شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– آیا در آینده نزدیک در فکر راه‌اندازی یک کمپین روابط عمومی هستید؟ آیا نیاز به پوشش خبری یک محصول یا رویداد خاص دارید؟ خواندن این مطلب دقیقاً همان‌جایی است که باید ازآنجا شروع کنید!!!
در سال‌های گذشته بحث زیاد و گسترده‌ای در رابطه با ارتباط و اثربخشی روابط عمومی وجود داشته است، و مسئله اصلی دراین‌بین این موضوع بوده که برخی ادعا می‌کردند که مقوله بهینه‌سازی نتایج موتورهای جستجو به‌طور کامل مؤثر و اثربخش بوده و دیگر نیازی به فعالیت‌های روابط عمومی وجود ندارد، اما بازاریابان باتجربه و کارآفرینان به‌خوبی می‌دانند که این دو حوزه اهداف کاملاً متفاوتی را دنبال می‌کنند. اما زمانی که نوبت به ایجاد آگاهی در مورد برند می‌شود، روابط عمومی سنتی بسیار اثرگذار و مرتبط ظاهرشده و روابط عمومی دیجیتال هم راه و روشی بسیار مناسب برای حمایت و پشتیبانی از بهینه‌سازی نتایج موتورهای جستجو است.
فقط باید توجه داشته باشید که برای اجرا یک کمپین اثربخش در حوزه بازاریابی حتماً چک‌لیست زیر را رعایت کرده باشید تا نتایج قابل قبولی از فعالیت‌های خود به دست آورید:
1- اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد
پیش از هر چیز دیگری، به چیزی فکر کنید که خواهان به دست آوردن آن از طریق کمپین روابط عمومی خود هستید و شاخص‌های کلیدی عملکرد را در ارتباط با آن بر روی کاغذ بیاورید تا قادر به اشتراک‌گذاری آن با تیم خود باشید. شاخص‌های کلیدی عملکرد برای یک کمپین می‌تواند درآمد، ایجاد آگاهی، سرنخ‌ها، لینک‌ها، میزان ترافیک ورودی به سایت یا حتی دنبال کنندگان شما در شبکه‌های اجتماعی باشد.
2- زمان و ضرب العجل
چه زمانی نیاز به کسب نتایج مورد انتظار دارید؟ بسته به چیزی که در حال ترفیع و ترویج آن هستید (مثلاً، محصول، خدمت، رویداد و یا …)، دستاوردهای مورد انتظار خود را بنویسید (مثلاً اهداف و شاخص‌های کلیدی عملکرد) و برای هر یک از آن‌ها یک‌زمان مشخص را تعیین کنید و این روند را تا رسیدن به ضرب العجل نهایی (معرفی محصول) ادامه دهید.
3- طرح و نقاط کنترل
تیم یا مشاور روابط عمومی شما باید یک طرح روشن همراه با اهداف قابل‌اندازه‌گیری بر اساس شاخص‌های کلیدی عملکرد و اهداف کمپین در اختیار شما قرار دهد. طرح روابط عمومی شامل مخاطبین هدف کمپین ، شرکت شما یا پیشنهاد فروش محصول منحصربه‌فرد، یک پیام روشن و واضح و رویکرد استراتژیک می‌شود. بنابراین باید برای هر یک عناصر مطرح‌شده در طرح یک نقطه کنترلی در نظر بگیرید.
4- کانال‌های پشتیبانی
این کانال‌های پشتیبانی ممکن است در نظر شما چیز ساده‌ای به نظر بیایند که خیلی هم نیازی به وجود آن‌ها نباشد، اما کانال‌های بازاریابی و روابط عمومی باید ثابت باشند و یک عضو زا تیم شما یک مشاور آزاد باید به هر یک از آن‌ها اختصاص داده شود. این کانال‌ها شامل شبکه‌های اجتماعی، نشریات چاپی، نشریات دیجیتال یا حتی بازاریابی مستقیم و رویدادها و جشنواره‌ها می‌شود. کانال‌هایی که در یک کمپین روابط عمومی مورداستفاده قرار می‌گیرد بر اساس اهداف تعیین‌شده(لینک سازی، آگاهی از برند و …) و همچنین مخاطبین هدف شما(مصرف‌کنندگان، صنعت و تصمیم‌گیرندگان نهایی) شکل می‌گیرند.
5- تیم
هر فعالیت روابط عمومی نیاز به یک فرد و ناظر اختصاصی دارد. به این منظور باید توانایی‌ها و نقاط ضعف هر یک از اعضای تیم را در ارتباط با کانال‌های که در طی فعالیت روابط عمومی استفاده می‌کنید، موردبررسی قرار دهید. البته نیاز به استفاده از یک مشاور بازاریابی یا روابط عمومی برای کمک بیشتر در رابطه برخی از عناصر مثل توزیع نشریات طرح دارید.
6- لیست تماس‌ها
داشتن لیست مناسبی از افراد و ارتباط‌ها برای یک کمپین روابط عمومی بسیار در موفقیت‌آمیز بودن پروژه شما اثرگذار است. ممکن است از قبل فهرستی از افراد را در اختیار داشته باشید، اما همچنان نیاز به پالودن آن داشته باشید، چراکه ممکن است که افرادی در آن باشند که علاقه‌ای به اطلاعات شما نداشته و در عوض افرادی را بشناسید که به اطلاعات و اخبار شما علاقه‌مند هستند، ولی در این لیست جای نگرفته‌اند.
7- نوع ارتباط
بسته به چیزی که در حال ترفیع و ترویج آن هستید و همچنین بسته به پیام و کانال مورداستفاده شما، باید تصمیم بگیرید که ارتباط بین برند و مخاطب هدف شما چگونه باید آغاز شود. در عصری که مصرف‌کنندگان همواره با اینترنت و دیگر وسایل ارتباطی مرتبط هستند، این موضوع ممکن است خارج از ساعت اداری و از طریق دستگاه موبایل اتفاق بیافتد. نوع ارتباط شما در ارتباط مستقیم با عملی قرار دارد که می‌خواهید مخاطب هدف شما از خود نشان دهد. ابتدا باید مشخص کنید که هدف شما فقط اطلاع‌رسانی به مخاطب است یا اینکه خواهان انجام رفتاری از طرف مخاطب خود هستید.
8- زیروبم بودن سخنرانی در حین صحبت
صحبتی که برای یک رویداد روابط عمومی انجام می‌پذیرد با اطلاعات و حقایق کلیدی را در اختیار مخاطب قرار دهد و با مخاطب به‌سرعت ارتباط برقرار کند. این موضوع باید از همان لحظات اول توجه مخاطب را به خود جلب کند و برای مخاطب کاملاً مفید و کاربردی باشد. در این مورد باید توجه داشته باشید که مشاور روابط عمومی شما محتوایی برای ارائه در این جلسه برای شما فراهم آورد که مناسب برند و محصول و چیزی باشد که مشغول ترویج آن هستید و همچنین آهنگ و تن مناسبی برای جلب‌توجه و ایجاد تعامل داشته باشد. این محتوا به هیچ نباید به‌گونه‌ای به نظر برسد که هیچ هدفی غیر فروش را دنبال نمی‌کند.
9- بودجه
در نظر گرفتن این مورد کاملاً بدیهی است، اما باید توجه داشت که اختصاص بودجه به هر کمپین روابط عمومی در قالب یک استراتژی روابط عمومی در یک‌فصل از سال یا حتی در کل سال به شما و تیم اجرایی شما اجازه می‌دهد تا ابزارهای واقع‌گرایانه و کانال‌ها و همچنین چارچوب‌های زمانی مشخصی را از ابتدا تعیین کنید. مثلاً اگر بودجه محدودی در اختیاردارید، ارسال کادوهای تبلیغاتی ممکن است بر روی کاغذ ایده خوب و مناسبی به نظر برسد، اما درواقع هزینه غیرضروری است. اختصاص یک بودجه مشخص و وفادار ماندن به آن بهترین راه برای پیدا کردن راه‌حل‌های خلاقانه و کسب نتایج عالی از مشاور و تیم اجرایی خودتان است.
10- پیگیری و تهیه گزارش
پس داشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد و اهداف تصویب‌شده در اولیه مرحله از کمپین، در این مرحله نیاز به تعیین یک نظام گزارش دهی منسجم برای هر قدم از فرایند روابط عمومی خودتان هستید. به‌عنوان یک قانون طلایی، در نظر داشته باشید که هر فعالیتی که قابل گزارش دادن نباشد یا به‌سادگی قابل ارزیابی نباشد را نباید انجام دهید. به‌طور هفتگی باید فرایند موفقیت خود را دنبال کنید تا از طریق قادر به اختصاص منابع بیشتر یا افراد بیشتری به برخی از کانال‌های ارتباطی خاص باشید.
این چک‌لیست کمپین روابط عمومی راه و روشی فوق‌العاده برای مدیران جهت داشتن یک تیم برای یک پروژه روابط عمومی مشخص و تعیین اهداف واقع‌گرایانه و نیز اهداف قابل‌اندازه‌گیری است. با داشتن ضرب العجل های نزدیک به هم دیگر فعالیت‌های مشخص برای نظارت کردن بر روی آن‌ها، می‌توانید از این راهنما جهت حفظ منابع زمانی و … باشید و کمپین روابط عمومی خود را به‌پیش ببرید.