آیا می‌خواهید که مخاطب خود را بهتر بشناسید

در ابتدا، باید از طریق صحیح و به میزان کافی به مخاطب مورد نظر نزدیک شوید تا از این راه درباره آنها اطلاعاتی به دست بیاورید. از خود بپرسید که عکس العمل آنها به پیام مورد نظر شما ممکن است چه باشد. به علاوه فکر کنید که به چه شکلی دوست دارید تا حرف خود را بزنید. با در نظر گرفتن خود به جای مشتری، به این بینش دست خواهید یافت که آنها می‌خواهند چه چیزی را بدانند و دوست دارند که چگونه با آنها برخورد بشود.

امتیازات و مزایایی که مخاطب پایانی دریافت می‌کند را در نظر داشته باشید. انتخاب واژگان و طول پیام (همیشه سعی کنید که کلامتان به خلاصه ترین شکل ممکن باشد) به مخاطبتان نشان می‌دهد که چه میزان از اندیشه و اهمیت در ورای پیام شما، چه پیام گفتاری و چه نوشتاری، پنهان است.

مخاطبان متشکل از افراد هستند، و از پنداشت‌ها و نظرات متفاوتی برخوردارند. اگر به مخاطب خود نشان دهید که به آنچه به آنها انتقال می‌دهید اهمیت زیادی داده‌اید، متعاقباً این امر به آنها نشان می‌دهید که برای آنها ارزش و احترام بالایی قائل هستید.

جهت جلوگیری از فهم، درک و تعبیر نادرست از پیام‌ها، زبانی را انتخاب کنید که مخاطب شما به خوبی آن را می‌فهمد. پیش از ارتباط با مخاطب، به افرادی که اجتماع مخاطبین را می‌سازند بیاندیشید. از خود بپرسید:

• مخاطب کیست؟
• چرا برای آنها می‌نویسم یا سخنرانی می‌کنم؟
• از مخاطب می‌خواهم تا چه چیزی را بداند یا انجام دهد؟
• آنها پیش از این درباره این مسئله چه می‌دانند؟
• میزان شناخت و درک آنها از موضوع چقدر است؟
• نگرش احتمالی آنها به این موضوع چیست؟
• چگونه می‌توانم به نیازها و نگرش‌های مخاطبینم احترام بگذارم؟
• مخاطبم می‌خواهد که به چه چیزی دست پیدا کند؟
• چه رابطی به بهترین شکل با پیام همخوانی دارد- ایمیل، نامه، یادداشت، گزاراش، پیشنهاد، تماس تلفنی و …..
• چه فرمت یا قالبی برای مخاطب مناسب است و با پیام همخوانی دارد؟