مقدمه
روابط عمومی به عنوان یک نهاد ارتباطی متعلق به جامعهٌی مدرن است، این ساختار در بسیاری از کشورهای پیشرفته و صنعتی در جایگاه واقعی خود قرار گرفته ولی در جوامع جهان سومی این ساختار بیشتر تقلیدی و دچار روزمرگی و پراکنده کاری شده است.
روابط عمومی ها به دلیل جایگاه راهبردی زیربنایی خود می توانند سازمان های مختلف را در همگامی با پیشرفت و تحولات یاری دهند، چرا که روابط عمومی یک واحد پویا و ارگانیک سازمانی است که هیچگاه در آن سکون و تعطیلی وجود ندارد. حیات سازمانی مستلزم فعالیت مداوم روابط عمومی هاست و سازمان بدون روابط عمومی زنده و پویا، موفق و اثربخش نخواهد بود. آن چه حایز اهمیت است، ماهیت غیر مادی وظایف و مسؤولیت های روابط عمومی هاست. بدین معنا که اولاً: تمامی پیکره سازمان یا روابط عمومی در ارتباط است. ثانیاً: روابط عمومی فعالیتی است مبتنی بر فرهنگ، اجتماع، گروه ها، باورها، اندیشه ها و…
روابط عمومی مانند واحدهایی نظیر امور اداری و مالی نیست که در ساعات و زمان های معینی فعالیت داشته باشد، بلکه مجموعه ای است با فعالیت های خطیر، وسیع و شبانه روزی. از این رو لزوم شفاف سازی عملکرد و حجم فعالیت های روابط عمومی امری ضروری به نظر می رسد همچنان که لزوم رسیدن به فرآیندی مناسب جهت تعیین اولویت اجرایی برنامه ها و اتخاذ رویکردهای مناسب در اجرا در حوزه روابط عمومی امری اجتناب ناپذیر است.
همچنین یکی از نیازهای جامعه امروز، دسترسی به اطلاعات و گزارش گیری سریع از روند طی شده و برنامه های پیشرو می باشد که تعدد، جنس و نوع فعالیت ها و نداشتن پایگاه داده منظم و به روز، امکان گزارش گیری را سلب می کند.
از اینرو با توجه به ابعاد گسترده فعالیت های صورت گرفته در مجموعه روابط عمومی در ابعاد اقتصادی، فرهنگی، آموزشی، ارتباطی، اجتماعی و تأثیرات مهمی در فرهنگ شهر و شیوه زندگی شهروندان ایجاد می کند لذا رصد فعالیت های انجام شده، مسأله ای ضروری و اجتناب ناپذیر است و عدم توجه به روند متناسب سازی طرح ها، تصمیمات و اقدامات با اهداف سازمانی، باعث عملکرد نامتوازن و پیدایش معضلات و بعضاً هدر رفت توان و پتانسیل موجود و ناکامی در دستاوردها می شود.
برنامه ریزی و مستندسازی فرصتی ارزشمند به منظور جاری ساختن سیاست های کلان فرهنگی، ابزاری برای ایجاد مصونیت و پیشگیری از پیامدهای منفی در عرصه فرهنگ و همچنین اقدامی در راستای ایجاد تحول و پیش برندگی در فرایندها و روش های مدیریت روابط عمومی مبتنی بر اهداف و در نهایت، عامل مؤثر در جهت ارتقای بهره وری محسوب می گردد.
مهمترین هدف این طرح ایجاد زمینه و شرایطی است که با ایجاد بانک فراگیر اطلاعات و اصلاح عملکردها و تصمیمات مدیریتی در همه ادارات زیر مجموعه روابط عمومی، ضمن اینکه منجر می شود طرح های مهم به نحو مطلوبی اجرا شوند، همگامی برنامه ها با اهداف و استراتژی نیز حفظ و تقویت گردند و در همه حال امکان رصد انطباق مسیر طی شده با آنچه باید باشد وجود خواهد داشت.
اجزای طرح
فعالیت ها و برنامه هایی اجرایی:
فعالیت هایی که به مناسبت های مختلف انجام می پذیرد.
خدمات جاری:
فعالیت هایی که در حوزه کسب و کار هر یک از واحدهای مدیریت روابط عمومی تعریف شده و به صورت روزانه در حال انجام می باشد.
چشم انداز رسانه ای روابط عمومی با توجه به اهداف کلان
• کسب نقشی تأثیرگذار در جهت دهی مثبت افکار عمومی مخاطبین خاص و مخاطبین عام به اهداف کلان با تکیه بر اطلاعات دقیق، شفاف و همه جانبه از نیازها و انتظارات مخاطبان
• مورد وثوق و اعتماد قرار گرفتن به عنوان منبع خبری، اطلاع رسانی و آگاهی بخشی از طرف مخاطبین (خاص و عام)
• الهام بخش و اثرگذار بودن در تصمیم سازی ها و سیاست گذاری های مدیریت واحد بیش از سایر رقبای رسانه ای
• برخودار بودن از توسعه کیفی در همه ابعاد و تولید محصولات فرهنگی هنری موثر بر مخاطبان (خاص و عام) و برخورداری از مزیت رقابتی چشمگیر و با ثبات در مهندسی و تولید پیام در جهت اهداف کلان
• دارای آرایش رسانه ای جامع، نافذ و موثر در عرصه پیش بینی شده با بهره گیری از فناوری پیشرفته رسانه ای
• برخودار از قدرت انعطاف لازم به منظور انطباق با شرایط و نیازهای متحول و گاه غیرقابل پیش بینی در عرصه تحولات داخلی و خارجی
مأموریت روابط عمومی:
• ایجاد و مدیریت ارتباط، اطلاع رسانی و آگاهی بخشی دوسویه به صورت جذاب، سریع و صحیح به صورت اثربخش
اهداف اجرای طرح
1. نهادینه شدن اجرای اهداف و سیاست های مد نظر
2. بهره گیری از فرصت های پیش رو برای افزایش اثربخشی فعالیت ها و طرح ها
3. پیش بینی، پیشگیری و بازدارندگی از اجرای فعالیت ها و طرح های نامتناسب
4. تهیه گزارش های مستند و دقیق از فعالیت ها
5. شفاف سازی فرآیندها
6. امکان برنامه ریزی و نظارت و ارزیابی عملکرد حوزه های مرتبط
|
||||
