که دیگر جای مطمئن خود را در میان مجموعه تکنیکهای تحقیقی در علوم اجتماعی بازکرده است و کارآیی خود را نه فقط در مطالعه زمینههای افکار سیاسی، بلکه عادات اقتصادی، عقاید مذهبی، رفتارهای فرهنگی و اجتماعی به اثبات رسانده است.
در بین تکنیکهای بررسی افکار عمومی که هر روز ظریفتر هم میشود «واحدهای ارتباطات مردمی» در روابط عمومیها نقش مهمی دارند. به ویژه آن واحدهایی که مردم بدون هیچگونه فشار داخلی و خارجی به آن مراجعه و دیدگاه و نظرات خود را بیان میکنند.
2- مدیریت مشارکتی
یکی از وظایف اصلی روابط عمومی در سازمانها، ایجاد ارتباط، تعامل با افکار عمومی و مشارکت دادن مردم و کارکنان در طرحها و برنامههای سازمان است و در این راستا:
1- مدیران سازمانها با بهره گیری از تمام نیروهای متخصص و کارشناسان خبره در تلاشند تا مشارکت در مدیریت را سرلوحهی کار خویش قرار دهند و با استفاده از نظرات کارکنان پرتلاش و مستعد (درون سازمان) و استعدادهای مستعد جامعه (برون سازمان) راه دستیابی به اهداف را هموارتر ساخته، رسیدن به افقهای روشن موفقیت را سرعتی دوچندان بخشند.
2- همه کارشناسان معتقدند، برای رسیدن به اهداف سازمان باید روشهایی ابداع کرد که همه کارکنان و مردم بتوانند در اجرای برنامههای سازمان نقش داشته باشند.
3- روابط عمومی در هر سازمان وظیفه برقراری ارتباط متقابل با مردم، جمعآوری نظرات و دیدگاهها و خواست آنان، تجزیه و تحلیل، ارزیابی و انتقال آن به مدیریت بالای سازمان را عهدهدار است.
4- واحد ارتباطات مردمی در یک روابط عمومی وظیفه برقراری این ارتباط متقابل را به عهده دارد. منتها روابط عمومی یک مجرای بیروح انتقال اطلاعات نیست، بلکه پل ارتباطی فهیم و پردازشگری است که مدیریت را در راه رسیدن به اهداف سازمان یاری میدهد.
3- پاسخگویی
ماهیت و فلسفه ایجاد روابط عمومی پاسخگویی است. زیرا این واحد اساساً تنویر و روشن کردن اذهان مردم از عملکرد، مسایل و اقدامات سازمان را از وظایف اصلی خود میداند. به این سبب میباید همواره خود را برای پاسخگویی به مردم اماده کند. این امر نیازمند داشتن امکانات نرمافزاری و سختافزاری است.
در بعد نرمافزاری، روابط عمومیها نیازمند کارشناسان متخصص برقراری سیستم دقیق ارزشیابی نگرشها و نظرات مردم و توجه دقیق به مسایل، مشکلات و خواست آنان هستند که این وظایف باید در یک واحد مجزا تحت عنوان «واحد ارتباطات مردمی» تعبیه شود. این واحد ضمن پاسخگویی آنی و فوری به سؤالات مردم، به جای این که دائماً از طرف آنان برای مردم پیام داده و اطلاع رسانی کند، باید سعی کند نگرشها و دیدگاههای مردم نسبت به سازمان را تفسیر کرده و آن را در اختیار مدیریت سازمان قرار دهد و از مدیریت بخواهد، برنامههای خود را بر همان اساس طرحریزی و اجرا کند.
4- رقابت
رقابت در عرصه سیاسی و اقتصادی، نقش مردم در فرآیند تصمیمگیری را جدیتر از هر زمان دیگر مطرح کرده است. بازاریابان و تبلیغاتگران حرفهای در بخش تجاری سعی میکنند، برنامههای خود را بر مبنای نگرش مشتریان تنظیم کنند. آنان نیک میدانند، در عرصه رقابت کسی موفق است که بیش از دیگران به مردم نزدیک باشد. همینطور تبلیغات سیاسی نیز در زیر سیطره جامعهشناسان، روانشناسان و ارتباط شناسانی قرار گرفته است که به نقش مردم در تنظیم برنامههای خود به خوبی آگاه هستند.
این امر نیازمند ارتباط مستمر و مداوم و برنامهریزیشده با رهبران فکری، استفاده هدفمند و کارشناسانه از رسانهها، اولویت دادن به ارتباطات مردمی و … است و این آخری بیواسطهترین نوع ارتباط بین مردم و گروههای مختلف سیاسی و اقتصادی برقرار میسازد.
5- نگاهی کوتاه به گذشته
درست است که عبارت افکار عمومی و به تبع توجه به آن در قرن هیجدهم پدید آمد، اما خود پدیده بسیار زودتر از این تاریخ به ثبت رسیده بود. فلاسفه یونان قدیم، افلاطون و ارسطو، در افکار عمومی، که هنوز به این عنوان رواج نگرفته بود، مکانیسمی را میدیدند که مشروعیت در آن تضمین میشد.
هنگامی که سیسرون (Ciceron)، سیاستمدار رومی، که به سال 51 قبل از میلاد مسیح در سیسیل اقامت داشت، از دوست خود کائلیوس (Caelius) خواست که وی را در جریان آن چه در شهر میگذرد، قرار دهد. کائلیوس چنین پاسخ داد:
«اگر امر مهمی از نوع سیاسی پیش آید، من شما را در جریان ریشه آن، نظر کلی مردم درباره ان و افق تحول آینده قرار خواهم داد».
ظهور عصر جدید در ایتالیا، موجب پیدایش گروهی از نویسندگان و خبرنگارانی شد که شاهزادگان برای تقویت پایههای دولتهای ملی خود و تشریح ماکیاول به سیاستمداران عصر خود توصیه میکرد، افکار عمومی را جدی بگیرید.
اختراع چاپ در قرن پانزدهم و پیدایش پروتستانها در قرن شانزدهم، دو رویدادی بودند که تعداد اشخاصی را که میتوانستند به نظر مردم در مورد رخدادهای مهم زمان خود شکل دهند، افزایش چشمگیری دادند.
در قرن هفدهم، کوششهای پیگیرانهتری برای ایجاد افکار در مردم و تاثیرگذاری بر آنها در طول جنگهای سیساله (1618-1648) صورت میگرفت.
ابداع مفهوم افکار عمومی را به ژ.ژ.روسو نسبت میدهند. افکار عمومی با گذر از مرزهای بورژوازی و با درگیری تودههای شهری در جریان انقلاب فرانسه شکل گرفت و آرام آرام در قرن نوزدهم اقتدار یافت.
از زمانی که بحث افکار عمومی مطرح شد تا زمانی که به اقتدار رسید، فکر تسلط بر افکار عمومی از طریق شناخت آن مطرح شد. لیکن در قرن بیستم، تسلط بر افکار عمومی بر همزیستی مسالمتآمیز یا کنار آمدن با افکار عمومی تغییر یافت و هر روز شیوههای نوین بررسی، تجزیه و تحلیل و شناخت ان ابداع به کار گرفته شد:
در آتن-قرن پنجم و چهارم قبل از میلاد، Agora (آگورا) جای مصاف افکار عمومی بوده است که مردم در هر هنگام که میخواستند در آن گرد میآمدند و حرف خود را میزدند و این سلطه مردمسالاری مستقیم بود. در یونان قدیم، شهروندان رای خود را بر یک صدف مینوشتند و به این ترتیب برای مدت 10 سال کسی را که از قدرت یا بلند پروازی او بیمناک بودند، در صدف قرار میدادند و به اصطلاح منزوی میساختند و از صحنه سیاسی خارج میکردند.
با رواج مطبوعات، مردم دیدگاهها و نگرشهای خود از طریق این رسانه به مسئولان منعکس میکردند.
اما موسسات افکارسنجی که یکی بعد از دیگری در غرب به وجود آمد، روند شناخت افکار عمومی و تحلیل دیدگاههای مردم را سرعت بخشید. هرچند زمینه فعالیتهای اولیه موسسات افکارسنجی سیاسی بود، لیکن آرام آرام مسائل دیگر از جمله اقتصاد نیز درصدر کارهای موسسات افکارسنجی قرار گرفت.
در نیمه دوم قرن بیستم بسیاری از شرکتهای خصوصی در غرب این نقش را خود به عهده گرفتند به نحوی که در حال حاضر همه موسسات اعم از خصوصی و دولتی واحدی به نام ارتباطات مردمی یا نامهای مشابه را ایجاد کردهاند.
اهداف واحد ارتباطات مردمی
مهمترین اهداف این واحد را میتوان به شرح زیر خاطرنشان ساخت:
1- برقراری ارتباط مستمر بین مدیران سازمان با مردم و کارکنان.
2- رفع فوری بعضی از مشکلات کارکنان.
3- آگاه سازی مردم از قوانین و مقررات.
4- اطلاعیابی از چهره سازمان نزد افکار عموم.
5- تکمیل فرآیند اطلاعرسانی به مردم از طریق مجرایی که میتواند قابل اعتمادتر برای مخاطبان بدبین باشد.
6- ایجاد ارتباط دوسویه با مردم و کارکنان.
7- ایجاد مجرای مناسب برای آشنایی با دیدگاهها، پیشنهادها و مشکلات مردم و کارکنان.
8- اثبات علاقهمندی مسئولان به پاسخگویی.
9- جلوگیری از بروز پارهای شایعات.
10- ارتقاء کیفیت و افزایش بهرهوری.
سازمان واحد ارتباطات مردمی
امروز ایجاد واحد ارتباطات مردمی در روابط عمومی ضرورت تام دارد. از این رو همه روابط عمومیها باید این واحد را به چارت سازمانی خود اضافه کنند. توصیه میشود چنانچه در یک روابط عمومی بزرگ این واحد ایجاد میشود در واحدهای زیرمجموعه اداره مطالعات و تحقیقات اجتماعی قرار گیرد تا همزمان و به روز اطلاعات به دست آمده تجزیه و تحلیل شود. لیکن چنانچه در روابط عمومی کوچک واحد مذکور ایجاد میشود، یک واحد مستقل زیر نظر مدیریت جایگاه مناسبی برای آن خواهد بود.
تعداد پرسنل این واحد با توجه به حوزه فعالیت سازمان مشخص میشود
واحد ارتباط مردمی ایدهآل، باید بتواند اشکال مختلف ارتباط را دربرگیرد و اهداف موردنظر را جامه تحقق بپوشاند.
اشکال ارتباط مردمی
مهمترین اشکال ارتباطات مردمی که روابط عمومی هر سازمان باید آنها را در برنامهریزی عملی خود منظور کند در دو شکل درون سازمانی و برون سازمانی به شرح زیر است:
الف- اشکال ارتباطات مردمی برون سازمانی
1- ارتباطات تلفنی
یکی از شیوههای موثر و مفید ارتباطات مردمی، «ارتباطات تلفنی» است. این شیوه به مخاطب امکان میدهد تا هر زمان که لازم دید از طریق تلفن، دیدگاهها یا مسائل خود را مطرح سازد. روابط عمومی علاوه بر پاسخ انی به سؤالات مردم، بعد از دریافت پیامها باید ضمن پیگیری مسائل مطروحه به پردازش اطلاعات اهمیت دهد. در این شیوه روابط عمومی با استقرار چند خط تلفن و چند کارمند مسلط و مطلع به مسائل سازمان یا موسسه به سؤالات مخاطبان پاسخ میدهد و در همان زمان بلکه پیامها ثبت میشود.
روابط عمومی برای بهرهبرداری بهتر از این واحد باید تا حد ممکن در جهت معرفی آن کوشش کند. علاوه براین با طراحی فرمهای مختلف تماسهای مردمی را تجزیه و تحلیل و ارزیابی نماید.
بر اساس یک مدل موفق ارتباطات مردمی طراحی فرمهای زیر ضروری است:
1- گزارش روزانه
در این فرم شاخصهای کلی و شاخصهای جزئی که معمولاً با توجه به مسائل هر موسسه یا سازمان طرح میشود قرار میگیرد و پاسخگویان واحد ارتباطات مردمی، فراوانی و درصد پیامها را روبروی ریز شاخصهای مینویسند.
2- گزارش هفتگی
فراوانی و درصد پیامها در طول یک هفته در این فرم به صورت تجمعی نوشته میشود و با جدول و نمودار، ترجیحاً مقایسهای برای مسئولان تهیه و ارسال میگردد.
3. فرم پیشنهاد یا نظریه:
پیامهایی که به صورت پیشنهاد، نظریه، انتقاد و … مطرح میشود در این فرم نوشته میشود و برای مسئولین ارسال میگردد.
پیامهایی که در این فرم نوشته شود، به طور روزانه به مسئولین مربوط ارجاع و بعد از کسب پاسخ، به صورت تلفنی یا کتبی به تماس گیرنده اطلاع داده میشود.
4. تحلیل ماهانه
برای حداکثر بهرهوری از تماسهای تلفنی مردم، توجه به خواست و نظر مخاطب، رفع تنگناها و اشکالات موجود و تقویت ارتباطات دوسویه؛ روابط عمومی هر سازمان باید با استفاده از فنون مقایسه و نمودار، آنها را به دیدگاههای روشن و رهگشا تبدیل سازد و با استفاده از نظرهای هستههای مشورتی خود، رهنمودهای لازم را به گزارش تحلیلی اضافه کند و آن را در اختیار مدیریت قرار دهد. این شیوه در عمل، روابط عمومی را در برنامهریزیهای سازمانی دخیل کرده و در تقویت جایگاه روابط عمومی نقش مثبتی ایفا میکند.
روابط عمومی کارآ در یک سازمان به همین جا بسنده نمیکند، بلکه با پیگیری طرحها و برنامههای پیشنهادی که خواست و نظر مردم یا مخاطبان است، کار خود را کامل میکند. ارزیابی مجدد طرحهای اجرا شده روند مردمگرایی در یک سازمان را کامل مینماید.
در ارتباطات تلفن، همواره مردم با روابط عمومی تماس میگیرند، اما روابط عمومی هم میتواند در مواردی بر حسب ضرورت با برخی مخاطبان تماس بگیرد یا حداقل وقتی آنان تماس میگیرند، پوششهای موردنظر سازمان را با آنان مطرح سازند و با تحلیل محتوای پاسخهای داده شده تصمیم مناسب اتخاذ شود.
جایگاه سیستمهای مکانیزه تلفنی
تجربه نشان داده است، ایجاد واحد ارتباطات مردمی به صورت صددرصد مکانیزه، روابط عمومی را از اهداف خود که همانا برقراری ارتباطات دوسویه با مردم و مخاطبان است، دور میکند. لذا پیشنهاد میشود روابط عمومیها، واحدهای ارتباطات مردمی خود را به صورت ترکیبی ایجاد کنند، به این معنا که مسائل عمومی، تکرای و عادی را از طریق سیستم مکانیزه پاسخ دهند و همزمان امکان دسترسی به اپراتور را برای تماس گیرنده فراهم سازند. این شیوه علاوه بر این که نقص سیستم مکانیزه را میپوشاند. روشی است که در آن، در ساعات غیراداری هم مخاطبان میتوانند پاسخ سؤالات خود را از طریق سیستم مکانیزه دریافت کنند. قراردادن صندوق پیشنهادها و انتقادات، پاسخگویی به موقع به سؤالات ضبط شده در صندوق مذکور، روند پاسخگویی یک سازمان از طریق تلفن را تکمیل میکند.
2-ارتباطات مردمی مکاتبهای
یکی از شیوههای قدیمی و پایدار ارتباطات مردمی به ویژه در بعد برونسازمانی دریافت نامههای مردم و پاسخگوی دقیق و صحیح به آنها است. اصولاً در این شیوه روابط عمومی در مرحله ابتدایی-ارسال نامه-نقش جندانی ندارد، بلکه کار اصلی روابط عمومی بعد از رسیدن نامه به سازمان آغاز میشود. در این مورد روابط عمومیها باید در دورههای زمانی معین، نامهها را افزون بر ارسال پاسخ برای هر یک از آنها، تحلیل محتوی کرده و طبق رویه یاد شده در بخش ارتباطات تلفنی به مسئولین سازمان منعکس نماید.
تحلیل محتوای نامههای رسیده از جنبههای گوناگون برای تصمیمگیران و مدیران سازمان با اهمیت است. سن، جنس، محتوا، مکان، زمان، پیشنهاد، انتقاد، گیرنده و … همه از مقولههایی است که در یک نامه میتوان تجزیه و تحلیل کرد و براساس نتایج به دست آمده تصمیم مناسب اتخاذ کرد.
3- برگزاری جلسات مشورتی با مشتریان بزرگ
امروزه بسیاری از سازمانها با مشتریان بزرگ خود جلسات مشورتی برگزار و نظر آنان را در خصوص کیفیت کالا و خدمات جویا میشوند. علاوه بر این مدیریت سازمان هم میتواند به میان مشتریان بزرگ خود برود و با آنان به گفتوگو بپردازد. اتحادیه جهانی پست در سال 1994 میلادی به کلیه اعضای خود در سراسر جهان توصیه کرده است، برای بالابردن کیفیت خدمات در سال چند بار با مشتریان بزرگ خود جلسات مشورتی داشته باشند و ضمن آگاهی از نظرات آنان، در تصمیمگیری و ارائه خدمات، آنان را سهیم کند. برای مثال شرکت پست، هر چند از یک منظر به همه مردم خدمت ارائه میکند، لیکن برای سازمانهایی مثل سازمان تامین اجتماعی، حج و زیارت، دانشگاه آزاد اسلامی و وزارت آموزش، تحقیقات و فنآوری که مشتریان بزرگ این دستگاه هستند، باید برنامههای ارتباطات مردمی ویژهای را طراحی کند.
اصولاً در این گونه نشستها، نظرات مکتوب و شفاهی هر یک از سازمانها، جمعآوری، دستهبندی و در برنامههای سازمان اعمال میشود.
سایر سازمانها و شرکتهای خدماتی و تولیدی نیز میتوانند و باید اینگونه برنامهها را به اجرا درآورند. بدون شک اکثر سازمانها در کنار مشتریان عادی و معمولی خود، مشتریان بزرگی دارند، که بهرهگیری از خواست، نظر و دیدگاههای آنان میتواند، سازمان را سریعتر به اهداف خود برساند. یک توصیه به مسئولان روابط عمومی در این زمینه، منظور کردن مناسبتها در برنامههای تشکیل جلسات مشورتی است. به عنوان مثال شرکت پست میتواند در روز جهانی پست، ایران خودرو در روز صنعت، سازمان تامین اجتماعی در روز بازنشسته و … چنین جلساتی را با مخاطبان خود برگزار نماید.
برگزاری جلسه با گروههای مختلف مردم، مخاطبان خاص یا گروههای داوطلب نیز در این زمینه موثر است. حضور مدیران در بین مخاطبان خاص از دیگر شیوههای ارتباطات مردمی برونسازمانی است که حتی از برخی شیوههای دیگر به دلیل پسفرست آنی آن موثرتر نیز هست.
4- ارتباطات مردمی از طریق اینترنت:
این شکل از ارتباطات مردمی، شیوه جدیدی است که در سالهای اخیر مرسوم شده است. به این ترتیب که هر یک از سازمانها و موسسات، با قراردادن فرم نظرسنجی در صفحه اصلی سایت خود، دائماً نظرات مخاطبان خود را ارزیابی میکند.
ارتباطات مردمی از طریق اینترنت یکی از سادهترین روشهای شناخت افکار عمومی است که مخاطبان در هر زمان و در هر مکان میتواند، دیدگاه خود را به سازمان منعکس نماید.
ب- اشکال ارتباطات مردمی درون سازمانی
یکی از مباحث مهم سازمانهای دولتی در سالهای اخیر، موضوع افزایش بهرهوری و کارآیی کارکنان در سازمانها است. هرجا بحث از بهرهوری میشود، پایین بودن ساعت کار مفید در ادارات دولتی مثال معمولی همه کارشناسان و مخاطبان عادی است. ساعت کار مفید در ایران 45 دقیقه است. به اداره میروم تا استراحت کنم. مصرف آب و برق و تلفن بالا است. اضافهکار می ایستم تا خسته نشوم و … جملاتی است که هر روز از زبان خود کارمندان نیز شنیده میشود.
در تحلیل چنین وضعیتی، شکاف ارتباطی بین کارکنان و مدیران دستگاههای دولتی یکی از علل اصلی مطرح شده است. واحد ارتباطات مردمی پویا و کارآمد در روابط عمومی میتواند تا حدودی این نقیصه را برطرف کند. برخی از اشکال ان عبارت است از:
1. دریافت پیشنهادهای کارکنان
شیوه موردنظر در این جا کاربرد «نظان پیشنهادهای کارکنان» است. در این نظام هدف، بهرهمندی سازمان از پیشنهادهای کارکنان و به عبارتی مشارکت کارکنان در اهداف سازمان است. در این روش باید براساس روشی نظامیافته همه پیشنهادهای رسیده بررسی و به آنهایی که پذیرفته میشود، براساس درجه اهمیت، پاداش اعطا کرد.
برای سازماندهی پیشنهادهای کارکنان، راهاندازی کمیتههای مرکزی و اجرایی ضروری است. بدین ترتیب که در هر واحد سازمانی، کمیتهای با عنوان کمیته مشارکت، یا کمیته دریافت پیشنهادها تشکیل میشود. کمیته مرکزی با عضویت روابط عمومی طرحها و پیشنهادهای رسیده از کمیتههای فرعی را بررسی و متناسب با نوع پیشنهاد، از پیشنهاد دهندگان قدردانی میشود. در این مورد پیگیری اجرای پیشنهاد پذیرفته شده ضروری است. لذا لازم است، ابتدا پیشنهاد در کمیته فرعی تایید، آن گاه به گروه کارشناسی ارجاع و در نهایت بعد از تایید کمیته مرکزی به بالاترین مقام دستگاه منعکس و با امضای او قابلیت اجرایی پیدا میکند.
افزایش بهرهوری کارکنان مهمترین ثمرهی این نظام توسط سازمانها است و ضرورت دارد دبیرخانه نظام پیشنهادها در روابط عمومی مستقر باشد. روابط عمومی میتواند در پایان هر سال، کتاب پیشنهادهای کارکنان را منتشر سازد و با برگزاری مراسمی به چند تن از ارائه دهندگان پیشنهادهای مهم و موثر با حضور خانوادههای آنان، هدایای ویژهای تقدیم کند. آموزش کارکنان و ترغیب آنان به دادن پیشنهاد و مشارکت در امور سازمان یکی دیگر از وظایف کمیتههای مشارکت است.
2. برگزاری جلسات پرسش و پاسخ بین کارکنان و مدیریت
برگزاری جلسات منظم و هدفدار بین کارکنان و مدیریت یکی از اشکال موثر ارتباطات مردمی درونسازمانی است. این شیوه معمولاً به دو شکل تحقق مییابد. در شکل اول روابط عمومی سازمان یک روز در هفته را به ملاقات خصوصی کارکنان با مدیریت اختصاص میدهد و هر یک از کارکنان به طور انفرادی با رئیس سازمان ملاقات کرده، دیدگاه ها، پیشنهادها و خواست خود را مطرح میسازند. مدیریت نیز حسب مورد با پاسخ فوری یا ارجاع آن به دیگر مدیران سازمان، یکی از اشکال ارتباطات مردمی موثر را عملی میسازد.
در شکل دوم، هر ماه یک نشست عمومی در حضور کارکنان و مدیریت برگزار میشود. در این شیوه ابتدا کلیاتی توسط روابط عمومی راجع به اهداف نشست بیان میشود، آنگاه مدیریت گزارشی از اهم فعالیتهای سازمان ارائه میکند و در بخش سوم، کارکنان پرسشهای خود را به طور کتبی یا شفاهی طرح میکند تا مسئولان سازمان، پاسخهای لازم را ارائه کنند.
روابط عمومی سازمان نیز در این جلسه میتواند با تهیه فرم نظرسنجی، دیدگاه کارکنان نسبت به سازمان را ارزیابی میکند.
افزون بر عمدهترین شیوههای ارتباطات مردمی درونسازمانی که در بالا به آن اشاره شد. حضور مدیران در بین کارکنان در حین کار و صرف غذا بدون اطلاع قبلی، دیدارهای موردی به مناسبتها مثل عید نوروز، روز خاص و مناسبتهای دیگر -مثل روز جهانی مخابرات- برگزاری جلسات آزاد بین مدیران و کارکنان با مدیریت کارکنان نه روابط عمومی … به عنوان شیوههای موثر در تقویت ارتباط بین مدیریت و کارکنان باید مورد توجه قرار گیرد.
منبع: کتاب سال انجمن متخصصان روابط عمومی
|
نظر بدهید