شبکه اطلاعرسانی روابطعمومی ایران (شارا) || روابطعمومی کاری چند وجهی با مسئولیت های فراوان در مقابل سازمان و مخاطبان است، یعنی هم باید مدافع سازمان باشد و هم مدافع مخاطب. در کارش باید اصول و ضوابط برقراری ارتباط موثر و چند سویه با مخاطبان و ذی نفعان سازمان را رعایت کند.
به همین خاطر است که روابطعمومی را به عنوان یکی از مشاغل پر استرس، سخت و زیان آور در سطح جهان می شناسند. مهم ترین محور کار روابطعمومی اقناع مخاطبان است که باید در هر شرایطی خود را پاسخگوی آنها بداند تا آنها را برای همکاری و همراهی با طرح ها و برنامه های سازمان متقاعد نماید.
بنابراین روابطعمومی شالوده و استوانه اصلی و اساسی ایجاد ارتباط موثر و تاثیرگذار بین سازمان و مخاطبان است که هیچ وقت نباید اجازه داده شود این موقعیت حساس و خطیر دچار تزلزل و فروپاشی شود چون صدمه دیدن روابطعمومی باعث صدمه دیدن و سلب اعتماد افکار عمومی از سازمان می شود که برگرداندن این اعتماد و… خیلی سخت و دشوار می شود.
روابطعمومی جمع بین بودن و نبودن
روابطعمومی جمع بین بودن و نبودن است؛ حضور به موقع و موثر در صحنه ها و پاسخگویی به مخاطبان خود با استفاده از دلایل منطقی و روشن؛ این نقش و تاثیرگذار بودن روابطعمومیها در صحنه هاست. نبودن یعنی زمانی که جای تقدیر و تشکر از زحمات دستگاه ها می شود اصلا روابطعمومیها دیده نمی شوند، البته وقتی مشکلی برای سازمان پیش می آید روابطعمومیها خوب دیده می شوند، اولین جایی هم که مورد مواخذه قرار می گیرد، روابطعمومی است، روابطعمومی مدعی العموم مردم در سازمان است که هیچ سنگری برای پناه بردن به آن ندارد و همیشه مورد آماج تیرها و ترکش های مدیریت سازمان و مخاطبان قرار می گیرد.
یک تسهیل گر قوی برای ایجاد ارتباط بین مجریان و مخاطبان با دستگاههاست، آسان ترین و بی دردسرترین راه رسیدن به مدیریت دستگاهها گذشتن از مسیری است که روابطعمومی آن را ساخته است تا مدیران ببینند و بشنوند حرف دل مخاطبان را و چاره ای برای آنها بیندیشند، هم راه شکست و هم راه ترقی سازمانها از طریق روابطعمومیها ایجاد می شود. وقتی که آنها نسبت به نظرات، دیدگاهها و پیشنهادهای مخاطبان بی اعتنا باشند و به آنها اهمیت ندهند از این طریق راه انحطاط و نابودی سازمان را هموار می کنند و اما راه ترقی سازمان، برقراری ارتباط موثر با مخاطبان، دوستی، همراهی و همکاری روابطعمومی با آنهاست، روابطعمومی وقتی در کنار مخاطبان قرار می گیرد و خود را از آنها می داند در اصل راه کامروایی سازمان را هموار کرده تا سازمان با آرامش بیشتری به دنبال دستیابی اهداف خود باشد.
قانونی در چین وجود دارد به نام قانون پل طلایی، که میگوید:« اگر دشمن به شما حمله کرد و از پلی بر روی رودخانهای گذشت، پل پشت سرش را خراب نکنید؛ چون وقتی دشمن بداند دیگر راه برگشتی ندارد، انرژی و تلاشش برای شکست دادن شما مضاعف خواهد شد. در عوض بروید و پل پشت سرش را از طلا بسازید تا اگر خواست عقبنشینی کند، احساس کند که روی این پل طلایی، حتی عقبنشینی هم افتخار است».
این قانون باید در روابطعمومیها هم مد نظر قرار گیرد و همه پل های ارتباطی با مخاطبان را قطع نکنیم، وقتی کسی درباره سازمان نقد و یا مطلبی اظهار می کند کاری نکنیم که به یک دشمن تمام عیار (نه منتقد آگاه و سازنده) برای سازمان تبدیل شود بلکه با استفاده از روش های متقاعد سازی او را نسبت به کارکردها و جایگاه سازمان آگاه کنیم، فردی که از کارکردها و نقش های یک سازمان آگاه است معمولا انتقادهایش علمی، کار ساز و مشکل گشا برای سازمان است.
روابطعمومی هنر کار کردن با همه مردم از هر طیف و دسته ای است و مانند آب است که وقتی جریان می یابد براحتی راه خود را پیدا می کند و موانع و محدودیت ها را برطرف کرده و به حیات خود ادامه می دهد.
روابطعمومی کار هر کسی نیست
مدیریت و کار در روابطعمومی، کار هر کسی نیست، روابط شغلی پر استرس، هنر مردم داری، ایجاد ارتباط موثر و تاثیرگذار با مردم و تسلط بر شیوه های گفت و گو و تعامل با دیگران است.
هر کسی نمی تواند بدون داشتن تخصص و تجربه کار در این حوزه، مسئولیت آن را بر عهده بگیرد، برای کار در روابطعمومی باید پله های نردبان آن را طی کرد (کارشناس، کارشناس مسئول، رئیس گروه و.. .) روابطعمومی دروازه ارتباط با مردم، مدعی العموم آنها و سخنگوی دستگاه است، آمیختن اینها با همدیگر هنر و کار هر کسی نیست.
در واقع روابطعمومی برای یک دستگاه به منزله مغز متفکری است که تمام ایده ها، خلاقیت ها، هنر و دانشی که دستگاه نیاز دارد تا بتواند به درستی با مخاطب ارتباط موثر، تاثیرگذار و اثربخش برقرار کند، در خود دارد.
یک دستگاه برای اینکه بتواند رسالت خود را به طور جامع و کامل به انجام برساند نیازمند یک روابطعمومی آگاه در همه زمینه ها اعم از آموزشی، فرهنگی، اجتماعی و … است.
بنابراین برای کار در روابطعمومی کسی باید انتخاب شود که دانش، تخصص، تجربه و در واقع یک هنرمند تمام عیار در همه زمینه ها باشد، نمی توان فقط به خاطر رفع تکلیف هر کسی را در این پست نشاند، آن هم روابطعمومی که با گستره وسیعی از آدم هایی سروکار دارد که هر کدام از آنها دارای ایده و دیدگاه مخصوص و ویژه خود در زمینههای مختلف هستند، برای هدایت و راهبری افکار عمومی باید با استراتژی و برنامه عملیاتی مشخص و معین وارد عمل شد، روابطعمومی قاعده و قانون ویژه خود دارد، نمی توان دیمی و باری به هر جهت آن را مدیریت کرد.
کار روابطعمومی، برداشتن موانع و هموار کردن راه های دسترسی به سازمان است
هر تصمیمی که بدون حضور روابطعمومیها در سازمانی گرفته شود حتما به شکست خواهد انجامید؛ برای کسب شهرت، باید مهارت های ارتباطی و اطلاعاتی بسیار قوی داشته باشید تا بتوانید استراتژیک فکر و درک و فهم کنید که چگونه روابط بزرگ و پیچیده بین مردم و یک سازمان را مدیریت کنید. اگر ارتباطی بر خلاف این قاعده انجام شود نه تنها کار روابطعمومی به درستی انجام نمی شود، بلکه ممکن است بیشتر از اینکه کمک کند، ضرر داشته باشد.
کار روابطعمومی، برداشتن موانع و هموار کردن راه های دسترسی به سازمان است تا مخاطب احساس کند پیشنهادها و دیدگاهها و نظرات او در سازمان تاثیرگذار و بکار گرفته می شود و در اصل ساختن جاده ای با استفاده از دیدگاهها و پیشنهادهای مخاطبان است و بزرگترین مزیت این راه شفافیت، برداشتن سرعت گیرها و موانع جریان سیال اطلاعات دو جانبه هم از طرف مخاطبان و هم از طرف سازمانهاست.
عمومی روابطعمومی برای مخاطب حکم یک بازار دارد، روابطعمومی بازار پیام است که به مخاطب متناسب با سلیقه خود حق انتخاب می دهد که وقتی وارد آن می شود بتواند هر نوع کالایی که دوست دارد انتخاب کند.
نوع نگاه به رویدادهای مختلف در روابطعمومی با دیگران متفاوت است
نگاه به موضوعات در روابطعمومی با نگاه دیگران تفاوت اساسی دارد چون این یک نگاه معمولی نیست، نگاه روابطعمومی به مسائل مانند نگاه عقابی است برای شکار در یک لحظه و موقعیت مناسب، بنابراین یکی دیگر از کارکردهای روابطعمومی، روابطعمومی گفت و گو است که بدنبال گفت و گو تعامل با مخاطبان است تا آنها با زوایای وجود سازمان آشنایی بیشتری پیدا کنند برای مشارکت در طرح های و برنامه های سازمان.
اغلب در کنار تغییر نقشها، کارکردها و پیشرفتهای جهانی در زمینه اطلاعات و فناوری های ارتباطات، روابطعمومی تکامل مییابد و به سازمان و مردم کمک می کند تا ارتباط موثر و سازگاری با یکدیگر داشته باشند و بطورکلی روابطعمومی یک فرآیند ارتباطی استراتژیک است که روابط سودمند متقابلی را بین سازمان ها و مردم ایجاد می کند و در هسته خود، در مورد تأثیرگذاری، درگیر کردن و ایجاد رابطه با مخاطبان کلیدی در بسترهای متعدد به منظور شکل دادن و چارچوب بندی درک عمومی از یک سازمان است.
روابطعمومی وجهه و شهرت عمومی یک سازمان را مدیریت می کند
روابطعمومی کاری طاقت فرسا و پراسترس در ارتباط با افکارعمومی و مخاطبان بوده و تجارت متقاعدسازی برای جلب توجه مخاطبان است. شما در حال تلاش برای متقاعد کردن مخاطبان در داخل سازمان یا بیرون از آن هستید که ایده شما را تبلیغ کنند، محصول شما را خریداری کنند، از موقعیت شما حمایت کنند یا دستاوردهای شما را تشخیص دهند.
افراد روابطعمومی روایت گر داستان دیگران هستند. آنها روایت هایی را برای پیشبرد برنامه خود می سازند. روابطعمومی را می توان برای محافظت، افزایش یا ایجاد شهرت از طریق رسانه ها، رسانه های اجتماعی یا ارتباطات خود تولیدی استفاده کرد. یک کارشناس روابطعمومی، سازمان را خوب تجزیه و تحلیل می کند، پیام های مثبت را پیدا می کند و آن پیام ها را به داستان های مثبت تبدیل می کند. وقتی خبر بد است، می توانند بهترین واکنش را ارائه دهند و آسیب را کاهش دهند.
پرینستون ریویو خاطرنشان می کند: «یک متخصص روابطعمومی یک شکل دهنده تصویر است. وظیفه آنها ایجاد تبلیغات مثبت برای مخاطب و افزایش شهرت آنهاست… آنها عموم را در مورد فعالیت سازمان های دولتی مطلع می کنند، سیاست ها را توضیح می دهند».
گر چه روابطعمومی را یک هنر یا علم و … می دانیم، ولی روابطعمومی حرفه ای است که نیازمند مهارت، دانش و اراده غیرقابل انکار کسانی است که در این وادی کار می کنند. در این حرفه برای موفقیت، احساسات و منطق را در هم می آمیزد و می تواند خالق لحظه های شاد و یا غمگینی برای سازمان باشد.
روابطعمومی اساساً وجهه و شهرت عمومی یک سازمان را مدیریت می کنند. آنها به آن سازمان کمک می کنند تا با مردم خود ارتباط برقرار کند و روی ایجاد رابطه مثبت بین آن دو کار می کنند و یک رشته و حرفه متمایز از سایر مشاغل است، اما ویژگی های مشترکی با چندین تخصص مختلف مانند بازاریابی، ارتباطات و تبلیغات دارد. اگرچه مسئولیت در این زمینه ها ممکن است مشابه باشند، جنبه های خاصی از روابطعمومی وجود دارد که آن را متمایز و به یک صنعت منحصر به فرد تبدیل می کند.
روابطعمومیها سعی می کنند بر درک عمومی از برند، شهرت یا تصویر مشتری خود تأثیر بگذارند و برخلاف تبلیغکنندگان، روابطعمومی برای ترویج گفتگوی مثبت و متقاعد کردن مخاطبان در مورد سازمان خود پولی نمیپردازند. روابطعمومیها برای رسیدن به این اهداف، خود از ابزارهایی استفاده می کنند از جمله: ارسال پیام و مشارکت در رسانه های اجتماعی، گفت و گو با مخاطبان، مدیریت بحران، برگزاری همایش ها، وبینارها و…، شبکه سازی، نوشتن و انتشار بیانیه های مطبوعاتی.
تاکتیکها و روشهای دقیقی که یک روابطعمومی استفاده میکند بسته به سازمان و مخاطب، اهداف و نیازهای او متفاوت است. با این حال، تقریباً در همه موارد، متخصصان روابطعمومی تلاش میکنند تا جذابیت سازمان خود را به حداکثر برسانند و در عین حال تأثیرات مطبوعات منفی یا مضر را به حداقل برسانند.
بحران برای روابطعمومیها یک فرصت استثنایی است
مدیریت بحران سازمان کاری سخت، تخصصی و از عهده هر کسی بر نمی آید، البته بحران همیشه هم بد نیست گاهی اوقات بحران برای روابطعمومی یک فرصت استثنایی است برای آشنایی و معرفی بیشتر مخاطب با کارکردهای و دستاوردهای سازمان ها، بحران گاهی اوقات تبدیل می شود به کلیدی برای باز کردن درب جدیدی بر روی سازمانها و مخاطبان آن.
وقتی اتفاقی برای سازمان می افتد، هویت سازمان را تهدید می کند، زمان مدیریت بحران فرا رسیده است. این اتفاق می تواند به دلیل فراخوان محصول، اتهامات بدرفتاری با کارمند یا مشتری، اشتباه مدیر یا کارمند، یا هر نوع کار دیگری باشد. علت هر چه باشد، کنترل آسیب می تواند برای موفقیت آینده سازمان ضروری باشد.
با توجه به شناختی که روابطعمومیها از دیدگاه ها، نظرات و ایده های مخاطبان دارند بهترین جا برای مدیریت بحران ها در سازمان ها، روابطعمومیها هستند چون مهارت اقناع سازی، تجزیه و تحلیل رویدادها، مهارت گفت و گو، بازاندیشی، ایجاد اعتماد و نقش موثر نکات کلیدی برای اطلاع رسانی در شرایط بحران را بخوبی می دانند.
روابطعمومی می تواند به چرخش موضوع و تغییر روایت تهدید و به کاهش بحران کمک کند. تأخیر یا اشتباه می تواند به سازمان آسیب بیشتری وارد کند، بنابراین واکنش سریع و صحیح کلید مدیریت بحران است.
محیط کار روابطعمومی، باید محیطی صمیمانه و آرامش بخش باشد
محیط کار روابطعمومی، باید محیطی عاری از هرگونه استرس و اضطراب، عاشقانه و صمیمانه، آرامش بخش، دارای شور و نشاط و برانگیزانند فرد برای انجام کارهای شغلی اش باشد. در این محیط باید افرادی کار کنند که عاشق کار بوده و با شور و نشاط و ذهنی آماده برای کار در روابطعمومی باشند، متاسفانه در برخی از سازمانها محیط کاری آنچنان طاقت فرسا، پر از دسیسه، افراد زیرآب زن، سمی، دو رو و منافق صفت هستند که کار کردن در این محیط ها واقعا سخت، نگران کننده و استرس زا است.
اگر محیط کار عاشقانه و صمیمانه باشد در چنین محیطی فرهنگ کار عاشقانه و دل انگیز خواهد بود و از لحاظ کاری به انسان آرامش و آسایش فکری و روانی را منتقل می کند.
برخی اوقات متاسفانه بدون توجه به شرایط روحی و روانی و محیط کاری به کارمندان کارهایی می سپاریم که آمادگی لازم برای انجام آنها ندارند. به نظر می رسد قبل از اینکه بخواهیم کاری را به کارمندی بسپاریم باید اول به این سئوالات پاسخ دهیم: آیا تخصص و تجربه لازم برای این کار را دارد؟ آیا محیط کاری این فرد با نیازهای روحی، ذهنی و روانی او سازگاری دارد؟ آیا توانایی انجام کار را دارد؟ و آیا های دیگر…
نمی توان از انسانی که دچار تنش روحی و روانی است کار خوب و موثر انتظار داشت. چون این فرد در کشمکش درونی با خود بوده و هنوز نتوانسته است مشکلات خود را حل کند، چطور می تواند به بهبود روند کاری روابطعمومی کمک کند.
اینجاست که بحث اخلاق کاری و حرفه ای به میان می آید؛ باید از هر کسی متناسب با توانمندی و کارآییش از او کار خواست نه بیشتر چون دچار اختلات فکری، روحی و روانی خواهد شد.
وقتی کارکنان و مدیران در یک محیط امن روانی کار میکنند و ارزشها، اخلاقیات، اعتقادات و هنجارهای مشترک دارند، تک تک افراد به شکلی منحصر به فرد، در جایگاهی قرار گرفتهاند که بدون ترس و استرس کار خود را انجام دهند این طوری کار کردن باعث بهبود کار و افزایش عملکرد کلی سازمان میشود.
روابطعمومی دغدغه اصلی مدیریت سازمان
روابطعمومی و ارتباط باید دغدغه کلیدی مدیریت سازمان باشد. به رسمیت شناختن نقش روابطعمومی به عنوان یک شکلدهنده و برقرار کننده ارتباطات موثر و کلیدی می تواند باعث حفظ و گسترش روابط با مخاطبان و مجریان در سطوح و بسترهای مختلف باشد. حساس بودن به اهمیت روابطعمومی در این سازمان ها به مدیریت آنها اجازه می دهد تا بر موقعیت جدیدی که در آن فعالیت می کنند، تسلط بیشتر و بهتری پیدا کنند.
پیشنهادها
– تغییر نگاه مدیران به روابطعمومیها و کار آنها مهم ترین موضوعی است که باید مورد توجه مسئولان دستگاه ها قرار گیرد. مدیران سازمانها نباید توقع داشته باشند روابطعمومی فقط ثناگوی سازمان و کارهایش باشد بلکه گاهی اوقات هم لازم است ضعف های سازمان را عیان کند تا بتواند با استفاده از راهنمایی ها، پیشنهادها، دیگاه ها و راهکارهایی ارزشمندی که صاحب نظران و مخاطبان ارائه می کنند راه های برون رفت از آنها را پیدا کنند.
– گاهی خود را در معرض نقد منصفانه دیگران قرار دادن بد نیست باید مخاطب بتواند نظرات و دیدگاه ها و پیشنهادهای خود را درباره سازمان ها اظهار نمایند. توسعه و پیشرفت در تضارب آراء و احترام گذاشتن به دیگاه ها و نظرات و پیشنهادهای مخاطبان است.
– تعریف ردیف بودجه مشخص و معین برای فعالیت روابطعمومیها؛ یکی از بزرگترین مشکلات و معضلات روابطعمومیها، نداشتن ردیف بودجه مشخص و معین برای انجام فعالیت خود است تا جایی که متاسفانه در برخی از دستگاه ها، روابطعمومیها را تا حد یک واحد کارپردازی تقلیل داده است.
– جلوگیری از دخالت افراد بی تجربه و غیر متخصص در کاری روابطعمومیها؛ معضل جدیدی که اکنون بیشتر روابطعمومیها با آن دست و پنجه نرم می کنند، سپردن مدیریت و کار روابطعمومی در برخی از سازمان ها به افراد بی تجربه، غیرمتخصص و ناآشنا با کار و حرفه روابطعمومی است که این کار هم برای سازمان و هم برای این افراد باعث ایجاد مشکلات و هزینه هایی خواهد شد. نباید اجازه بدهیم هر کسی وارد عرصه روابطعمومی شود. کار در روابطعمومی هم تجربه، تخصص، علم و دانش روز می خواهد و هم توانایی و مهارت ایجاد ارتباط موثر با دیگران… دفاع از جایگاه روابطعمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد یکی از وظایف مدیران ارشد هر دستگاهی است تا روابطعمومی با آرامش بیشتری به کار خود بپردازند.
– ظهور فناوری های نوین ارتباطات و اطلاعات و لزوم بروزسانی امکانات و تجهیزات روابطعمومیها؛ با ابزار سنتی و چند دهه قبل نمی توان به جنگ دنیای مدرن و پیشرفته رفت. حضور در این عرصه نیازمند یک سری استلزامات، امکانات و تجهیزات ارتباطی و اطلاعاتی است که سازمان ها باید برای روابطعمومیها مهیا کنند. بدون داشتن این امکانات، تصور حضور در دنیایی که با ظهور متاورس در حال تغییر و دگرگونی است، غیرممکن خواهد بود.
بنابراین فناوری و نوآوری فرصت، انتخاب و تحرک بیشتری را هم برای سازمان و هم برای مخاطبان ایجاد می کند.
– مدیران روابطعمومیها به عنوان مطلع ترین و مورد اعتماد ترین افراد سازمان ها که از مسائل، مشکلات و دیدگاه های کارکنان و مخاطبان سازمان آگاهی کاملی تری دارند باید در جلسات راهبردی و مهم دستگاه ها حضور موثر و تاثیرگذار داشته باشند و همچنین به عنوان مشاوران عالی مسئولان سازمانها باید در جریان رویدادهای مدیریتی دستگاه قرار بگیرند تا در تعامل و ارتباط با کارکنان و مخاطبان بتوانند موثر عمل کنند.
– و بسیاری از موضوعات دیگر
نتیجه
روابطعمومی شالوده و استوانه اصلی و اساسی ایجاد ارتباط موثر و تاثیرگذار بین سازمان و مخاطبان است که هیچ وقت نباید اجازه داده شود این موقعیت حساس و خطیر دچار تزلزل و فروپاشی شود چون صدمه دیدن روابطعمومی باعث صدمه دیدن و سلب اعتماد افکار عمومی از سازمان می شود که برگرداندن این اعتماد و… خیلی سخت و دشوار می شود.
نباید اجازه بدهیم روابطعمومی از جایگاه و کارکردهای اصلی خود سقوط کند چون این کار یعنی سقوط اعتماد، اعتقاد و اطمینان مخاطبان که بازسازی آن نیازمند صرف هزینه بسیار و زمان بر است. توسعه روابطعمومی و تهیه ساختار، زیرساخت و بودجه مناسب، نیروی انسانی متخصص و باتجربه می تواند در وهله اول باعث اعتلای سازمان و در وهله دوم باعث افزایش انگیزه، کارآیی و اثربخشی دست اندرکاران روابطعمومیها شود.
روابطعمومی به عنوان دروازه ورود مخاطبان و مجریان به سازمانها باید مورد توجه جدی مسئولان دستگاه ها قرار گرفته و نیروی انسانی متخصص، باتجربه، کارآمد، اثربخش، بودجه مناسب و… در اختیار آنان قرار دهند چون تنها جایی که برای سازمان اعتبار و وجه اجتماعی کسب می کند، روابطعمومیها هستند.
برند سازی سازمان ها و نقش آفرینی آنان در رویدادهای اجتماعی، فرهنگی و… از طریق روابطعمومی که امکانات، تجهیزات و… مدرن و بروز در اختیار دارند امکان پذیر است.
در یک کلام روابطعمومیها ترازوی سنجش ارزش و اعتبار دستگاه ها هستند توجه به آنها به منزله توجه به کل مجموعه دستگاه است.
ادامه دارد….
|
نظر بدهید