شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)–|| با استفاده از یک دیدگاه سیستمی، نقش روابط عمومی را می‌توان به عنوان یاری‌دهنده به توسعه و حفظ روابط متقابل میان یک سازمان و محیط آن (به طور مشخص‌تر؛ میان یک سازمان و گروه‌های محیط اجتماعی آن سازمان) دانست. از دیدگاه سیستمی، کارکنان روابط عمومی معمولاً مجری وظیفۀ «گسترش‌دهندگی قلمرو» به شمار می‌روند.
کاربرد مفهوم سیستم‌ها کمک می‌کند تا توجه به سوی پیوندهای مهم میان سازمان و کارکردهای آن و نیز میان سازمان و گروه‌های کلیدی بیرونی معطوف شود. روابط عمومی در نقش گسترش‌دهندۀ قلمرو؛ کمک می‌کند تا یک سازمان از تغییراتی که در محیطش به وقوع می‌پیوندد آگاه شود و به آن در انطباق با شرایط در حال تغییری که با آن مواجه است، یاری رساند.
سیستم‌ها را می‌توان برحسب نوع و میزان مبادله‌ای که با محیط انجام می‌دهند، طبقه‌بندی کرد که به دو نوع تقسیم می‌شوند: سیستم‌های کاملاً باز و سیستم‌های بسته. سیستم بسته سیستمی است که مبادله‌ای با محیط خود ندارد، با تغییر بیرونی، خود را انطباق نمی‌دهد یا تعدیل نمی‌شود و از هم فرو می‌پاشد. در عمل هیچ سیستم اجتماعی نمی‌تواند کاملاً بسته یا کاملاً باز باشد و بنابراین به سوی تقریباً باز یا بسته بودن گرایش دارد. میزان باز یا بسته بودن یک سیستم، میزان حساسیت و یا در نهایت انطباق آن را به تغییرات محیط بیرونی منعکس می‌سازد (وارنابی، ماس، 1377، 79-77).
اگر نگاهی به شرح وظایف و مسئولیت‌های واقعی روابط عمومی‌ها بیفکنیم، به این واقعیت می‌رسیم که روابط عمومی موفق آن است که بتواند ارتباط مناسبی با مخاطبان خود برقرار کند و بخشی از وظایف و اهداف سازمانی خود را از این طریق جامۀ عمل بپوشاند. باید یادآور شد که هر اقدام و فعالیتی که توسط متصدیان روابط عمومی در راستای وظایف برون سازمانی انجام می‌گیرد، می‌تواند با موانعی نیز روبرو شود که شناخت آنها برای موفقیت فرایند ارتباطات برون سازمانی الزامی است.
عدم درک و پذیرش واقعیت و یا آنچه متصدی روابط عمومی واقعیت پنداشته، مطلق نبوده و هر یک از وزن متفاوتی نسبت به دیگری برخوردار بوده و در شرایط گوناگون دارای اولویت هستند.
مثلا زمانی ” که یک حادثه رخ میدهد، روابط عمومی یک سازمان باید از منظر عموم درباره این اتفاق بیاندیشد و از طریق ارتباط رسانه ای مردم را مطلع سازد و روابطش را روی فهم عموم و نه روی درک خود ازحادثه، مبنا قرار دهد. عموم مردم نیاز به درک بحران و فهم چگونگی احتمال تاثیر آنها دارند. بنابراین در هیچ شرایطی یک سازمان نباید با گفتن ” توضیحی وجود ندارد” به یک حادثه پاسخ دهد. این کار باعث تغییر منفی نگرشها می شود.” (Bierck, 2000).
اگر بپذیریم که روابط عمومی‌ها نقطه تماس و حلقه ارتباط سازمان‌ها با مخاطبان و تنظیم‌کنندۀ این چرخه ارتباطی دو سویه می‌باشند، موانعی وجود دارند که تأثیر سوء را در چرخۀ ارتباط دو سویه خواهند گذاشت:
1. برخورد احساسی با پدیده‌ها؛
2. کم اطلاعی و کم سوادی؛
3. کلیشه‌ها و الگوهای سنتی و روزمره؛
4. علایق و منافع شخصی و گروهی؛
5. عدم شناخت افکار عمومی و کم توجهی به نگرش‌های مردم؛
6. تعصب‌گرایی در یکجانبه‌نگری و حق را به سازمان دادن در برابر حقی که مردم نسبت به سازمان دارند؛
7. پدید آمدن جو شایعه و بی‌توجهی روابط عمومی در شفاف‌سازی.
موارد دیگری نیز وجود دارند که ارتباط دوسویه یک سازمان با مردم را خدشه دار می کند که ذکر آنها در این مقال نمی گنجد، اما آنچه که مهم است این که روابط عمومی باید تلاش کند این موانع را از میان بردارد. به عنوان مثال بی توجهی روابط عمومی به شفاف سازی، جو شایعه را دامن زده و نگرش مخاطب را نسبت به سازمان منفی می کند.
“سازمان باید حقیقت را بیان کند و انکار بسیار مخرب خواهدبود. سازمان باید برنامه هایش را برای حل مشکل، به طور واضح و قابل درک و با زبان ساده و روشن طراحی کند. شفافیت ضروری است و باید نشانه های روشنی وجود داشته باشد که سازمان موضوع را جدی تلقی می کند و در واکنش به وقوع حوادث، ارزشهای مثبت خود را نشان می دهد. اگر سازمان می داند که مقصر است پس بهتر است اعتراف کند و نگرانی خود را نشان دهد، انکار حقیقت بد است و بدتر از آن روشن شدن حقیقت در آینده است” (Ogrizek , Guillery, 1999).
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)
|
|||