اطلاع رسانی در روابط عمومی

به بهانه این مناسبت مبارک دقایقی را با موضوع مهم، حساس و همیشگی روابط عمومی تحت عنوان “اطلاع رسانی” با هم سپری می‌کنیم و به زوایایی از این وظیفه مهم روابط عمومی می‌پردازیم.

روابط عمومی در رهگذر عمل به وظیفه اطلاع رسانی با مقولاتی مواجه است که برخی از آنها عبارتند از:

افکار عمومی، مخاطبان درون و برون سازمانی، رهبران فکری، گروه های رسمی و غیررسمی، تامین کنندگان، مشتریان نهایی، اطلاعات محرمانه و غیرمحرمانه، منابع اطلاع‌یابی، دسته بندی اطلاعات، شیوه های اطلاع رسانی، زمان و سرعت در اطلاع رسانی، انواع رسانه و غیره.

روابط عمومی با توجه ویژه به افکار عمومی مشتمل بر نگرش های افراد جامعه، حساسیت ها، نیازها، خطوط قرمز و سایر ویژگی های آن برنامه‌های ارتباطی خود را سازماندهی می‌کند تا در نتیجه اجرای برنامه ها شاهد مشروعیت سازمان خود نزد افکار عمومی باشد.

فرایند اطلاع‌رسانی در روابط عمومی نیز با توجه به دو عامل مهم شرایط سازمان و ویژگیهای افکار عمومی صورت بندی می شود.

روابط عمومی نمی تواند قدرت بزرگ و نامرئی افکار عمومی را نادیده بگیرد زیرا افکار عمومی جریان های سیاسی، اجتماعی و فرهنگی را در جامعه ایجاد می‌کند و سازمان‌ها از این زمینه های ایجاد شده متأثر می‌شوند.

بر اساس تئوری سازمان ها و اصول علم مدیریت، سازمانها با محیط خارج از خود در ارتباط اند و مشروعیت خود را در این ارتباط جستجو می‌کنند، همچنین سازمان ها متاثر از تغییرات اجتماعی بوده و تغییرات برون سازمانی می توانند منشاء و موتور محرکه ای برای تغییرات سازمانی محسوب شوند.

روابط عمومی در تعامل مدیریت گونه افکار عمومی اهدافی از جمله:
تغییر افکار نامناسب به نفع سازمان، جهت دهی افکار در حال شکل‌گیری، حفظ عقاید مساعد و موافق، ایجاد افکار جدید و نهایتاً جلوگیری از بروز شایعات را دنبال می نماید که عملکرد صحیح روابط عمومی در این حوزه‌ها منوط به شناخت صحیح از افکار عمومی است.

با توجه به اینکه افکار عمومی بر نگرش ها استوار است، اساساً شناخت نگرش های جامعه که همان تمایل یا عکس العمل خاص جامعه در مقابل محرک های خاص است اولویت می یابد و روابط عمومی با یافتن نگرش‌های مختلف و شناخت و ارزیابی آنها می‌تواند ارتباطات خود را طراحی کرده و جهت گیری و موضع خود را شفاف نماید.

اینکه مردم درباره سازمان چگونه فکر می کنند؟
ریشه و علت این افکار در کجاست؟
نقاط قوت و ضعف خدمات سازمان نزد افکار عمومی کدامند؟
و نهایتاً شیوه های تغییر افکار منفی و حفظ افکار مثبت کدامند؟ می تواند اساسی ترین سوالاتی باشند که در مطالعه روابط سازمان با افکار عمومی شاهد هستیم.

مخاطبین روابط عمومی در زمینه اطلاع رسانی به گروه‌های متعددی تقسیم می‌شوند که می‌توان عمده ترین آنها را به این شکل دسته‌بندی کرد:

۱_ عموم مردم
۲_ گروههای ویژه خارج از سازمان
۳_ گروه های ویژه داخل سازمان

در صورتی که روابط عمومی بخواهد اطلاع رسانی جامعی داشته باشد، نمی تواند به صورت توده وار پیام‌های خود را تهیه و ارسال کند، بلکه پس از شناخت افکار عمومی و شناسایی مخاطبان موظف است ویژگی های جمعیت شناختی و جامعه شناسی آنها را نیز احساس کرده و پیام های خود را برای گروههای مختلف تنظیم و ارسال نماید، حتی شیوه های ارسال پیام و ابزار و رسانه های قابل استفاده نیز متفاوت خواهند بود و شرایط و ویژگی های مخاطب، تعیین کننده هر یک از آنهاست.

البته از موضوع آموزش توسط روابط عمومی هم نباید غافل شویم، زیرا یکی از کارکردهای مهم روابط عمومی در عصر حاضر کارکرد آموزش به گروه های مخاطب است که سبب می‌شود با ارتقاء سطح آگاهی مخاطبان، جایگاه آنها تغییر کرده و بتوانند از روش ها و شیوه های بهبود یافته تری بهره ببرند.

آنچه در زمینه اطلاع‌رسانی می تواند بیش از همه مهم باشد، اطلاع رسانی دقیق، شفاف، صادقانه، سریع و متناسب با مخاطب است که می‌تواند اعتماد آفرین باشد.

بی‌شک خوانندگان محترم این یادداشت تأیید خواهند کرد که در صورتی می‌توانیم به شناخت لازم در زمینه اطلاع‌رسانی دست یابیم که کارگزار روابط عمومی دارای ویژگی‌ها و شرایط لازم باشد و علاوه بر اینکه علم و تجربه کافی را دارد و از مشاوره های ضروری بهره می برد و دارای منابع اطلاع‌یابی دقیق و متقنی است، توانایی ایجاد ارتباط و تعامل با مخاطبان رسانه ها و سایر گروه های پیش گفته را دارا باشد.