شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)–|| ارتباط خوب اساس مدیریت برنامه موثر است. در جایگاه رهبری ارتباط، شما نمی توانید بدون قدرت رسمی ارتباطی، مدیر برنامه خوبی باشید.
در درجه اول مهمترین کلید، گردآوری اطلاعات توسط رهبر برنامه است، چه آن فرد قدرت رسمی داشته باشد یا خیر. اگر شما هماهنگی و مدیریت فعالیت های برنامه را در اختیار دارید، شما به خلاصه کردن، فیلتر و گزارش پیشرفت به تمام ذینفعان برنامه، از قبیل تیم برنامه نیاز دارید.
با انجام این کار، شما اثر قابل توجهی خواهید گذاشت. اگر پیشرفت خوبی به دست آمده است، دیگران از کار شما رضایت خواهند داشت. اگر پیشرفت رضایتبخش نیست بایستی اطلاعات واقعی (نه با جزئیات بیش از حد، که اطرافیان بتوانند به جای شما به برنامه نگاه کنند و کاملا آن را درک کرده و به اظهار نظر و دخالت بپردازند.) درباره گام هایی که شما برای پوشش فرصت های از دست رفته بر می دارید، تهیه کنید. اگر شما به دنبال منابع بیشتری برای پوشش هستید، همه ذینفعان را در جریان فعالیت های تان قرار دهید. سوء ارتباط می تواند ایجاد شک و ظن کند، بنابراین اولویت بالایی برای برقراری ارتباط با همه ذینفعان قائل شوید تا آنها نتوانند به دلیل عدم آگاهی از فعالیت های شما، شما را به باد سرزنش و انتقاد بگیرند.
برای مثال، اگر شما سند برنامه پیچیده ای را نوشته اید، به دریافت کنندگان کلیدی تماس بگیرید یا آنها را ملاقات کنید، به طوری که آنها در جریان مهمترین بخش های اطلاعات قرار گیرند. برعکس، بعد از ملاقات چهره به چهره، تایید تصمیمات و پیگیری اقدامات با ذینفعان مربوطه را ادامه دهید. تا حد زیادی، ارتباطات شما بازتاب کلیدی از نحوه درک شما به عنوان یک رهبر است.
اگر شما قدرت رسمی ندارید، مهم است وظایفی را به طور سنجیده به اعضای تیم محول کنید و گزارش پیشرفت را به طور شفاف، به همراه صورت جلسات ارائه دهید. جایی که یک تصمیم بالاتر از سطح شماست، تصمیم را ارجاع داده و موافقت آنهایی که تصمیم گیری می کنند از قبیل رئیس تان را دریافت کنید. در مواردی که با مساله ای مواجه می شوید، به رئیس خود و سایر تصمیم گیرندگان، مقدار زیادی اطلاعات در مورد مساله ارائه دهید، تا آنها «به طور ناخوشایند غافلگیر» نشوند. این مساله به آنها بیشتر از این که شما اطلاعات زیاد و خام در اختیارشان قرار دهید، کمک خواهد کرد.
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
| ||||
