مقدمه
آرشیو/ امروزه اهمیت جایگاه روابط عمومی در توسعه هدف ها و فعالیت های هر سازمان یا نهاد اجتماعی، اقتصادی، فرهنگی و سیاسی در سطوح گوناگون (محلی، منطقه ای و بین المللی) بر کسی پوشیده نیست. اکنون که شرایط و ساختار جوامع به دنبال تحولات گوناگون، آنچنان پیچیده شده است که تحقق این اهداف و توسعه فعالیت های هر سازمان به آسانی میسر نخواهد شد.
در این راستا بررسی بسیاری از تجارب و شواهد نشان می دهد که با وجود تلاش ها و فعالیت های انجام شده به دلیل عدم حضور روابط عمومی یکپارچه موثر، سازمان ها نتوانسته اند به موفقیت چشمگیری برسند. حتی فعالیت های از آنها نیز با شکست مواجه شده است. این در حالی است که وجود روابط عمومی اثرگذار در سازمان ها و شرکت های گوناگون موجب گسترش فعالیت های سازمان از یک سو و جلب افکار عمومی از سوی دیگر می شود.
یکی از عواملی که در سرنوشت هر موسسه، سازمان، گروه و حتی فرد اهمیت اساسی دارد و آنها را در نیل به هدف یاری می کند، کیفیت رابطه آنها با افراد و نهادهایی است که با آنها سروکار دارد. هر اندازه این ارتباط به طور مفید و اثربخش برقرار شود و به شکل مؤثر گسترش یابد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفق تر خواهد بود.
آنچه ما باید در توسعه روابط عمومی یهای یکپارچه به آن توجه کنیم این است که روابط عمومی یک واحد کوچک اداری برای یک حرکت کوچک در طول روز و یا سال نیست. کار روابط عمومی برگزاری یک نمایشگاه یا سیمنار یا فعالیت هایی مانند نصب پلاکارد و خرید شیرینی و میوه و این خدمات نیست.
روابط عمومی یکپارچه جایگاهی است که باید بتواند عامل پیوند انسان ها و تعامل بین ارتباط دهنده و ارتباط گیرنده باشد. روابط عمومی یکپارچه با برقراری ارتباط مناسب، قدرت هر سازمانی را در تبادل نظرات افزایش می دهد و راه را از بیراهه جدا می کند. با ایجاد ارتباط، نظرات جدید شکل گرفته و عامل مهمی از درک و تفاهم متقابل را بین بخش های مختلف جامعه بوجود می آورد. روابط عمومی عامل و جایگاهی پویا است که می تواند هر لحظه با توجه به وقایع پیرامون خود شکل جدیدی به خود گرفته و رفتار جامعه خود را تجزیه و تحلیل و بین اعضای مختلف جامعه ارتباط منطقی برقرار کند. روابط فرهنگی اقتصادی اجتماعی را تجزیه و تحلیل کرده و با استفاده از ضوابط حاکم بر استانداردهای اخلاقی از آنها به نفع ایجاد رابطه ای اصولی بهرهمند شویم.
با ایجاد یک روابط عمومی یکپارچه می توان فعالیت های سازمانی را مدیریت کرد و با کسب اطلاعات صحیح با جدا کرد سره از ناسره و نشان دادن راه مستقیم از رفتن به بیراهه و طولانی کردن فعالیت ها جلوگیری و راه را برای توسعه سازمانی فراهم می کنیم.
برای روابط عمومی، وظایف متعدد و متنوعی از سوی صاحبنظران و دستاندرکاران مطرح شده است ولی نکته جالب توجه در اکثر وظایف و تعاریف ارایه شده، همان بحث ارتباط و پیوند با مردم و جامعه است.
روابط عمومی یکپارچه با استفاده از ابزارهای مناسب رسانه های و دسترسی به اطلاعات شفاف و دقیق می تواند به ابزاری کارآمد در راستای اطلاع رسانی و آگاهی بخشی دست یابد. در واقع مهندسی رسانه تنها از طریق دستیابی به اطلاعات یکپارچه، همسان و بروز دست یافتنی است.
سیاستگذاری و مدل سازی روابط عمومی یکپارچه
یکپارچه سازی فراگردی است که طی آن همه بخش های تشکیل دهنده یک کل برای کسب هدف مشترک ترکیب می شوند. هماهنگی با مجموعه ای از سازوکارهای ساختاری و رفتاری تحقق می یابد که برای مرتب ساختن اجزای سازمان با یکدیگر به کار می روند و نیز اهداف سازمانی را تسهیل می کنند.
یکپارچه سازی روابط عمومی عبارت است از فرایند همسو نمودن همه قسمت های سازمان به گونه ای که تصمیمات، وظایف، فعالیت ها و تخصص همه کارکنان و گروه ها برای نایل آمدن به اهداف از قبل تعیین شده در حداکثر مطلوبیت ممکن ترکیب و همسو گردد. «هانری فایول» مسأله هماهنگی را به عنوان عمل همسو نمودن همه فعالیت های یک موسسه برای نایل شدن به موفقیت و اهداف مورد نظر سازمان تلقی می نماید.وی معتقد است سازمانی که دارای ویژگی های زیر باشد، عملیات هماهنگی را به نحو مطلوبی دنبال می کند:
الف- هر واحد و زیر شاخه های مربوط به آن با سایر بخش های سازمان هماهنگ باشد،
ب- هر واحد و زیرشاخه های مربوط به آن به طور مشخص می داند که چه وظیفه ای برایش در نظر گرفته شده است،
ج- هر واحد برای رسیدن به کیفیت مورد نظر، برنامه و کارهایی را ک باید انجام دهد خود به خود تنظیم و تعدیل می نماید. «هیمن و اسکات» هماهنگی را چنین تعریف کرده اند: فرایند آگاهانه همسو نمودن و تطبیق دادن فعالیت های مختلف سازمان به طوری که تخصص های گوناگون، ضمن هماهنگی، سازمان را در کمال بخشیدن و نیل به هدف های مورد نظرش یاری می دهند.
داشتن درک قوی از گرایش های رسانه ای که می تواند بر سه حوزه ضروری تولید محتوا اثرگذار باشد شامل: چه چیزی محبوبیت بیشتری در میان این مخاطبان دارد؟ دانستن اینکه کدام نوع از عناوین محتوایی اهمیت بیشتری برای تولید دارند و آیا مخاطب شما واکنش خوبی به برنامه های تولید شده که می خواهد مؤثر باشد، نشان می دهد؟ لازم و ضروری به نظر می رسد و باید بدانیم که روابط عمومی چه چیزهایی را می تواند ایجاد کند که اثربخش تر باشد.
برای سیاستگذاری مفید در یکپارچه سازی روابط عمومی تقریبا می شود از این موارد سود برد:
اصل خط فرمان- خط فرماندهی یا مسیر صدور دستور از مقامات عالی سازمان شروع می شود و تا کارکنان سطح عملیاتی امتداد می یابد. وحدت روابط عمومی فقط هنگامی امکانپذیر است که همه ارتباطات رسمی از طریق خط فرمان برقرار گردند.
همچنین تعیین موضوعات استراتژیک که تصمیمات سیاسی و اساسی هستند و بر اختیارات، مأموریت، ارزش ها، محصول یا خدمات ارائه شده، مراجعان یا استفاده کنندگان، هزینه ها، تأمین منابع مالی، سازمان یا مدیریت تأثیر می گذارد بسیار ضروری است.
لذا با توجه به موارد فوقالذکر طرح یکپارچه سازی اطلاعات با هدف اطلاع رسانی سریع، صحیح و شفاف، آگاهی بخشی دو سویه و در نهایت دستیابی به طرح جامع اطلاع رسانی اثر بخش و کارآمد اجرا گردید. در این طرح بانک اطلاعاتی به روز و مناسب به عنوان بازوی نرم افزاری قوی، با دریافت کلیه اطلاعات مربوط به مجموعه شهرداری ایجاد گردید. سپس با استفاده از اطلاعات تدوین شده و بر اساس اولویت های تعیین شده یک برنامه عملیاتی تهیه شد.
با تعیین اداره ها و بخش های داخلی، کار اطلاع رسانی میان هر یک از ابزارهای در اختیار تقسیم شده و امکان استاندارد کردن کارها و تخصصی کردن فعالیت فراهم گردید. با توجه به اینکه موفقیت عملیات اطلاع رسانی مستلزم هماهنگ ساختن فعالیت ها است در واقع بدون هماهنگی، احتمال بروز تأخیر و اتلاف وقت در انجام فعالیت ها، پروژه ها و برنامه ها افزایش می یابد و ممکن است سازمان با عجز و ناکامی مواجه شود. سازماندهی از طریق تفکیک افقی و عمودی و تلفیق انجام شد. در تفکیک از تخصص گرایی و تقسیم کار و در تلفیق از استاندارد سازی فعالیت ها و مشخص کردن اختیارات استفاده شد. با گردآوری و دستهب ندی اطلاعات حوزه های مختلف شهرداری و یکپارچه سازی این اطلاعات در قالبی یکسان، امکان پردازش مناسب و اطلاع رسانی بهنگام در راستای اهداف شهرداری فراهم می گردد. در نهایت روابط عمومی یکپارچه در قالب مجموعه ای از فرآیندها و فعالیت های هماهنگ و منسجم و استفاده از کلیه ابزارهای رسانه ای در اختیار که همگی در مسیر دستیابی به هدفی مشترک در تکاپو هستند؛ معنا پیدا می کند.
اهداف طرح
• ایجاد بانک اطلاعاتی به روز
• تأکید بر رسالت و هدف سازمان از طریق پیاده سازی و اجرای موضوعات با استفاده از کلیه ابزارهای رسانه ای در اختیار
• اولویت بندی و انتخاب ابزارهای رسانه ای در اختیار مناسب براساس موضوعات
روند طرح یکپارچه سازی اطلاعات
• تهیه و تدوین فرم مربوط به اطلاعات
ذیل عناوینی چون: عنوان پروژه، نام منطقه / سازمان، موضوع پروژه، کاربری، تاریخ شروع و اتمام پروژه، هزینه های اجرا، سطح پروژه، مشخصات پروژه، پیوست های رسانه ای و…
الف: ارسال فرم مربوط به مجموعه های وابسته به شهرداری مانند مناطق پانزده گانه شهرداری جهت ارسال پروژه های عمرانی و سازمان های مربوطه جهت ارسال پروژه های شاخص با موضوعات خاص خود.
ب: درجه بندی، تعیین سطح و اولویت بندی موضوعی فعالیت های مناطق و سازمان های شهرداری
• تهیه پیوست رسانه ای
الف: تدوین لیست ابزارهای رسانه ای در اختیار
ب: اولویت بندی موضوعات و تعیین ابزار رسانه ای مناسب براساس هر موضوع
لیست پروژه های سازمان…
|
ردیف |
عنوان پروژه |
هدف |
تاریخ |
هزینه |
سطح پروژه |
ویژگی های پروژه |
توضیحات |
|||
|
شروع |
پایان |
A |
B |
C |
||||||
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
12 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
لسیت برنامه ها و فعالیت های اختصاصی سازمان………………………..
|
ردیف |
عنوان برنانه |
هدف |
تاریخ |
هزینه |
ویژگی های برنامه |
توضیحات |
|
|
شروع |
پایان |
||||||
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
|
|
|
|
11 |
|
|
|
|
|
|
|
|
12 |
|
|
|
|
|
|
|
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
|
||||
