شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– فرض کنید که یک نشست بسیار مهم در این هفته دارید. بگذارید بگویم که این نشست برای مشتری شما بسیار مهم است. شما بر روی این مساله حساب زیادی باز کرده اید و اکنون شما بر روی جزئیاتی کار می کنید که نشان می دهد چه کسی قرار است آن را مدیریت کند. یا شاید بخش ارتباطات شرکت وظیفه اجرای رسانه اجتماعی و کمپین رسانه ای را برای یک ابتکار برند جدید را بر عهده شما گذاشته باشد. این کار می تواند به سادگی و از طریق یک جلسه مهم در روابط کارکنان برگزار شود.
جزئیات متفاوت اند اما مخاطرات همیشه مشابه هستند. این مساله به گونه ای استراتژیک مهم است. همیشه مخاطرات مرا شگفت زده می کند و سپس رفتاری در جلسات مشابه غرب وحشی اتفاق می افتد. این امر قابل توجه است که چگونه هنجارهای حضور در نشست بسیار متنوع از قوانین و مقررات حاکم بر آن است. این امر بسته به فرهنگ سازمانی دارد و حتی بستگی به شخص ارشدی که حضور پیدا می کند. من مردمی را دیده ام که در طول نشست هایشان با مدیرعامل یا مشتریان با کامپیوترها و گوشی های موبایل خودشان برای مدت طولانی خود را مشغول نگه می دارند. صبر کنید، آیا کسی یا چیزی مهمتر از آن هست؟ من افرادی را دیده ام که تماس فروش را ترک می کنند و 10 دقیقه دیرتر به من می رسند و این مساله از نظر من کاملا غیر قابل قبول است.
من مدیران ارشدی را دیده ام که چنین رقتارهایی را که دیگران را نا امید و ناراحت می کنند را می بخشند یا آنها را نادیده می گیرند. بسیاری از نشانه ها از مدیران می آیند و اغلب مدیران خود را با موارد دیگری مشغول می کنند یا برنامه های دیگری برای اعمال رفتار بجا مقرر می کنند.
بنابراین در این نوشتار من فهرستی ارائه می دهم. در واقع به عنوان یک متخصص ارتباطات شما باید همیشه در یک نشست به گونه ای رفتار کنید که نسبت به آژانس و مشتریان و یا نسبت به سازمانی که در آن هستید آینده نگر باشید.
باید های یک نشست برای متخصص روابط عمومی:
1. با ایده های از پیش آماده شده وارد شوید.
2. توجه خود را در تمام مدت معطوف به موضوع نگه دارید.
3. بیشتر از اینکه صحبت کنید، گوش کنید. شما بیشتر یاد می گیرید و در عین حال زمانی که کم سخن می گویید اطرافیان شما، به آن سخنان توجه به مراتب بیشتری نسبت به زمانی می کنند که شما مدام صحبت می کنید. چراکه مردم کسانی را که کم صحبت می کنند را عاقل تر و هوشمندتر قلمداد می کنند.
4. سخن کسی را قطع نکنید. (دو استثنا در این گزینه وجود دارد: وقتی رئیس شما و شخصی دیگر به صورت یکنواخت سخن می گوید. وقتی که شما یک شرکت کننده هستید و سخنگو سخنان نادرست خود را به صورت پیوسته ادامه می دهد.)
5. صاف بنشینید.
6. یادداشت بردارید. اما آنها را در کامپیوتر خود وارد نکنیتد چراکه این کار مشابه ایمیل زدن است.
و در اینجا به چند نمونه از نبایدها اشاره می شود:
1. کامپیوتر خود را باز نکنید چراکه این کار سبب می شود شما بیشتر از اینکه به نشست توجه کنید به صفحه نمایش توجه نمایید.
2. با تلفن خود برای ارسال ایمیل و یا هر چیز دیگری ور نروید.
3. در طول گفتگو به این سو و آن سو متمایل نشوید.
4. اتاق را مگر در صورت ضرورت ترک نکنید.
5. در تماس های کنفرانس، تلفن را بی صدا نکنید تا به کارهای دیگرتان بپردازید.
6. تعارض ها را به خوبی مدیریت کنید. از بحث می کنید، همیشه یک راه حل ارائه دهید.
به نظر شما چه موارد دیگری وجود دارند که می توانند به عنوان قوانین حضور در نشست یا جلسه مطرح باشند؟ آیا می توانید آن را با ما در سایت شارا به اشتراک بگذارید؟
نویسنده: تونی سیلبر
منبع: http://www.prnewsonline.com/prnewsblog/index.php/2014/06/30/6-business-meeting-dos-and-6-absolute-donts/?hq_e=el&hq_m=2909805&hq_l=12&hq_v=472ca672b1
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
|
||||
