آیا بهترین زمان ارسال ایمیل، تعریف از مقاله اخیر خبرنگار یا پیگیری فوری پیام‌ها واقعاً شانس انتشار خبر را افزایش می‌دهد؟
الیسون کارتر، مدیر تحریریه روابط عمومی دیلی و ریگن، در مقاله‌ای منتشرشده در ۲۲ اکتبر ۲۰۲۶ توضیح می‌دهد که متخصصان روابط‌عمومی نباید بیش از اندازه نگران این چهار موضوع باشند:
🔹 زمان ارسال پیشنهاد خبری
🔹 تعریف و تمجیدهای کلیشه‌ای
🔹 پیام‌های هم‌زمان از چند بستر ارتباطی
🔹 پاسخ نگرفتن فوری از خبرنگار
🎯 در مقابل، شناخت دقیق حوزه کاری خبرنگار، ارائه سوژه مرتبط، آماده‌سازی سخنگویان و توجه به رسانه‌های تخصصی و محلی اهمیت بیشتری دارد.
پیام اصلی: روابط رسانه‌ای موفق با شناخت، محتوای ارزشمند و پیگیری حرفه‌ای ساخته می‌شود؛ نه با ترفندهای سطحی.
نویسنده: الیسون کارتر (Allison Carter)
سمت: مدیر تحریریه پایگاه‌های خبری روابط‌عمومی دیلی و ریگن
تاریخ انتشار: ۲۲ اکتبر ۲۰۲۶
منبع اصلی: روابط‌عمومی دیلی و ریگن
منبع فارسی: شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)
شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا) – در ارتباط با خبرنگاران و پیشنهاد سوژه‌های خبری به رسانه‌ها، برخی نگرانی‌ها بیش از اندازه جدی گرفته می‌شوند. متخصصان روابط‌عمومی گاهی انرژی زیادی صرف مسائلی می‌کنند که تأثیر چندانی بر موفقیت ارتباط رسانه‌ای ندارند؛ درحالی‌که توجه به شناخت خبرنگاران، کیفیت پیشنهاد خبری و آمادگی سخنگویان سازمان می‌تواند نتایج بهتری به همراه داشته باشد.
۱. نگران زمان ارسال پیشنهاد خبری نباشید
هر بار که مطلبی درباره بهترین زمان ارسال پیشنهاد خبری به خبرنگاران منتشر می‌کنیم، بازدید زیادی دریافت می‌کند. این موضوع قابل‌درک است؛ زیرا انتخاب زمان مناسب، یکی از معدود اقداماتی به نظر می‌رسد که می‌توانیم برای افزایش هرچند اندک احتمال موفقیت انجام دهیم. بااین‌حال، این حساسیت گاهی بیشتر به یک باور خرافی شباهت دارد تا تصمیمی مبتنی بر واقعیت‌های قابل‌اتکا.
واقعیت این است که برنامه کاری هر روزنامه‌نگار با دیگری تفاوت دارد. ممکن است یک خبرنگار تلویزیونی که در برنامه صبحگاهی فعالیت می‌کند، ساعت ۳ بامداد پیشنهادهای خبری را بررسی کند. خبرنگاری دیگر شاید ساعت ۴:۴۵ بعدازظهر جمعه، درست پیش از پایان کار هفتگی، فرصت مناسبی برای بررسی پیام‌های دریافتی داشته باشد. برخی خبرنگاران نیز تنها زمانی سراغ پیشنهادهای خبری می‌روند که سوژه‌ای از برنامه آنها حذف شده باشد و برای جایگزینی سریع آن به موضوعی تازه نیاز داشته باشند.
حتی اگر بتوانید بهترین زمان ارسال پیشنهاد خبری را پیدا کنید، ممکن است تلاش شما بی‌نتیجه بماند؛ برای مثال، خبرنگار در سفر باشد یا مرخصی گرفته باشد و پیام شما عملاً به فضایی بی‌پاسخ فرستاده شود.
بنابراین، تلاش برای تعیین بهترین زمان ارسال پیام بر اساس داده‌های آماری کلی، ارزش صرف این میزان وقت را ندارد. البته بهتر است از ارسال انبوه اخبار و مطالب تبلیغاتی درست پیش از تعطیلات مهم خودداری کنید؛ اما در شرایط عادی، بیش از اندازه نگران خوب یا بد بودن زمان ارسال پیشنهاد خبری نباشید. احتمالاً این موضوع به‌اندازه‌ای که تصور می‌کنید، تفاوت ایجاد نمی‌کند.
۲. برای تعریف و تمجید از آثار اخیر خبرنگار وقت تلف نکنید
الیسون کارتر در توضیح تجربه شخصی خود می‌نویسد که معمولاً با چنین عبارتی در ابتدای ایمیل‌ها روبه‌رو می‌شود:
«سلام الیسون، امیدوارم حالتان خوب باشد! از مقاله اخیرتان درباره هوش مصنوعی در روابط‌عمومی بسیار خوشم آمد. موضوعی مرتبط دارم که شاید برایتان جالب باشد…»
هدف از این جمله آن است که فرستنده نشان دهد درباره خبرنگار تحقیق کرده و در عین حال، با تعریف و تمجید، نظر مثبت او را جلب کند.
خبرنگاران نیز مانند بسیاری از افراد ممکن است از شنیدن تعریف و تمجید خوشحال شوند؛ اما تحسین‌های کلی و مبهم معمولاً تأثیر چندانی ندارند، به‌ویژه در شرایطی که ابزارهای هوش مصنوعی به‌سادگی می‌توانند چنین جملاتی تولید کنند.
اگر قرار نیست درباره بخش مشخصی از یک گزارش یا مقاله، نظر دقیق و معناداری ارائه کنید که نشان دهد واقعاً آن را خوانده‌اید، بهتر است این مرحله را کنار بگذارید.
به‌جای صرف وقت برای تعریف و تمجیدهای عمومی، درباره حوزه تخصصی فعالیت خبرنگار تحقیق کنید و پیشنهاد خبری خود را با موضوعاتی هماهنگ سازید که او واقعاً دنبال می‌کند.
شناخت واقعی خبرنگار، از تعریف‌های کلیشه‌ای ارزشمندتر است.
۳. از طریق چند بستر ارتباطی به‌طور هم‌زمان به خبرنگار پیام ندهید
تصور کنید برای خبرنگاری ایمیل می‌فرستید و سپس متوجه می‌شوید که او در شبکه اجتماعی لینکدین نیز فعال است. پنج دقیقه بعد، پیامی برایش می‌فرستید و می‌نویسید: «سلام، برایتان ایمیل فرستادم؛ خواستم مطمئن شوم آن را دیده‌اید!»
سپس متوجه می‌شوید که نشانی ایمیل شخصی خبرنگار نیز در دسترس است و تصمیم می‌گیرید پیام دیگری به آن نشانی ارسال کنید.
در چنین شرایطی، ارتباط حرفه‌ای ممکن است به‌تدریج آزاردهنده و حتی نگران‌کننده به نظر برسد.
البته تماس با خبرنگاران از طریق چند بستر ارتباطی لزوماً کار اشتباهی نیست؛ مسئله اصلی، زمان‌بندی و رعایت فاصله مناسب میان پیام‌هاست.
اگر خبرنگار به ایمیل نخست پاسخ نداد، چند روز صبر کنید و سپس از طریق شبکه اجتماعی پیگیری کنید. این کار ممکن است موضوع را به یاد او بیاورد، بدون آنکه احساس کند زیر فشار ارتباطی قرار گرفته است.
در ارتباط رسانه‌ای، پیگیری اهمیت دارد؛ اما پیگیری حرفه‌ای با بمباران پیام‌ها تفاوت دارد.
۴. از پاسخ نگرفتن فوری نگران نشوید
روابط‌عمومی فعالیتی بلندمدت است. بسیار خوب می‌شد اگر خبرنگاران بلافاصله پس از دریافت هر پیشنهاد خبری، پاسخ می‌دادند و روشن می‌کردند که موضوع را می‌پذیرند یا با احترام آن را رد می‌کنند؛ اما واقعیت همیشه چنین نیست.
گاهی خبرنگار واقعاً ایمیل نخست را ندیده است و پیگیری شما ممکن است یک هفته بعد به دریافت پاسخ منجر شود.
در موارد دیگر، ممکن است خبرنگار به هیچ‌یک از پیام‌های پیگیری پاسخ ندهد؛ اما هفت ماه بعد، هنگامی که با موضوعی مرتبط با پیشنهاد اولیه شما روبه‌رو می‌شود، دوباره به سراغتان بیاید.
باید به خاطر داشت که بسیاری از روزنامه‌نگاران از صندوق ایمیل خود مانند یک موتور جست‌وجو استفاده می‌کنند. آنها برای یافتن ایده‌های تازه، سوژه‌های مناسب و منابع موردنیاز گزارش‌های خود، پیام‌های قدیمی را جست‌وجو می‌کنند؛ حتی مدت‌ها پس از دریافت پیشنهاد اولیه.
پاسخ نگرفتن می‌تواند ناامیدکننده باشد، اما همیشه به معنای پایان ارتباط نیست. گاهی همین سکوت، آغاز شکل‌گیری یک داستان خبری در آینده است.
در عوض، انرژی خود را صرف چه کارهایی کنیم؟
اکنون که می‌توانیم این چهار نگرانی را از فهرست دغدغه‌های روزمره خود کنار بگذاریم، پرسش اصلی این است: وقت و انرژی آزادشده را چگونه به شکل مؤثرتری مصرف کنیم؟
نخست: سوابق کاری خبرنگار را واقعاً بررسی کنید.
آرشیو گزارش‌ها و مطالب پیشین خبرنگار را با دقت مطالعه کنید؛ نه برای آنکه بتوانید از او تعریف کنید، بلکه برای اینکه بفهمید معمولاً چه موضوعاتی را پوشش می‌دهد، با چه افرادی مصاحبه می‌کند و چه نوع گزارش‌ها و مطالبی با نام او منتشر می‌شوند.
این شناخت به شما کمک می‌کند پیشنهادهایی ارائه دهید که با علایق حرفه‌ای، حوزه فعالیت و نیازهای خبری خبرنگار هماهنگ باشند.
دوم: سخنگویان و مدیران سازمان را برای مصاحبه آماده کنید.
پس از ارسال پیشنهاد خبری، اطمینان حاصل کنید که سخنگویان اصلی سازمان برای مصاحبه در دسترس هستند و آمادگی لازم را دارند. آنها باید بتوانند اطلاعات دقیق، دیدگاه‌های معتبر و محتوایی واقعاً ارزشمند برای خبرنگار و مخاطبان رسانه ارائه کنند.
صرف معرفی یک مدیر یا اعلام آمادگی برای مصاحبه کافی نیست؛ کیفیت پاسخ‌ها و ارزش اطلاعاتی که در اختیار رسانه قرار می‌گیرد نیز اهمیت دارد.
سوم: فراتر از رسانه‌های مشهور و پرمخاطب فکر کنید.
فعالیت خود را فقط به رسانه‌های شناخته‌شده و پرطرفدار محدود نکنید. نشریات تخصصی، رسانه‌های محلی و تولیدکنندگان محتوا را نیز در برنامه ارتباط رسانه‌ای خود قرار دهید.
ایجاد ارتباط پایدار با منابع رسانه‌ای تخصصی‌تر و متمرکز بر حوزه‌های مشخص، می‌تواند به تقویت دیده‌شدن سازمان در جست‌وجوی مبتنی بر هوش مصنوعی و افزایش اعتبار آن نزد رسانه‌های بزرگ‌تر کمک کند.
این رویکرد به‌ویژه در شرایطی اهمیت دارد که ابزارهای هوش مصنوعی برای پاسخ‌گویی به پرسش‌های کاربران از منابع متنوعی استفاده می‌کنند و حضور معتبر در رسانه‌های تخصصی می‌تواند به شناخته‌شدن بهتر یک سازمان کمک کند.
الیسون کارتر در پایان از مخاطبان می‌پرسد: به نظر شما، متخصصان روابط‌عمومی باید نگرانی درباره چه موضوعات دیگری را کنار بگذارند؟
نکات کلیدی
– زمان ارسال پیشنهاد خبری، عامل تعیین‌کننده موفقیت نیست. برنامه کاری خبرنگاران متفاوت است و داده‌های کلی نمی‌توانند بهترین زمان را برای همه مشخص کنند.
– تعریف و تمجید کلیشه‌ای اثر محدودی دارد. تحقیق واقعی درباره حوزه کاری خبرنگار مهم‌تر از جملات تحسین‌آمیز و عمومی است.
– ارسال پیام‌های متعدد و هم‌زمان می‌تواند نتیجه معکوس داشته باشد. فاصله زمانی مناسب میان پیام‌ها، نشانه رعایت اصول ارتباط حرفه‌ای است.
– پاسخ نگرفتن فوری به معنای رد شدن پیشنهاد نیست. خبرنگاران ممکن است مدت‌ها بعد به پیام‌های قبلی مراجعه کنند.
– شناخت آرشیو کاری خبرنگار، کیفیت پیشنهاد خبری را افزایش می‌دهد.
– آمادگی سخنگویان سازمان برای مصاحبه، بخش مهمی از موفقیت ارتباط رسانه‌ای است.
– رسانه‌های تخصصی و محلی را نباید نادیده گرفت. این رسانه‌ها می‌توانند به افزایش اعتبار و دیده‌شدن سازمان کمک کنند.
– حضور معتبر در منابع متنوع می‌تواند به بهبود دیده‌شدن در جست‌وجوی هوش مصنوعی کمک کند.
– تمرکز بر ارزش خبری، شناخت مخاطب و ارتباط بلندمدت، از تکیه بر ترفندهای سطحی مؤثرتر است.