شبکه اطلاع رسانی روابط‌عمومی یران (شارا)–|| در اینجا به پنج نوع جلسه متفاوت و معنادار اشاره خواهد شد:
۱- جلسات با غریبه‌ها
گاهی اوقات لازم است در جلسات کاری درون‌سازمانی، افرادی بیرون از سازمان را به‌عنوان میهمان ویژه دعوت کرد. این افراد به‌دلیل نداشتن پیشینه ذهنی در مورد افراد و مقید نبودن به چارچوب‌های فکری متداول در سازمان می‌توانند به‌عنوان منبع الهام و ایده‌پردازی آزاد و نوآورانه عمل کنند. حضور چنین افرادی در جلسات کاری، علاوه بر الهام‌بخشی و طرح ایده‌های نو و متفاوت، موجب ایجاد تنوع در جلسات شده و افراد را از یکنواختی و صحبت‌های تکراری خلاص می‌کند و علاوه برآن، موجب می‌شود پای افرادی به درون سازمان یا شرکت باز شود که می‌توانند گزینه‌های خوبی برای جذب نیروهای کارآمد و موثر در آینده برای سازمان باشند.
۲- جلسات «آیا می‌توانی کمک کنی؟»
هدف از این نوع جلسات، کمک خواستن از افراد برای حل پاره‌ای مشکلات و چالش‌های موجود در سازمان است که از طریق روش‌های دستوری و معمول قابل پیگیری نیست. در هر سازمان یا شرکتی، یکسری افراد حضور دارند که به دلایل مختلف دوست دارند مفید باشند و بدون هیچ چشم‌داشتی تمایل با برطرف کردن مشکلات حتی بدون ارتباط به وظایف شغلی‌شان، دارند. جلسات «آیا می‌توانی کمک کنی؟» با هدف دور هم جمع کردن این افراد و کمک گرفتن از آنهاست. این کار هم به حل سریع‌تر و بهتر مشکلات و چالش‌های سازمان کمک می‌کند و هم حس حلال مشکلات بودن را در این افراد ارضا می‌کند.
۳- جلسات هوشیارسازی
وجود ناکارآمدی و عملکرد ضعیف در هر مجموعه کاری و سازمانی، امری متداول و اجتناب‌ناپذیر است و برخورد و مقابله با این ناکارآمدی و ضعف نیز فرآیندی است ناخوشایند که خواه‌ناخواه باید انجام شود. بسیاری از مدیران به دلایل احساسی و انسانی تمایل چندانی به توبیخ یا تنبیه کارکنان ضعیف و خطاکار ندارند و معمولا ترجیح می‌دهند در این مورد سکوت کرده یا به‌طور غیرمستقیم و با واسطه، مواردی را به این افراد منتقل کنند که این سستی و انفعال هم برای سازمان و هم برای خود افراد می‌تواند زیان‌بار باشد.
جلسات هوشیارسازی معمولا با هدف به حداقل رساندن پیامدهای منفی مرتبط با ضعف و ناکارآمدی افراد می‌توانند برگزار شوند و در آنها تلاش بر این است که به افراد کمک شود با آموختن چیزهای جدید و آگاهی از نقاط ضعف خود، به درجات بالاتر بهره‌وری و اثربخشی دست یابند و به جای درجازدن در وضعیت نامناسب خود، ارتقای عملکرد و کیفیت خود را تجربه کنند. این جلسات حتما باید به‌صورت انفرادی و بدون تمرکز بر آمار و ارقام و براساس روابط احساسی و انسانی برگزار شوند تا در نهایت باعث شوند افراد ضعیف و ناکارآمد هر چه سریع‌تر به مسیر درست و هماهنگ با سایر کارکنان بازگردند.
۴- جلسات بیان ناگفتنی‌ها
اغلب کارکنان از بیان واقعیت‌های تلخ به مدیریت سازمان گریزان هستند و از واکنش منفی مدیران و روسا در برابر افشای اشتباهات و طرح مسائل منفی نگران بوده و ترجیح می‌دهند بر حقایق تلخ و مسائل ناخوشایند سرپوش بگذارند. با این همه باید دانست که این حقایق ناخوشایند و تلخ دیر یا زود برملا خواهند شد و هر چه بیشتر از زمان مناسب برای افشای آن بگذرد، احتمال بروز زیان و وخیم‌تر شدن اوضاع وجود دارد.
پس چه بهتر که جلساتی غیررسمی و دوستانه بین مدیران و کارکنان برگزار شوند تا امکان بیان ناگفتنی‌هایی که امکان طرح آن در جلسات عادی یا به‌صورت خودجوش نیست، وجود داشته باشد.
۵- جلسات دورهمی
دورهمی‌های دوستانه و غیررسمی کارکنان در محیطی بیرون از سازمان می‌تواند به میزان شگفت‌انگیزی بر تقویت جنبه انسانی و معنادار کار کمک کند و روابط کاری بین کارکنان و مدیران و بین خود کارکنان سازمان را از حالت صرفا دیتامحور و خشک و رسمی جدا کرده و معنا و داستان را وارد این روابط کند.
فاصله گرفتن حداکثری از سلسله مراتب اداری و به فراموشی سپردن آمار و ارقام مربوط به کار و تمرکز بر روابط بین فردی بر مبنای انسان بودن و نه کارمند بودن از ویژگی‌های اصلی نوع جلسات دورهمی‌های دل‌انگیز و به یادماندنی به حساب می‌آید که در بلندمدت موجب تقویت حس تعلق و دوستی با همه در سازمان می‌شود.
مترجم: سیدحسین علوی‌لنگرودی
منبع:Strategic Management Journal
https://donya-e-eqtesad.com
|
||||
