غلامرضاشمس ناتری/کارشناس روابطعمومی اداره کل منابع طبیعی و آبخیزداری مازندران-نوشهر
شبکه اطلاعرسانی روابطعمومی ایران (شارا)–|| شاید قریب به اتفاق دست اندرکاران و مسئولان و کارشناسان روابطعمومی (خارج از تحصیلات این رشته) عمدتا در دستگاه های اجرایی با واژه “تشریفات” در روابطعمومی بیگانه باشند و ندانند که روابطعمومی در بزنگاه های این چنین چه باید کند و چه نباید کند!
تکیه روابطعمومی ها به خبر و اطلاع رسانی آنها را از این واقعیت مهم در سازمان دور نگاه داشته و کمتر شاهد برگزاری دوره یی به عنوان تشریفات در روابطعمومی باشیم.
افرادی که در روابطعمومی ها فعالیت می کنند می بایست به آیین تشریفات آگاهی نسبی داشته تا در مواقع ضروری بتوانند نقش خود را خوب ایفا کنند.
یک روابطعمومی چی باید با آیین تشریفات اشراف و آشنا بوده تا در مواقعی چون برگزاری همایش ها و سمینارها با حضور مهمانان مختلف بتواند از عهده آن بر آید تا آن سمینار به خوبی و بدون دغدغه برگزار شود. از چیدمان و نوع پذیرش مهمانان و استقبال از آنان تا بدرقه می بایست توسط روابطعمومی تنظیم و برنامه ریزی شود.
متاسفانه عدم آموزش کافی در این زمینه سبب شده که مدعو مراسم به حال خود رها گشته و بدان توجهی نشود.
این نقیصه در روابطعمومی تا بدانجا رسوخ می کند که حتی مدیر سازمان نمی داند در مراسم های رسمی از چه لباس و رنگی استفاده کند و یا آداب زبان بدن را نداند!
این مساله حتی در ملاقات افراد و مدیران سازمان با همتایان خارجی خود نیز نمود پیدا می کند و آنان تصور می کنند ایستادن کنار شخصیتی در یک مراسم در خارج از کشور همانند ایستادن در کنار فردی در داخل کشور است که همین باعث می شود اغلب سوژه مردم درفضای مجازی شوند!
چندی قبل عکسی مشاهده کردم که رئیس یک سازمان در کنار رئیس سازمان خواروبار جهانی (فائو) در خارج از کشور طوری ایستاده بود که گویی در کنار یک فرد عادی است!
به نظر می رسد برای مدیران میانی به بالاتر می بایست در وهله نخست این دوره های فشرده آموزشی برگزار شود تا آنان درک درستی دراین زمینه داشته باشند.
عدم آشنایی با زبان بدن و نیز نامناسب بودن پوشش ازحیث رنگ لباس و سر و وضع ظاهری این سوال را در ذهن متبادر می سازد که این گونه افراد با چه انگیزه یی درکنار این افراد معتبر جهانی می ایستند و اگر فکر آبروی و حیثیت خود نیستند لااقل به فکر اعتبار کشور و میهن و مردم خود باشند.
این ضعف عمده در روابطعمومی ها نیز دیده می شود و بدلیل عدم آموزش نمی توانند به درستی از مهمانان برنامه پذیرایی و استفاده مطلوب نمایند و عدم شناخت در این زمینه می تواند موجب دلخوری و گلایه مدعو یا مدعوین شود.
“افرادی که با روابطعمومی سر و کار دارند بایستی در طول فرآیند فعالیت های تشریفاتی به «ارتباط مفید و مؤثر» برای ایجاد، حفظ و تداوم اعتبار و خوشنامی سازمان بیندیشند و در این جهت به فعالیت بپردازند. کارشناسان روابطعمومی بایستی با تکنیکهای اصلی مراحل اجرایی تشریفات (استقبال، حمل و نقل، اسکان، پذیرایی و بدرقه) آشنا شوند.
این تکنیکها در برگزاری گردهمایی ها، نمایشگاهها، بازدیدها و جلسات به روابطعمومی کمک خواهد کرد.
تشریفات هنر روابطعمومی است، اما فقر منابع و مطالب این موضوع در ادبیات روابطعمومی به طور کلی مشهود است. منبع:” وبلاگ روابطعمومی الکترونیک
آیین تشریفات درسی است که در رشته های روابطعمومی درسی دو واحده است و درسی عملی آن نیز با مراجعه به هتل ها و سیمنارهای بزرگ می تواند فرایند کار را بیشتر بیاموزد.
تفاوت تشریفات و تبلیغات
“تشریفات (یک واژه فرانسوی) نه به معنای تجمل گرایی و تجمل پرستی بلکه به معنای” نظم دهی و نظم بخشی” در یک سازمان که روند فعالیتهای منسجمی را در پیش دارد و از اصول اولیه ارتباطات اجتماعی به شمار میرود. تشریفات فرایند ارتباطات غیر کلامی است. تشریفات بزرگتر از تبلیغات بوده و در درون تشریفات تبلیغات نیز می باشد.
اثر تبلیغات کوتاه مدت و اثرات تشریفات بلند مدت است. در تشریفات رابطه دوسویه است ولی در تبلیغات ارتباط یک سویه است. افراط در تشریفات میشود تجملات، تشریفات تبلیغات و تجملات نیست”. همان منبع
به نظر می رسد مدیران روابطعمومی در سازمان ها در کنار برگزاری نصف ونیمه دوره های آموزشی روابطعمومی، دوره آیین تشریفات را هم برای مدیران خود و هم روابطعمومی ها برگزار کنند و از این نقطه غافل نباشند که آنچه به عهده روابطعمومی است فقط مباحث اطلاع رسانی و غیره نیست بلکه تشریفات خوب و استاندارد و تعریف شده فقط و فقط از برگزاری دوره هایی میگذرد که شایسته مطالعه و نیز نقش آفرینی در این زمینه است که آن هم با برگزاری دوره های آموزشی مرتبط فراهم می شود.
|
نظر بدهید