مستندسازی در روابطعمومی صرفاً ثبت عکس، فیلم و خبر نیست؛ بلکه فرایندی راهبردی برای حفظ دانش و تجربه، ایجاد حافظه سازمانی، تسهیل بازیابی اطلاعات، پشتیبانی از تصمیمگیری و انتقال تاریخ سازمان به نسلهای آینده است.
روابطعمومی باید با ایجاد یک نظام منسجم آرشیو، مستندات سازمان را از حالت پراکنده و غیرقابلدسترس خارج و به یک سرمایه اطلاعاتی قابل جستوجو و بهرهبرداری تبدیل کند.
شبکه اطلاعرسانی روابطعمومی ایران (شارا) – امروزه آرشیو در سراسر جهان امری شناختهشده است و استفاده و بهرهبرداری از آن بخشی از زندگی فرهنگی هر جامعه را تشکیل میدهد. مراجعه به آرشیو برای بازیابی حقایق گذشته و حال و همچنین دستیابی به دیدگاهی روشن نسبت به آینده، از ضروریات انکارناپذیر به شمار میآید.
کاربرد و مزایای مستندسازی انواع مدارک مکتوب، صوتی، عکس، فیلم، نقشه و سایر اسناد، اهمیت آرشیو را دوچندان کرده است. آرشیو مجموعهای از اسناد و مدارک ارزشمند است که بهمنظور نگهداری، بازیابی و استفاده در آینده سازماندهی و حفظ میشود. امروزه کاربرد آرشیوهای دستی در مقایسه با آرشیوهای رایانهای دستخوش تغییرات اساسی شده و فناوریهای نوین امکان دسترسی سریعتر و دقیقتر به اطلاعات را فراهم کردهاند.
مستندسازی یکی از مفاهیم مهم در روابط عمومی است. در واقع، مستندسازی ابزاری است که امکان استفاده و بهکارگیری تجربیات فردی و گروهی را در جهت توسعه سازمانی فراهم میسازد و با ذخیره و ثبت تجربیات موجود در سازمان، هزینههای ناشی از کسب تجربه در آینده را به میزان قابل توجهی کاهش میدهد.
مستندسازی شامل فرایند شناسایی، گردآوری، طبقهبندی، ارزشگذاری، پالایش، فهرستنویسی و در دسترس قرار دادن سوابق و اسناد موجود از قبیل فیلم، عکس، مکاتبات، فایلهای رایانهای و سایر مدارک دارای ارزش تاریخی است. همچنین مستندسازی مستلزم تولید متون جدید بر پایه تجربیات شفاهی و تکمیل خلأهای موجود در سوابق تاریخی نیز هست.
همانگونه که اشاره شد، مستندسازی به معنای تهیه و حفظ اسناد و مدارک است؛ بنابراین نمیتوان آن را صرفاً به تهیه فیلم مستند محدود کرد. حتی مجموعهای از عکسهای هدفمند و دارای پیام نیز میتواند نوعی مستندسازی محسوب شود.
روابط عمومی به عنوان تنها نهادی که میتواند تاریخ مستند سازمان را ثبت و حفظ کند، باید از تمامی ظرفیتها و امکانات موجود برای مستندسازی فعالیتها و اقدامات سازمان بهره گیرد. بسیاری از روابط عمومیها از طریق نگارش گزارشهای خبری، تهیه بولتنها و گردآوری بریده جراید، بخشی از تاریخ مستند سازمان را ثبت میکنند؛ اما نکته مهمی که در بسیاری از روابط عمومیها کمتر مورد توجه قرار میگیرد، تدوین و سازماندهی این اطلاعات به گونهای است که در کوتاهترین زمان ممکن بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد.
آرشیو روابط عمومی بخشی مهم از نظام اطلاعاتی سازمان است که مستندات را بر اساس شیوههای مشخص طبقهبندی و نگهداری میکند. با این حال، این نگهداری نباید صرفاً محدود به آرشیو داخلی روابط عمومی باشد، بلکه بخشی از مستندات باید بهصورت منظم و ساختارمند در وبسایت رسمی سازمان نیز آرشیو شود تا خبرنگاران، پژوهشگران و سایر مخاطبان بتوانند در صورت نیاز به آسانی به آنها دسترسی داشته باشند.
نگهداری مستندات در سایت روابط عمومی معمولاً بر اساس معیارهایی همچون تاریخ، کلیدواژهها، موضوع و آخرین تاریخ ویرایش انجام میشود. هر یک از این شیوههای طبقهبندی میتواند متناسب با نیازهای مختلف کاربران، دسترسی سریعتر و دقیقتر به اطلاعات را فراهم سازد.