شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– برای استفاده از این اصول باید مسئله را مشخص و سپس نتیجه نهایی مطلوب (ایده آل) را تعیین کرد و در ادامه دلایلی را که نمی‌توان به آن نتیجه مطلوب رسید، روشن کرد. بعد از مشخص شدن مشکل و موانع حل آن می‌توان برای دستیابی به راه‌حل‌هایی جهت رفع این مشکلات از این اصول۴۰گانه استفاده کرد:
اصل ۱. بخش‌بندی
موضوع را به بخش‌های مستقل تقسیم کنید. سازمان را به مراکز تولید مختلف تقسیم کنید. قسمت‌های فایده‌رسان را خودگردان کنید. موضوع را منعطف کرده و تقسیم‌بندی را افزایش دهید. از حلقه‌های کیفیت استفاده کنید. فرایند تصمیم‌سازی وتصمیم‌گیری را بخش‌بندی کنید. به عنوان مثال بخش‌بندی بازاریابی براساس اطلاعات جمعیت شناسی، جامعه شناختی، روانشناختی، نحوه زندگی و غیره.
اصل ۲. جداسازی
قسمت‌های مهم و ضروری را جدا کنید. یک بخش تدافعی یا ویژگی خاص را از موضوع جدا کنید. یا اینکه قسمت ضروری و مهم یا خاص یک موضوع را بیرون بکشید. ترس‌ها، موانع و هشدارها را حذف کنید. به تولید تکیه کنید.
اصل ۳. کیفیت موضعی
ساختار یک موضوع را از یک شکلی به شکل دیگر تغییر دهید. ساعت‌های کار را انعطاف‌پذیر کنید. برای هریک از کارکنان، محیط کار سفارشی بر اساس نیازهای روانشناختی و کارسنجی فراهم آورید.
اصل ۴. نبود تقارن
این اصل ترکیب اصول اول و سوم است. شکل یک موضوع را از حالت قرینه به حالت عدم تقارن تغییر دهید. اگر عدم تقارن موجود پایین است آن را افزایش دهید. به عنوان مثال، بودجه را به بخش‌های مجزا تقسیم کنید. برای هر بخش، بودجه‌بندی مجزا انجام دهید.
اصل ۵. ادغام
موضوعات مشابه را ادغام کنید. عملیات را موازی، پیوسته و به موقع انجام دهید. تیم‌های کاری مشابه تشکیل دهید. شرکت‌های با محصولات مرتبط را با هم ادغام کنید.
اصل ۶. جهان گستری یا عمومیت
یک موضوع را طوری ترتیب دهید که قادر به انجام عملکردهای مرکب باشد. نیروهای کاری چند مهارتی ایجاد کنید. نیاز به سایر قسمت‌ها را حذف کنید. به عنوان مثال پمپ بنزین‌هایی وجود دارند که خدمات مختلف ارائه می‌دهند، خدماتی مانند: رستوران، کافی شاپ، سرویس خودرو، سوخت، روزنامه و اینترنت وغیره.
اصل ۷. عروسک تو در تو
هر موضوع را داخل موضوع دیگر قرار دهید و ترتیبی دهید که یک قسمت از دل قسمت دیگر عبور کند. متصدیان مشاغل را بصورت سنتی در معرض مواجهه با رویدادهای خارجی یا مشتریان قرار دهید. سنسورهایی که درون درهای سازمان کار گذاشته می‌شوند، می‌توانند تعداد مشتریان وارد و خارج شونده را مشخص کنند و این اطلاعات می‌توانند در ارزیابیها برای شما مفید باشند.
اصل ۸. ضد وزن
اگر موضوع کشش به پایین دارد باید آن را با موضوع‌های دیگر ادغام و وادار به واکنش با محیط کرد. به عنوان مثال، یک کمپانی کوچک اگر به یک شبکه حمل و نقل بزرگ متصل شود، ارتقاء می‌یابد. در ادغام دو شرکت، شرکتی که دارای برتری‌هایی است، وضعیت شرکت دیگر را بهبود می‌بخشد. شرکت‌ها زیان ناشی از کاهش فروش یک محصول را ازطریق فروش سایر محصولات در حال رشد و موفق پوشش می‌دهند.
اصل ۹. ضد عمل مقدماتی
برای کنترل تاثیرات مضرعمل باید ضد عمل، جایگزین کرد. به عبارت دیگر اگر ضروری است که اقدامی را انجام دهید که هم تاثیرات مثبت و هم تاثیرات منفی دارد، لازم است که برای کنترل تاثیرات مضر، اقدامات یا ضد عمل‌هایی را جایگزین کنید. وقتی در حال تهیه یک آگهی هستید سعی کنید که آگهی شامل همه اطلاعات و نه فقط شامل قسمت‌های مطلوب و خوشایند باشد.
اصل ۱۰. اقدام اولیه
اگر تغییری لازم است قبل از آنکه نیاز به آن احساس شود، آن را اعمال کنید. آبراهام لینکلن می‌گوید: اگر من برای خردکردن درخت، هشت ساعت وقت داشته باشم، شش ساعت تبرم را تیز می‌کنم. فعالیت‌های مدیریتی را تغییر دهید. موضوعات را از مناسبترین جایی که می‌توان در مورد آنها اقدام کرد و برای ارسال و انجام آنها هیچگونه اتلاف وقتی وجود ندارد، مرتب کنید.
اصل ۱۱. از پیش فراهم کردن یا ضربه گیری پیش از موعد
امکان تمام احتمالات را در نظر بگیرید. برای جبران اعتبار پایین یک موضوع ابزار ضروری را پیش از موعد آماده کنید. از اطلاعات رایانه‌ای کمک بگیرید.
اصل ۱۲. هم پتانسیل بودن
ساختار تیمی شکل ایجاد کنید. اعضای یک تیم در قبال دریافت پول، شایستگی خود را توزیع می‌کنند تا اینکه به تقسیم نکات دیکته شده مدیریت بپردازند. اصل پیتر را نباید فراموش کرد. هر کارمندی مایل است سطح خود را ارتقاء دهد. برای بالا بردن مهارت کارکنان، تغییراتی را در خط مشی‌های افقی سازمان صورت دهید.
اصل ۱۳. معکوس ساختن
اقدامی که برای حل مسئله مورد استفاده قرار می‌دهید را برعکس و موضوعات را وارونه کنید. بجای سردکردن سوژه آن را داغ کنید. بجای بهترین، بدترین را نشان دهید. کارمندان خبره را بجای آخرین نقطه در اولین نقطه تماس قرار دهید. بجای آوردن کارمند به کوهستان، کوهستان را برای کارمند ببرید.
اصل ۱۴. کروی ساختن
بجای حرکت در یک مسیر راست و بی دغدغه بصورت منحنی شکل حرکت کنید. از مسیر خطی به مسیر چرخشی وارد شوید. بجای استفاده از قطعات دارای مسیر راست یا سطوح و اشکال راست، از نوع منحنی شکل آنها استفاده کنید. از سطوح صاف و مسطح به سمت سطوح کروی حرکت کنید. بجای بوروکراسی نقطه به نقطه در سازمان، کوتاهترین راه را به مشتری نشان دهید. رهبری تیم را چرخشی کنید.
اصل۱۵.پویایی
نیروی واکنشی سریع داشته باشید و تیم‌های پاسخ به مشتری تشکیل دهید. ساختار سازمانی را انعطاف‌پذیر کنید. ویژگی‌ها و خصوصیات یک موضوع، محیط خارجی یا فرایند را طوری طراحی کنید که تغییر به بهترین صورت انجام گیرد. یک موضوع را به قسمت‌های با قابلیت جابجایی نسبی با یکدیگر تقسیم کنید. اگر موضوع یا فرایند، ثابت و غیرقابل انعطاف بود آن را تحریک پذیر و سازش پذیر کنید.
اصل ۱۶. اقدامات جزیی یا اضافی
اگر یک مسئله با استفاده از یک روش مشکل موجود قابل حل است، با استفاده از راه حل مشابه روش آسانتری بیابید. به عنوان مثال بجای پخش مکرر آگهی در تلویزیون از بیلبردهای بزرگ استفاده کنید. فلسفه مدیریت فرایند ژاپنی‌ها بیان می‌کند: اگر شکست نخورده‌اید، به هر شکل آن را ثابت کنید. دمینگ معتقد است: مهمترین اعداد آنهایی هستند که شما آنها را هرگز نخواهید شناخت. آیا می‌دانید صددرصد به چه معنی است؟
اصل ۱۷. بعد دیگر
یک موضوع را از چند بعد بررسی کنید. سلسله مراتب سازمانی ترتیب دهید. آن روی سکه را هم ببینید. بجای مدیریت تک داستانی، از مدیریت چند داستانی استفاده کنید. ارتباط افقی را تقویت کنید. از تفکر عمودی به افقی و برعکس تغییر جهت دهید. بصورت مستقیم یا با کمک مشاوران، سازمان خود را از بیرون ملاحظه کنید.
اصل ۱۸. ارتعاش مکانیکی
نوسان دادن به موضوع، عدم تعادل، اغتشاش و افت و خیز، منابع اولیه خلاقیت هستند. یک مدیر خوب برخورد را حذف نمی‌کند و از اتلاف انرژی کارمندانش جلوگیری می‌کند. این عین سلامت سازمان است که کارکنان بخاطر این که فکر می‌کنند مدیرشان دچار اشتباه شده، با آن مخالفت کنند.
اصل ۱۹. اقدام دوره‌ای
بجای اقدامات مداوم از اقدامات دوره‌ای و ضربه‌ای استفاده کنید. رهبر تیم را بصورت دوره‌ای تغییر دهید. بازخورد هفتگی یا ماهیانه را جایگزین مرور سالانه کنید. اگر اقدامی از قبل بصورت دوره‌ای انجام می‌شده، تناوب یا میزان آن را تغییر دهید. کارهای باقی مانده را در خلال تعطیلات انجام دهید.
اصل ۲۰. تداوم اقدام مفید
کار مفید را بصورت مداوم ادامه دهید. همه قسمت‌ها را وادار کنید تا با آخرین توان کار کنند. اقدامات بیهوده را حذف کنید. برای بهبود جریان کار و قادر ساختن افراد بکار کردن، از افراد چند مهارتی استفاده کنید. در خلال بروز وقفه‌های کاری به امر آموزش بپردازید.
اصل ۲۱. جهیدن
یک فرایند را باسرعت بالا مدیریت کنید. حرکت آهسته (آهسته روی) بدترین دشمن نوآوری است. سریع شکست بخورید، سریع یاد بگیرید. شما نمی‌توانید با دو پرش کوچک از روی یک شکاف بزرگ بپرید (دیوید جورج). با سرعت از میان فرایندهای پردردسر عبور کنید. واتسون معتقد است که اگر بدنبال موفقیت هستید، سرعت شکست خود را دو برابر کنید.
اصل ۲۲. برکت در تغییر دادن یا تبدیل لیمو به لیموناد
از عمل ناخوشایند برای رسیدن به تاثیرات مثبت استفاده کنید. حمله به خود را در قالب حمله به مشکل قالب‌ریزی کنید. یک عمل ناهنجار را آنقدر بسط دهید که دیگر بزرگ نباشد. بر سر مشتری‌هایی که مشکلی را در مورد کالا یا خدمات شما تجربه کرده‌اند قیل و قال کمی راه بیاندازید و کاری کنید که احساس مثبت آنها در مورد شما تقویت شود، تا جایی که آن مشکل از نظر آنها آنقدر کوچک جلوه کند که گویی اصلا مشکلی وجود نداشته است.
اصل ۲۳. بازخورد
برای بهبود یک عمل به معرفی بازخورد بپردازید. جوران بیان می‌کند که آنچه را که اندازه می‌گیرید همان دستاورد شماست. اگر از بازخورد استفاده می‌شده است، حجم یا تاثیر آن را تغییر دهید. طراحان را نیز همانند بازاریابان در معرض تماس با مشتری قرار دهید.
اصل ۲۴. میانجی‌گرایی یا واسطه گری
از یک فرایند میانجی‌گرایانه استفاده کنید. از یک فرد بی طرف، تیم‌های برطرف‌کننده مشکل یا مشاوران در خلال حل مشکل استفاده کنید. بصورت موقت یک موضوع را با موضوع دیگر، ادغام کنید.
اصل ۲۵. خودخدمتی
سوژه را وادار کنید تا با انجام عمل مفید به خودش کمک کند. از منابع انرژی تلف شده استفاده کنید. کارکنان بازنشسته را در مواردی که به تجربه شغلی آنها نیاز دارید، بکار گیرید. از منابع، انرژی یا مواد تلف شده یا از دست رفته استفاده کنید. کارگران غیرماهر خود را بصورت موقت به سایر سازمان‌ها قرض دهید.
اصل ۲۶. کپی برداری
بجای یک موضوع غیرقابل دسترس و گران از یک موضوع ساده ارزان استفاده کنید. بجای شرکت در سمینار به رادیو گوش کنید. بجای رفتن به تعطیلات گران قیمت، از طریق رایانه به واقعیت‌های دنیا دسترسی پیدا کنید. در مواردی که چندین کاربر می‌باید بطور همزمان به اطلاعات دسترسی یابند، بجای استفاده از سیستم کاغذی از سیستم رایانه‌ای و اطلاعات الکترونیک استفاده کنید.
اصل ۲۷. موضوعات کوتاه مدت ارزان
موضوعات کوتاه مدت و ارزان مرکب و چندتایی را جایگزین موضوعات منفرد و گران کنید. برای جلوگیری از هزینه تمیزکاری انبار اشیای بادوام از سوژه‌های کاغذی یک بار مصرف استفاده کنید.
اصل ۲۸. جایگزینی مکانیکی
یک وسیله مکانیکی را جایگزین حواس کنید. از رأی گیری الکترونیک استفاده کنید. از حوزه‌های ثابت به حوزه‌های پویا حرکت کنید. به عنوان مثال سوپرمارکتها، بوی نان را در اطراف مغازه شان پمپاژ می‌کنند. اطلاعات مربوط به مشتریان خرده خود را بجای پرکردن فرم بوسیله یک رایانه با صفحه لمسی ثبت کنید.
اصل ۲۹. پنوماتیک و هیدرولیک
از قسمت‌های گازی و مایع یک موضوع بجای قسمت جامد استفاده کنید. ساختار سازمانی انعطاف‌پذیر را جایگزین ساختار سلسله مراتبی بسته قدیمی نمایید. منطق آب را جایگزین منطق صخره کنید. مایع درحال جریان بصورت پیوسته درحال ساختن منطقی است که برخلاف جاودانگی حاصل از منطق صخره با لبه‌های سخت است. فرایند ارتباطات را روان سازید.
اصل ۳۰. پوسته‌های انعطاف‌پذیر و فیلم‌های نازک
نازکترین فیلم، لایه‌ای به ضخامت یک مولکول دارد، بنابراین نازکترین ساختار سازمانی به ضخامت یک کارمند است. بجای ساختارهای سه بعدی از پوسته‌های انعطاف‌پذیر استفاده کنید. با داشتن سرویس خدمات مشتری با یک کارمند، آژانس خدمات مشتری، همه اطلاعات قابل دسترسی را به آسانی دراختیار خواهد داشت.
اصل ۳۱. مواد متخلخل – پرمنفذ
جریان اطلاعات را دوسویه در نظر بگیرید. ارتباطات داخلی را بوسیله ایجاد دسترسی‌های اینترنتی توسط همه لایه‌های سلسله مراتب بهبود ببخشید. به کارگران امکان دسترسی به مدیریت ارشد سازمان را بدهید و بالعکس. به مشتریان اختیار و اجازه دهید که با لایه‌های سازمان مواجه شوند. از نقشه‌های ذهنی و قابلیت‌های خودالگویی استفاده کنید تا باعث بهبود اطلاعات و دانسته‌های دریافتی شود.
اصل ۳۲. تغییر رنگ
رنگ یک موضوع یا محیط خارجی آن را تغییر دهید. از رنگهای مختلف برای حالت ارتباط هشیارانه استفاده کنید. از تاثیرات نورپردازی برای تغییر روحیه در یک اتاق یا دفتر استفاده کنید. شفافیت یک موضوع یا محیط خارجی آن را تغییر دهید. سازمان و ارتباطات سازمانی را شفاف سازید.
اصل ۳۳. شباهت
موضوعات مشابه را به واکنش با هم ترغیب کنید. مانند خواندن یک سرود مذهبی یکسان از روی یک ورقه. موضوع را وادار به واکنش با موضوع دیگر یا مواد مشابه کنید. مشتریان و تامین کنندگان مواد اولیه را به حلقه طراحی محصول ببرید.
اصل ۳۴. دور انداختن و احیا کردن
قسمت‌هایی که کارشان تکمیل شده دور بیندازید. آنها را در خلال عملیات اصلاح کنید. قسمت‌های پروژه‌ای با اندازه انعطاف‌پذیر و متغیر تشکیل دهید. با استفاده از کارگر قراردادی، به بالانس بار و ظرفیت بپردازید. به آموزش و یادگیری درازمدت توجه کنید.
اصل ۳۵. تغییرات پارامتری
وضعیت فیزیکی یک موضوع را تغییر دهید. دما را نوسان دهید. با دادن حق مالکیت تغییر در محصول، به مشتری احساس هیجان و داغی وارد کنید. حتی اگر یک تیم بهترین نباشد با تحریک آنها می‌توان بازی خوبی را از آنها دید. میزان و تعداد انعطاف‌پذیری را تغییر دهید. کارکنان را با آگاه کردن درمورد آینده شرکت و اجرای طرح‌های استراتژیک، به هیجان آورید.
اصل ۳۶. انتقال فاز
فازی که در آن حرکت می‌کنید را تغییر دهید. از پدیده‌هایی که درخلال انتقال فاز رخ می‌دهند استفاده کنید. مانند تغییر کارمندان، تمایل به استراحت بعد از دریافت گواهی کیفیت یا اختراع، مثالهایی از این مورد هستند.
اصل ۳۷. انبساط گرمایی
اگر محیط برای تحول آماده است، تشویق کنید. اگر کارمندان کاملا هیجان زده‌اند کارهای بیشتری به آنها بدهید. از انبساط یا انقباض مواد استفاده کنید. با توجه به رشد محصول، تلاش‌های بازاریابی را توسعه دهید و به انعقاد قرارداد بپردازید.
اصل ۳۸. اکسیدان‌های قوی
هوای معمولی را غنی کنید. به هوای غنی شده اکسیژن خالص تزریق کنید. رقابت‌های جدید را افزایش دهید. از آموزش عملی بجای سخنرانی استفاده کنید. بجای آموزش در قالب سخنرانی از آموزش همزمان با بازی (بازی‌های مدیریتی) استفاده کنید. از مطالعات موردی در آموزش استفاده کنید. از کارشناسان خارج از سازمان برای انجام سخنرانی دعوت کنید.
اصل ۳۹. مداخله‌گرهای محیطی
محیط طبیعی را جایگزین محیط بی حرکت کنید. از وضعیت تنبیه و تشویق خارج شوید، درخلال بحث استراحت را هم درنظر بگیرید. درخلال گفتگوهای مشکل، از شخص سومی که بی طرف است استفاده کنید. در بین زمانهای انجام ملاقاتها و نشستها اوقات استراحت درنظر بگیرید.
اصل ۴۰. ساختارهای مرکب
از یک شکلی به مرکب بودن تغییر وضعیت دهید. تیم‌های چندمنظوره ایجاد کنید. مثلا، انواع شخصیت‌ها را در یک مجموعه استفاده کرده و آموزش ترکیبی را امتحان کنید. آموزش را با ترکیبی از سخنرانی، آموزش همزمان، ویدئویی و غیره انجام دهید. استراتژی‌های با ریسک بالا و پایین را با هم ترکیب کنید.
| ||||
