شارا- عمده‌ترین هدف از تأسیس نهادها و نشریات تخصصی برقراری ارتباط بین افرادی است که در قلمرو یک حرفه و تخصص به کار مشغولند. این نهادها و نشریات شرایطی پیش می‌آورند که یافته‌های نظری و عملی و تجارب به دست آمده به اطلاع افراد مرتبط با آن حرفه و تخصص رسیده، تجزیه و تحلیل و نقادی شده، موجبات انباشت دانش آن رشته را فراهم کرده و در نهایت امکان پیشرفت، تکامل و اعتلای آن زمینه خاص را فراهم آورد.

مقدمه

انتخاب یک سرفصل جداگانه تحت عنوان «یک تجربه روابط عمومی و ارتباطی» در میان موضوعات گوناگون مورد پوشش این نشریه بی‌واسطه، مستقیم و صریح فرصتی را فراهم می‌آورد که در هر شماره یکی از کارگزاران و دست‌اندرکاران روابط عمومی کشور، یک فعالیت و اقدام روابط عمومی و ارتباطی را که به انجام رسانیده‌اند، نقل کنند و سایر همکاران روابط عمومی و ارتباطی از وجود آن اقدام و فعالیت آگاهی یافته، اجزاء و بخش‌های فرایند آن را شناخته و به نقادی و تجزیه و تحلیل نقاط مثبت و منفی آن بپردازند.

در این شماره تجربه‌ای که در زمینه یک فعالیت روابط عمومی و ارتباطی برای اینجانب در جریان اجلاس سران کنفرانس اسلامی حاصل شد با سایر همکارانم در میان می‌گذارم تا شاید با بهره‌گیری از بار مثبت احتمالی این تجربه و عدم تکرار اشتباهات و کاستی‌های کار، زمینه‌ای برای افزایش دانش کاربردی همکاران فراهم آید.

پیشینه

همه قضایا به یک بخش از فعالیت واحدهای روابط عمومی مؤسسات به نام بخش بهره‌گیری از مناسبت‌ها به نفع سازمان باز می‌گردد. اکنون یکی از فعالیت‌های دفاتر روابط عمومی همه سازمان‌ها در جهان بهره‌برداری از مناسبت‌های موجود و یا ایجاد مناسبت ویژه برای تشریح و تبلیغ اهداف سازمان، شرح فعالیت‌ها و پیشرفت‌ها، اعلام دستاوردها و موفقیت‌ها، بیان مشکلات و محدودیت‌ها و تصویر برنامه‌های آینده است.

در سال 1933 مجمع عمومی سازمان ملل متحد با تصویب قطعنامه‌ای به همه کشورهای عضو این سازمان توصیه کرد که در سال 1995 که مصادف با پنجاهمین سال تأسیس این سازمان جهانی بود مراسمی برای بزرگداشت آن برپا دارند و در آن از مردم بخواهند تا بر پشتیبانی خود از این سازمان بیفزایند.

من در زمان تصویب این قطعنامه به تدریس «برنامه‌ریزی در روابط عمومی» و «نقش مناسبت‌ها در روابط عمومی» مشغول بودم. به منظور ارائه الگو و نمونه‌هایی به دانشجویان، تهیه کتابی در زمینه علل پیدایش، اهداف، دستاوردها و مسائل سازمان ملل را در برنامه کار قرار دادم. قصدم این بود که به مناسبت پنجاهمین سال تأسیس سازمان ملل متحد کتابی را برای مخاطبان این سازمان منتشر کنم و آنها را با اهداف و فعالیت‌های آن آشنا کرده و در حقیقت آن اهداف و فعالیت‌ها را تبلیغ و ترویج و مردم را به حمایت از آن تشویق کنم. مشکلات و موانع آن را بشناسانم و واقعیات حاکم بر تصمیم‌گیری‌ها و موضع‌گیری‌های آن را به مردم نشان دهم.

تهیه و انتشار این کتاب در درجه نخست یک اقدام روابط عمومی بود نه یک بحث کارشناسانه در زمینه روابط بین‌الملل، سازمان‌های بین‌المللی و ساختار و کارکردهای سازمان ملل متحد. هدف اصلی، بیان چگونگی پیدایش، گسترش، تشریح فعالیت‌ها و تشویق به حمایت از آن بود.

برنامه‌ریزی کار

در آغاز برای افزایش آگاهی‌ها نسبت به این سازمان جهانی یک مقطع معینی را به مطالعه عمومی پیرامون این سازمان اختصاص دادم. سپس با توجه به طیف وسیع مخاطبانی این سازمان برای این که مطالب کتاب و عنوان همگانی‌تر و جذاب‌تر باشد، سعی کردم در تبیین و شیوه بیانی موضوع کمی از کتاب‌های درسی و آکادمیک و تاریخی فاصله بگیرم و قالب و روش عمومی‌تر و خواندنی‌تری برای آن بیابم. برای این کار به یک بررسی و تحقیق عمومی دست زدم. با طیف وسیعی از فروشندگان، موزعان و ناشران کتاب در نقاط مختلف شهر تهران صحبت کردم. افراد این قشر بهترین کسانی بودند که می‌توانستند اطلاعاتی عینی، دقیق و کاربردی در مورد عادت‌های کتاب‌خوانی، ذائقه مطالعاتی و موضوعات و مباحث مورد توجه همگان در مقطع کنونی در اختیارم قرار دهند.

در نهایت به این نتیجه رسیدم که بهتر است برای همگانی‌تر شدن کتاب کار خود را از طریق بیان زندگینامه دبیرکل‌های سازمان ملل متحد- کسانی که در رأس این تشکیلات جهانی قرار دارند، تعقیب کنم. در حقیقت برای من بیان زندگینامه دبیرکل‌های سازمان ملل متحد بهانه‌ای برای تشریح منشور سازمان ملل متحد و اهداف و اغراض و عملکردهای آن بود.

جمع‌آوری اطلاعات

در مقطع مطالعه مقدماتی و عمومی با توجه به در دسترس بودن منابع متنوع فارسی و انگلیسی پیرامون سازمان ملل، اهداف و فعالیت‌ها، توانستم اطلاعات کافی به دست آورم. ولی مشکل کار، یافتن اطلاعات در زمینه زندگینامه دبیرکل‌ها بود. در این بعد با کمبود منابع و اطلاعات موثق مواجه شدم. در سطح جهانی نیز کار مشابهی انجام نشده بود تا از آن استفاده کنم.

در نتیجه پس از بررسی منابع پراکنده موجود، طرح جمع‌آوری اطلاعات پیرامون زندگینامه دبیرکل‌ها را فراهم کردم. با مراجعه به کتابخانه اداره اطلاعات سازمان ملل در تهران، یاری گرفتن از دوستانم و تماس با خانواده پاره‌ای از دبیرکل‌های پیشین پس از شش ماه توانستم به مصاحبه‌ها، بیانیه‌ها، خاطرات و کتاب‌های پیرامون زندگی آنها دست پیدا کنم.

یافتن ناشر

عموماً یکی از مشکلات اصلی نویسندگان و مترجمان در اینجا و در سراسر جهان یافتن ناشر برای نوشتارهای شان است. با توجه به نبود عادت مطالعه در مردم ما در مقطع کنونی، عدم استقبال افراد از کتاب، عدم رونق بازار کتاب و کتابخوانی، الکترونی شدن روش‌های جمع‌آوری اطلاعات و گذران اوقات فراغت، مشکل یافتن ناشر در این زمان مضاعف می‌باشد.

برای فائق آمدن بر این مشکل، فهرست ناشرانی که زمینه کاری آنها با محتوای کتاب هماهنگی بیشتری داشت، تهیه کردم. در رأس این فهرست دفتر مطالعات سیاسی و بین‌المللی وابسته به وزارت امور خارجه قرار داشت که قلمرو کاری آن با مطالب کتاب از قرابت بیشتری برخوردار بود. نسخه نهایی کتاب را همراه با نامه‌ای برای آنها ارسال داشتم. در اینجا بخت با من یار بود. پس از یکماه به من اطلاع داده شد که می‌توانم برای چاپ کتاب با آنها وارد مذاکره و عقد قرارداد شوم.

سرانجام سه ماه پیش از برگزاری مراسم پنجاهمین سال تأسیس سازمان ملل متحد، کتاب تحت عنوان «زندگینامه دبیرکل‌های سازمان ملل متحد و فعالیت‌های سیاسی آن‌ها» در پانصد و چند صفحه و در شش فصل به بازار عرضه شد.

بنظر من عاملی که باعث انتشار کتاب در زمان مناسب شد؛ برنامه‌ریزی، مطالعه مقدماتی و اولیه درست، تهیه جدول زمان‌بندی منطبق با واقعیات، در نظر گرفتن همه گام‌ها و مراحل فرایند کار و لحاظ کردن همه مشکلات و موانع در برنامه بود.

انتصاب دبیرکل جدید

در این فاصله نیز آقای کوفی عنان، از کشور غنا، در 27 آذر ماه سال 1375 به عنوان هفتمین دبیر کل سازمان ملل برگزیده شده و فعالیت‌های خود را یکماه بعد (اول ژانویه 1996) به عنوان دبیر کل جدید آغاز کرد.

در تجدید چاپ کتاب ضروری بود که زندگینامه و فعالیت‌های سیاسی کوفی عنان آورده شود. از همان زمان که خبر نامزدی چهار نفر برای احراز پست دبیر کلی مطرح شد، کلیه اطلاعات و اخبار مربوطه را جمع‌آوری کردم. بلافاصله که پس از یک هفته از میان آنها آقای عنان به دبیرکلی برگزیده شد. رسانه‌های مکتوب جهانی سعی در شناساندن وی به مخاطبان خود کردند و با توجه به این که از امکانات بیشتری برخودار بودند از منابع گوناگون توانستند مجموعه قابل توجهی از اطلاعات پیرامون والدین، دوران کودکی، زمان تحصیلات، مشاغل اولیه، زندگی خانوادگی و همه ابعاد زندگی ایشان فراهم کنند. به رغم دشواری‌های فراوان همه آنها را تا آنجا که مقدور بود، فراهم کردم.

ولی پاره‌ای از سئوال‌های شخصی پیرامون زندگینامه و فعالیت‌های سیاسی ایشان برایم مطرح بود که پاسخ آنها در همه این منابع نمی‌یافتم، جای خالی یک مصاحبه اختصاصی با ایشان را کاملاً احساس می‌کردم. ولی اینکار برایم با وجود عدم امکانات و عدم دسترسی به ایشان تقریباً غیر ممکن به نظر می‌رسید.

نزدیک به چهار ماه پیش از تشکیل اجلاس سران کنفرانس اسلامی در تهران مطلع شدم که آقای کوفی عنان دبیرکل سازمان ملل متحد نیز در این کنفرانس شرکت خواهند کرد. با توجه به زمان کوتاه اقامت سه روزه دبیرکل در تهران و حضور بیش از پنجاه نفر از سران کشورهای اسلامی در تهران و حجم عظیم کار رسمی و غیر رسمی که معمولاً برای اغتنام فرصت با مذاکرات محرمانه دوجانبه و چند جانبه پشت درهای بسته همراه است، تصورش را نمی‌کردم که بتوانم فرصتی را برای یک مصاحبه اختصاصی هر چند بسیار کوتاه پیرامون مسئله‌ای نه چندان مهم، در مقیاس با مسائل عمده مطرح شده در اجلاس، پیدا کنم. تنها می‌دانستم چنانچه به سرعت و در همان روزهای اول اقدام کنم، احتمال حصول به موفقیت بیشتر بود.

پیش از این که ریز برنامه کاری رسمی و غیر رسمی دبیر کل به صورت جزء به جزء تنظیم و همه اوقات اقامت ایشان در تهران اشغال شود، اقدام کردم و در نامه‌ای تقاضای خود را برای یک مصاحبه اختصاصی با دبیر کل مستقیماً به وزیر امور خارجه جمهوری اسلامی اطلاع دادم. خوشبختانه با عنایتی که آقای دکتر خرازی داشتند و کتاب را پیش تر دیده بودند، با تقاضای من موافقت و در تنظیم برنامه کاری دبیرکل در تهران لحاظ و ساعت 6 بعد از ظهر روز آخر اقامت ایشان در تهران و پیش از ترک تهران، زمان این مصاحبه تعیین شد. نامه دیگری نیز به اداره تشریفات نهاد ریاست جمهور با همان مضمون نوشتم و نهایتاً پیش از این که سیل تقاضاهای همکاران رسانه‌ای داخلی و خارجی سرازیر شود و وقت دبیر کل به انجام کارها اختصاص یابد، انجام مصاحبه مورد نظر من در جدول برنامه کاری ایشان آمد و به تعداد زیادی نیز تکثیر و در اختیار همه مسئولان که به شکلی مسئولیتی داشتند، قرار گرفت.

این مرحله نیز پایان یافت و خوشحال بودم از این که توانستم با پیش‌بینی و اقدام به موقع به هدفم برسم. حال برایم این مسئله مطرح بود که چه سئوال‌هایی از دبیرکل با توجه به هدف و چارچوب کتاب بپرسم.

تهیه فهرست سئوال‌ها

برای این که بتوانم از فرصت نیم ساعتی اختصاص یافته حداکثر استفاده را بکنم باید روی فهرست سئوال‌های خود بیشتر کار می‌کردم. هنگامی که پس از انتخاب آقای عنان مشغول جمع‌آوری اطلاعات پیرامون زندگینامه و فعالیت‌های سیاسی ایشان بودم به پاسخ وی به خبرنگار یکی از نشریات عربی زبان برخورد کردم. آقای عنان در پاسخ سئوال این خبرنگار گفته بود، در جایی به این سئوال اشاره کرده و نظر خود را بیان کرده‌ام. این بدان معنی بود که من نمی‌باید سئوالی از ایشان بکنم که پیش تر در آن زمینه اظهار نظر کرده است. این امر مرا واداشت تا در زمینه طرح سئوال‌های خود مطالعه بیشتری بکنم.

پس از بررسی مصاحبه‌ها و بیانیه‌ها و اظهارنظرهای ایشان فهرست اولیه سئوال‌هایم را تهیه و ضمناً با دو نفر از دوستان مطبوعاتی که در زمینه مصاحبه دارای تجاربی بودند، مشورت کردم. برای این که بتوانم از دیدگاه جوانان نسبت به این زمینه آگاه شوم و سلیقه آنها را در هنگام خواندن زندگینامه دبیرکل دریابم و بدانم دانستن چه بعدی از زندگینامه دبیر کل برای آنها جالب‌تر است، از دانشجویان رشته روابط عمومی و ارتباطات اجتماعی کلاس خواهش کردم، خودشان را به عنوان مصاحبه‌کننده در جای من تصور کنند و هر یک، بیست سئوال از دیدگاه خود در زمینه مورد نظر مطرح کنند، بدین ترتیب تعداد فراوانی سئوال‌های متناسب و معقولی قرار گیرند.

سرانجام فهرست نهایی سئوال‌ها را تهیه و آنها را به انگلیسی برگرداندم و نسخه‌هایی را به مسئولان اجلاس و دفتر اطلاعات سازمان ملل دادم قصدم این بود که تأیید مجددی بر مصاحبه باشد. برای این که آقای کوفی عنان نسبت به سئوال‌ها آشنایی ذهنی قبلی داشته باشد و من بتوانم در این فاصله کوتاه به پاسخ‌های بیشتری دست یافته و سئوال‌های فراوان‌تری مطرح کنم، یک نسخه از آن را به اداره اطلاعات سازمان ملل در تهران دادم و از آنها خواهش کردم، چنانچه مقدور است به اطلاع دبیرکل برسانند. به هر حال خود را برای انجام مصاحبه پس از این مرحله آماده کردم.

عدم توجه به یک مرحله از کار و بروز مشکل

محل اقامت دبیرکل سازمان ملل در محل اقامت سران کشورهای شرکت‌کننده اجلاس در نظر گرفته شده بود و بنا به ملاحظات حفاظتی و امنیتی که در همه کنفرانس‌ها در سراسر کره زمین در درجه نخست اهمیت قرار دارد، مقرر شده بود که کارت ویژه‌ای برای تردد همه کسانی که در این ساختمان رفت و آمد می‌کنند، صادر شود. من آنقدر مشغول تهیه فهرست سئوال‌ها و مطالعه مصاحبه‌های پیشین دبیرکل در طول یکسال دبیرکلی ایشان بودم و مسرور از این که مصاحبه‌ای برای تجدید چاپ کتاب خواهم داشت که اصلاً به دنبال این مرحله نرفتم. در حقیقت اصلاً از این مرحله خبردار نشدم.

در دو سه روز پیش از آغاز کنفرانس بر حسب تصادف با یکی از مسئولان برگزاری اجلاس برخورد کردم و ایشان از من پرسید که آیا کارت تردد دریافت کرده‌ام یا خیر؟ تا مدارک لازم را تهیه کردم و خود را به قسمت مربوطه رساندم تقریباً مراحل اولیه کار کنفرانس با ورود کارشناسان کشورهای شرکت‌کننده آغاز و عملاً سیل کارهای پیش‌بینی شده و نشده به راه افتاده بود. با ورود وزراء امور خارجه و سپس سران کشورها و هجوم رسانه‌های خارجی هیچ فرصتی برای کسی باقی نمی‌گذاشت تا به درخواست من که دیر ارائه شده بود، توجه کند. عدم دریافت کارت عملاً انجام مصاحبه ممکن نبود و همه رشته‌های من به سبب عدم توجه به یک مرحله از فرآیند کار به پنبه تبدیل شد. مثل همه شهروندان کشور محو توجه، تعقیب و تماشای برگزاری کنفرانس شدم. حذف یک برنامه فرعی و حاشیه‌ای مثل مصاحبه با دبیرکل درباره زندگینامه ایشان با توجه به کیفیت و نحوه برگزاری کنفرانس و دقت و مدیریت بی‌نظمی آن ناکامی بزرگی برایم به نظر نمی‌رسید. با این وجود ذهنم از ادامه تلاش دست‌بردار نبود.

روز چهارشنبه دبیرکل سازمان ملل متحد به مناسبت پنجاهمین سال تصویب اعلامیه جهانی حقوق بشر در دانشکده حقوق و علوم سیاسی دانشگاه تهران برای همه جهانیان سخنرانی می‌کرد. کارت دعوتی برای شرکت در این جلسه به دستم رسید. امیدی در دلم درخشید. نیم‌ساعت پیش از آغاز سخنرانی خود را به محل سخنرانی رساندم. پیش از ورود دبیرکل به سالن این دانشکده برای ایراد سخنرانی با یکی از مسئولان برنامه‌ریزی ملاقات‌های دبیرکل مواجه شدم و ماجرا را برای ایشان تعریف کردم. با محبت و توجهی که به خرج داد، زمانی را برای مصاحبه با دبیرکل در خارج از محل اقامت ایشان برایم در نظر گرفت.

دبیرکل عصر آن روز با حضور در ساختمان سازمان ملل در تهران و شام را با کارمندان خود صرف می‌کرد. مسئول مربوطه با کمی جابجا کردن برنامه و تلاش، نیم‌ساعت وقت برایم در نظر گرفت. دبیرکل همراه با وزیر فرهنگ و آموزش عالی و رییس دانشگاه تهران پس از لحظاتی وارد سالن شدند و من با روحیه خوبی به سخنان ایشان گوش دادم.

پس از سخنرانی، دبیرکل مستقیماً از دانشگاه تهران به فرودگاه مهرآباد برای دیدار کوتاهی از اصفهان حرکت کرد، در حالی که ساعت شش به تهران باز می‌گشت و به ساختمان سازمان ملل می‌آمد جایی که قرار بود مصاحبه من انجام گیرد. نیم‌ساعت زودتر خودم را به محل مورد نظر رساندم و در سالن کتابخانه کوچک دفتر سازمان ملل، همانجا که اولین مرحله جمع‌آوری اطلاعات کتاب «زندگینامه دبیرکل‌های سازمان ملل» را از آنجا آغاز کرده بودم، منتظر دبیرکل ماندم.

دبیرکل بلافاصله از فرودگاه مهرآباد به این ساختمان آمد و پس از جلسه کوتاهی با رؤسای بخش‌های مختلف دفتر سازمان ملل در تهران و کارگزاری‌های تخصصی سازمان ملل به سالن کتابخانه وارد شد و من سرانجام دبیرکل را در کنار خود دیدم. با فروتنی و ادب خاصی با من دست داد. در آغاز، کتابم را به وی نشان دادم. به روی جلد کتاب که عکس شش دبیرکل پیش از خود در آن قرار داشت، نگاه کرد. فهرست مندرجات کتاب را به انگلیسی برایش ترجمه کردم. خیلی برایش جالب بود که چنین کاری در ایران انجام شده است.

ملاقات ما هر چند کوتاه بود ولی من به پاسخ سئوال‌های خود دست یافتم و یک کار ارتباطی که آغاز کرده بودم به پایان رسید. هیچ‌یک از رسانه‌های مکتوب و غیرمکتوب داخلی و خارجی در تهران موفق به انجام مصاحبه با وی به دلیل وقت کم و حجم کار فوق‌العاده زیاد نشدند ولی به نظر می‌رسد که برنامه‌ریزی به موقع و اقدام در زمان مناسب امکان این کار را برایم ممکن ساخت.

هنگامی که ساختمان محل ملاقات را ترک می‌کردم به عنوان یک معلم روابط عمومی و ارتباطات به این فکر بودم که حتماً باید این تجربه ارتباطی را با همکاران روابط عمومی در کشور و دانشجویان رشته روابط عمومی و ارتباطات در میان بگذارم تا شاید به نکات احتمالی مثبت فرایند کار توجه کرده و از تکرار اشتباهاتی که من کرده بودم، احتراز کنند.