تنها ۱۹ درصد از کارکنان آمریکا از هوش مصنوعی در کار روزمره استفاده می‌کنند، اما بیشتر سازمان‌ها هنوز بازده واقعی از آن نگرفته‌اند.
مایکل دِروشِرز در مقاله‌ای در پی آر دبلی می‌نویسد مشکل در خود فناوری نیست، بلکه در نحوه استفاده از آن است. او پنج گام برای به‌کارگیری هوشمندانه Microsoft Copilot در ارتباطات داخلی معرفی می‌کند: تنظیم لحن برند، شناخت مخاطب، هدف‌گذاری دقیق، ارائه نمونه‌های مرجع و بازبینی مداوم.
این رویکرد به ارتباط‌گران کمک می‌کند پیام‌های انسانی‌تر، منسجم‌تر و مؤثرتر تولید کنند.
نویسنده: مایکل دِروشِرز (Michael DesRochers)
منبع: پی آر دبلی
تاریخ انتشار: ۶ نوامبر ۲۰۲۵
شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا) || بر اساس گزارش گالوپ (Gallup)، در سال گذشته تنها ۱۲ درصد از کارکنان آمریکایی چند بار در هفته از هوش مصنوعی در محیط کار استفاده می‌کردند؛ این رقم اکنون به ۱۹ درصد رسیده است، اما طبق مطالعه‌ای از مؤسسه MIT، ۹۵ درصد سازمان‌ها هنوز بازده قابل توجهی از سرمایه‌گذاری خود در ابزارهای هوش مصنوعی، از جمله ChatGPT، دریافت نکرده‌اند.
دلیل اصلی ناکامی، نبود رویکرد درست در ادغام این فناوری با فعالیت‌های روزمره است. صرفِ داشتن ابزار کافی نیست؛ بلکه باید شیوه به‌کارگیری آن را دانست.
یکی از نمونه‌های مؤثر، استفاده از Microsoft Copilot در نرم‌افزارهای مجموعه Microsoft 365 است. این ابزار می‌تواند ایمیل‌های طولانی را خلاصه کند، متن‌ها را بازنویسی نماید و محتوای موردنیاز را در لحظه تولید کند — بدون نیاز به باز کردن پنجره جدید یا خروج از برنامه.
کوپایلوت (Copilot) در هر برنامه به‌صورت درون‌ساختاری فعالیت می‌کند و درک دقیقی از زمینه کاری دارد، به همین دلیل خروجی‌های آن دقیق‌تر، مرتبط‌تر و از نظر امنیتی مطمئن‌تر از چت‌بات‌های عمومی است.
برای استفاده مؤثر از کوپایلوت در ارتباطات داخلی، پنج گام کلیدی پیشنهاد می‌شود:
-
تعیین لحن برند:
پیش از هر چیز باید اطمینان حاصل شود که کوپایلوت متنی متناسب با هویت برند سازمان تولید می‌کند؛ رسمی یا صمیمی، ساده یا پیچیده. نمونه پرامپت:
«بر اساس سند راهنمای لحن برند (ضمیمه)، پیامی برای دعوت کارکنان به شرکت در نظرسنجی تجربیات کاری بنویس.» -
شناخت دقیق مخاطب:
هرچه شناخت از مخاطب بیشتر باشد، متن تولیدی دقیق‌تر خواهد بود. برای مثال:
«متنی درباره سه دستاورد اخیر شرکت برای تیم فروش بنویس که تازه برنامه حضور در همایش‌های حضوری را آغاز کرده‌اند.» -
تعیین هدف مشخص:
خروجی خوب وابسته به ورودی دقیق است.
«در ۲۰۰ کلمه، دو پاراگراف معرفی برای خبرنامه داخلی بنویس و مدیر مالی جدید شرکت را معرفی کن؛ تاریخ شروع و سوابق او را از لینکدین (LinkedIn) ذکر کن.» -
ارائه نمونه‌های مرجع:
برای دستیابی به سبک نوشتاری مطلوب، نمونه‌هایی از خبرنامه‌ها یا وب‌سایت‌های مشابه را به کوپایلوت بدهید تا از آن‌ها الگو بگیرد. -
بازبینی و اصلاح مداوم:
حتی بهترین متن‌ها نیز نیاز به ویرایش دارند. با درخواست‌های بازنویسی، بازنگری و ساده‌سازی، می‌توان نسخه‌های متفاوتی دریافت و بهترین را انتخاب کرد.
مایکل دِروشِرز تأکید می‌کند: پرامپت‌نویسی تنها میان‌بری برای نوشتن نیست، بلکه راهی برای افزایش تعامل کارکنان، صرفه‌جویی در زمان و ارتقای کیفیت ارتباطات درون‌سازمانی است.
با کلیک روی لینک زیر به کانال تلگرام ما بپیوندید:
برای اطلاعات بیشتر درباره روابط عمومی و اخبار سازمان‌های مختلف، می‌توانید به وبسایت شارا مراجعه کنید.
انتهای پیام/