شرکت پست جمهوری اسلامی ایران از بهمن ماه سال 89 اقدام به تدوین و استقرار برنامه استراتژیک بر مبنای کارت امتیازی متوازن (BSC) در اجرا و ارزیابی دقیق شاخص ها ی عملیاتی خود نمود.
این روش یک الگوی موفق بین المللی است که چهار وجه، مالی، مشتریان، فرآیندهای داخلی و رشد و یادگیری را همزمان در بر می‌گیرد.
به منظور دستیابی به اهداف پیش بینی شده در این برنامه، شاخص های تخصصی در بخش های مختلف مربوط به فعالیت های پستی کشور جهت ارزیابی اقدام های در دست اجرا تدوین شد.
روابط عمومی شرکت پست درراستای اجرای برنامه استراتژیک پروژه هایی را در زمینه اطلاع رسانی و پاسخگویی مناسب به مشتریان و سنجش میزان رضایتمندی کارکنان در دست اجرا دارد.
گزیده ای از نقطه نظرات محمد حسن ترابی مدیر کل روابط عمومی شرکت پست جمهوری اسلامی ایران را درخصوص نقش وجایگاه برنامه ریزی در فعالیت های روابط عمومی در ذیل می خوانیم:

* به اعتقاد بسیاری از متخصصان ارتباطات برنامه ریزی رکن اصلی دردستیابی به روابط عمومی سرآمد است داشتن برنامه مدون جهت رسیدن به هدف تا چه اندازه برای روابط عمومی شرکت پست الزام آور است؟
با توجه به شعار محوری سال جاری در سطح شرکت پست مبنی بر برنامه محوری وارتقاء شاخص کیفیت در سطح شبکه ، بی تردید برنامه محوری از جمله مهمترین اولویت های کاری درروابط عمومی شرکت است.
همان طور که می دانید جایگاه و نقش یک روابط عمومی سرآمد در توسعه هر سازمان با اهداف و شرح وظایف خاص آن سازمان مقوله ای است اساسی که همواره مورد توجه متخصصان ارتباطات قرارداشته است.
به طور کلی توانایی روابط عمومی ها در فرایند اطلاع رسانی و برقراری ارتباط با افکار عمومی چه درداخل و چه درخارج از سازمان از آن جهت موثر خواهد بود که همسو سازی ارزش ها و هدفهای سازمان و مخاطبین را به خوبی محقق می سازد.
درواقع روابط عمومی توانمند در درجه اول برای کارکنان و مشتریان سازمان خود برنامه ریزی می کند. اهداف سازمان را با نیازهای آنها همسو کرده و با تکیه بر دانش و توانایی در اقناع و مشارکت پذیری ، مسیر توسعه سازمان را هموار می نماید .

بدون شک سازمان ها بخش وسیعی از جامعه را شکل می دهند . بنابراین سازمان های توسعه یافته و منسجم ، بنیاد اصلی جامعه توسعه یافته خواهند بود. روابط عمومی امروز باید بتواند در جهت دهی افکار عمومی و سازمان در مسیر تحول و توسعه ، نقش کلیدی ایفا نماید .
بکارگیری ابزارهای نوین ارتباطی،در جهت برقراری ارتباط پویا تر با مخاطبان ، یکی از راه های ممکن در جهت نیل به این هدف خواهد بود .
روابط عمومی ها در عصر فناوری اطلاعات باید بتوانند از تمام امکانات فراهم شده در این ساختار در جهت توسعه فعالیت سازمان خود بهره مند شوند.امروزه صرف داشتن یک سایت نیاز سازمان را برطرف نخواهد کرد. بلکه مدیریت و بروز رسانی و خدمات گسترده الکترونیک مورد توجه بیشتری قرارگرفته است .

* به نظر شما مهمترین هدفی را که شاخص برنامه ریزی در روابط عمومی ها دنبال می کند چیست؟
فی الواقع هدف برنامه ریزی ،فراهم کردن زمینه وقوع چیزی یا ممانعت از آن است.به عبارت دیگر استفاده از وضعیتی یا چاره جویی برای آن است. روابط عمومی ها عمدتاً باید سعی در ایجاد دیدگاه،نقطه نظر یا رویدادی کنند تا جلوگیری از آن. به دیگر سخن روابط عمومی سعی در استفاده از فرصت ها دارد تاچاره جویی برای یک وضعیت نامطلوب. به هر حال ،وضعیت ها و موقعیت های زیادی نیز وجود دارد که اقدامات درمانی و اصلاحی روابط عمومی رامی طلبد، زیرا اقدامات پیشگیرانه قبلاً صورت نگرفته است.
برای آن که فرآیند برنامه ریزی اثر بخشی لازم را داشته باشد می بایست در وهله اول یک نگاه کاوشگرانه نسبت به گذشته داشته باشیم. اساساً هیچ سازمان ، مشکل یا فرصتی بدون سابقه وجود ندارد .درک و شناخت این سابقه اولین قدم است . مرحله دوم توجه به این نکته است که کجا در مورد دیدگاه افکار عمومی نسبت به سازمان بی توجهی شده است.آیا در تفاهم بین سازمان و مخاطبان گسستگی ایجاد شده است؟ مرحله بعد نگاه به درون است هر سازمان ویژگی و شخصیتی دارد .ویژگی سازمان را می توان از طریق بررسی خط مشی و عملیات روزانه آن مشخص کرد و شخصیت سازمان در سبک مدیریت آن نهفته است. و بالاخره نگاه به آینده و اینکه آیا ماموریت سازمان قابل دسترسی است ؟ آیا برنامه ریزی روابط عمومی متناسب با ماموریت سازمان است؟

* نخستین گام درتدوین برنامه روابط عمومی چیست؟
روابط عمومی حتماً باید با یک « برنامه عمل» مدرن راه خود را به سمت اهداف معین پیش گیرد و حتی برای امور پیش بینی نشده، و برای بحران های اجتماعی بالقوه، فکر و برنامه قبلی داشته باشد.
برای انجام برنامه ریزی در روابط عمومی، باید از یک طرف عناصر اصلی حوزه کار روابط عمومی را مشخص کرد و از طرف دیگر اهداف سازمان و انواع مخاطبان سازمان را در نظر گرفت و سپس با توجه به ویژگی های هر یک از اقشار خاص مخاطبان ضمن لحاظ کردن اهداف سازمان در قالب ها و مجراهای مناسب، القای فکر کرد و به عبارتی، پیامی را تدوین و ارائه کرد.
بایستی توجه داشت که به طور کلی هر گونه برنامه ریزی ارتباطی از جمله برنامه ریزی روابط عمومی را فقط می توان در چارچوب سیاست های ارتباطی انجام دادو لذا، یکی از عوامل توفیق هر برنامه ای، اصولاً تبیین ساخت های حاکم بر نظام های اجرایی روابط عمومی است. برای مثال ، قبل از مرحله تدوین برنامه عمل روابط عمومی، باید سیاست های ارتباطی روشن و تبیین شود و اگر قرار است مثلاً توجه به یک بخش، از اولویت سیاست های ارتباطی باشد، بدیهی است که برنامه باید برای آن، راه کار و توجه ویژه ای را به دست دهد. پس برنامه ریزی در روابط عمومی ، یک رکن بوده و راز و رمز موفقیت آن است و بدون برنامه ریزی، عملکرد آن نمی تواند قرین توفیق باشد.
یادآوری یک نکته نیز ضروری است که در روابط عمومی برای آن بخش از امور احتمالی که نتوان آنها را در برنامه عمل گنجاند، پیش‌بینی یک «ستاد بحران» همراه با اختصاص بودجه ویژه و تعیین نیروهای مورد نیاز برای آن ضرورت دارد. به این ترتیب روابط عمومی هیچ وقت دچار «روزمره‌گی» نخواهد شد و در وضعیت لازم برای اقدامات ویژه، امکان واکنش سریع را خواهد داشت.
یک روابط عمومی باید دارای تقویم مصاحبه، تقویم ملاقات مردمی، تقویم مناسبت‌ها و مراسم و تقویم نمایشگاه ها بوده و هریک از نیروهای آن دارای شرح وظایف مشخص باشند. توجه به آموزش نیروها برای پذیرش امور معین در «برنامه عمل روابط عمومی» یک ضرورت است. همچنین تقویت انگیزه معنوی و مادی نیروهای روابط عمومی به لحاظ اهمیت آن در پیشبرد برنامه‌ها لازم است.

* مهمترین موضوعی که باید در تدوین برنامه عمل روابط عمومی در نظر گرفت چیست؟
یکی از نکات مهم در زمان تدوین برنامه عمل برای روابط عمومی، تبیین دقیق منطق برنامه است. منطق برنامه شامل نگرش عمومی و کلی به سازمان، مخاطبان و هدف برنامه است. در منطق برنامه (که در واقع مقدمه برنامه است). می‌‌توان گذری بر مسائل عمومی روابط عمومی داشت.
پس از مقدمه، باید اهداف روابط عمومی را فهرست‌وار بیان کرد. آنگاه باید شیوه‌های دستیابی به اهداف را برشمرد. در این بخش باید با مشخص کردن اینکه چگونه باید به اهداف دست یافت. شیوه‌های انجام هماهنگی در برنامه روشن می‌شود برای مثال، اگر یکی از اهداف روابط عمومی، اعلام عملکرد سازمان به مردم باشد. این کار را می‌توان از طریق مطبوعات، رادیو وتلویزیون، سخنرانی، بروشور و طرق مختلف انجام داد.
در مرحله بعد باید هریک از اقدامات به تفکیک تشریح و در جداول جداگانه جزئیات و ریز ارقام بودجه قید ‌شود. در پایان هم می‌توان در ضمایم جداگانه‌ای مدارک، اطلاعات و سایر چیزهایی را که می‌تواند در تقویت مبانی و راه های اجرای برنامه مؤثر باشد، گنجاند.
متأسفانه در حال حاضر، شاید به تعداد انگشتان یک دست هم نتواند روابط عمومی دستگاه هایی را نام برد که دارای برنامه عمل مدون و اصولی باشند. بلکه در وهله نخست، به فهرست کردن چند کار مشخص همراه با بودجه تخمینی بسنده می‌کنند. دوم اینکه در مرحله اجرا، آنچه اجرا می‌شود، با آنچه از قبل تهیه شده است، زمین تا آسمان فاصله دارد. به طور کلی باید توجه داشت که در اجرای برنامه، حرکت در محدوده برنامه و مدیریت هزینه کرد براساس مندرجات برنامه، یک ضرورت است.

* با نگاهی به چشم انداز ایران 1404 وظیفه روابط عمومی ها را در دستیابی به اهداف این مدل توسعه ای چگونه ارزیابی می کنید؟
مسلماً این عزمی راسخ می طلبد تا سنت ها را کنار گذاشته و همگام با تحولات روز ، متحول شده و اساس و بنیان برنامه های روابط عمومی را بر مبنای توسعه پایدار برنامه ریزی نمائیم . افزایش سطح دانش و معلومات متصدیان روابط عمومی نیز باید در برنامه های اصلی دولت در حال توسعه باشد .
چشم انداز ایران 1404 گویای این نکته است که فرصت زیادی برای رسیدن به توسعه مطلوب نمانده است . روابط عمومی یک گام و یک عزم ملی است، برای رسیدن سریعتر به برنامه های توسعه کشور؛ از این رو امیدواریم که  برنامه ریزان کلان کشور همانطور که روزی را با نام روابط عمومی درتقویم ثبت نمودند در مرحله عمل نیز ، اهمیت و کارکردهای ضروری و اصولی روابط عمومی را نیز در نظر گرفته و با جدیت به مسئله رشد روابط عمومی در کشور نظر داشته باشند.

مهمترین تحولات روابط عمومی در شرکت پست در زمان مدیریت جنابعالی چیست؟
با توجه به انتخاب شعار سال جاری در سطح شرکت پست مبنی بر برنامه محوری وارتقاء شاخص کیفیت در سطح شبکه ، بی تردید برنامه محوری از جمله مهمترین تحولاتی بود که در فرایند های کاری درروابط عمومی شرکت رخ داد. این برنامه محوری از طریق تدوین و ابلاغ برنامه راهبردی روابط عمومی شرکت پست بر مبنای ارزیابی BSC می باشد.
از دیگر تحولات می توان به توسعه و گسترش اطلاع رسانی و برقراری ارتباط با افکار عمومی چه درداخل و چه درخارج از شبکه اشاره کرد که این امر در راستای همسو سازی ارزش ها و هدفهای مجموعه و مشتریان صورت گرفته است.
بکارگیری ابزارهای نوین ارتباطی،در جهت برقراری ارتباط پویا تر با مخاطبان ، یکی دیگر ازاقدامات اخیر در جهت نیل به اهداف مورد نظر بود.
بی تردید روابط عمومی ها در عصر فناوری اطلاعات باید بتوانند از تمام امکانات فراهم شده در این ساختار در جهت توسعه فعالیت سازمان خود بهره مند شوند. امروزه صرف داشتن یک سایت نیاز سازمان را برطرف نخواهد کرد. بلکه مدیریت و بروز رسانی و خدمات گسترده الکترونیک مورد توجه بیشتری قرارگرفته است .
از جمله دستاوردهایی که از ابتدای سال با تدوین برنامه استراتژیک روابط عمومی شاهد آن بوده ایم می توان به برخی موارد درون و برون سازمانی از قبیل: دریافت تقدیرنامه های متعدد از سوی رییس هیئت مدیره و مدیر عامل شرکت و در بعد برون سازمانی نیز دریافت تندیس و لوح تقدیر از هشتمین سمپوزیوم بین المللی روابط عمومی و دومین کنگره کارگزاران مسلمان روابط عمومی اشاره کرد.

وضعیت ساختار تشکیلاتی و منابع انسانی روابط عمومی آن شرکت را توضیح دهید.
دفتر روابط عمومی شرکت پست پل ارتباطی این شرکت با جامعه به حساب می آید و عموم فعالیتهایی که در حوزه ارتباطات و روابط عمومی متصور است توسط این دفتر انجام می شود . ساختار تشکیلاتی دفتر روابط عمومی شرکت پست تشکیل شده است از مدیر کل، معاون و سه اداره که عبارتند از : اداره ارتباطات( متشکل از واحدهای خبر، ارتباط با رسانه ها، تحقیق و پژوهش، پشتیبانی سایت ) ، اداره تبلیغات و انتشارات( متشکل از واحد های انتشارات ، تبلیغات و مراسم و تشریفات و همایش ها ) و اداره امور مالی و اداری می باشد .

 برنامه های مهم روابط عمومی شرکت پست را توضیح دهید.
مهمترین برنامه های روابط عمومی شرکت پست در بخش های گوناگون عبارتنداز : تعریف و تدوین استراتژی های روابط عمومی شرکت پست، کسب سرآمدی در روابط عمومی در راستای استاندارد سازی و حرفه ای گرایی، سیاست گذاری برنامه ریزی ایجاد هماهنگی و نظارت بر کار روابط عمومی های استان ها ومناطق پستی،بررسی و سنجش نیازها و نگرش های مردم و سازمان ها ( به عنوان مشتریان ) در خصوص خدمات شرکت،سنجش افکار عمومی در قبال شرکت در فعالیت های آن، نظر سنجی از کارکنان شرکت در زمینه عملکرد درون سازمانی ،حضور فعال در شبکه اطلاع رسانی بین المللی از طریق ایجاد سایت(www.post.ir) جهت معرفی خدمات پستی و ایجاد ارتباط تعاملی، تدوین و اجرای راهبردهای ترویجی و انتشاراتی ،انتشار نشریه داخلی شرکت(چاپار) به منظور اطلاع رسانی و آگاهی دهی و آموزش کارکنان شرکت ،ایجاد ارتباط با رسانه ها و دیگر نهادهای جامعه ، بررسی رسانه ها و تحلیل مطالب و برنامه های مرتبط با پست و بازتاب نتایج آن به مدیران ارشد شرکت،تدوین و اعلام بیانیه ها ، اعلامیه ها ، جوابیه ها آگهی ها و پیامهای شرکت،سازماندهی ارتباطات مردمی به منظور انعکاس پیشنهادها،انتقادها و نگرشهای مردم،ایجاد ارتباط با کارشناسان بخش های مختلف شرکت برای گردآوردی مقالات ، طرح ها ، تحقیقات کارشناسی جهت بررسی و درج در نشریه الکترونیکی چاپار،تبیین واجرای سیاستهای تبلیغاتی شرکت،برپایی و حضور فعال در سمینارها ، همایش ها و نمایشگاه های منطقه ای ، ملی و بین المللی در زمینه فعالیت های پست به منظور معرفی و ترویج انواع خدمات پستی ،برنامه ریزی و انجام آموزش ها و فعالیت های مذهبی و عقیدتی.