شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)–|| بعد از مشخص کردن هدف های مشارکت در یک نمایشگاه با معیارها و دلایل مشخص نمایشگاه مناسبی که از کارآیی بالایی با تکیه بر اثربخشی باشد و انتخاب و مقدمات مشارکت در آن را فراهم می آوریم. علم مدیریت بین «کارآیی» و «اثربخشی» تفاوت قائل است.
کارآیی را «خوب کار کردن» و اثربخشی را «کار خوب کردن» تعریف می کنند. وقتی گفته می شود باید خود کتاب «خواند» یعنی کارآیی مطالعه بالا باشد، ولی وقتی گفته می شود باید کتاب «خوب خواند» منظور این است که کتابی انتخاب شود که مناسب و مفید برای زودتر رسیدن به خواسته های ذهنی با موضوع تحقیق فرد باشد و اگر چه تعداد صفحات کمی مطالعه شود اثرش از تعداد زیاد صفحات مطالعه شده کتاب نامناسب، مفیدتر باشد.
رعایت این اصل مهم برای شرکت در نمایشگاه نیز لازم و ضروری است. شرکت بدون مطالعه و نسنجیده در یک نمایشگاه ممکن است نه تنها مفید و مؤثر نباشد، بلکه اتلاف وقت و دور ریختن پول تلقی شود. معیارهای انتخاب یک نمایشگاه مناسب که قادر به تحقق اهداف از پیش تعیین شده بوده و موجب موفقیت در نمایشگاه می شود به شرح زیر است:
1- موضوع نمایشگاه همخوانی با صنایع و تولیدات مورد نظر برای نمایش داشته باشد.
2- نوع نمایشگاه و شعاع مؤثر آن مورد نظر قرار گرفته باشد. (نمایشگاه جهانی، بین المللی، منطقه ای، محلی- اختصاصی، تخصصی، عرضه مستقیم کالا)
3- محل برگزاری نمایشگاه و نوع کالاهای نمایشی باید مورد توجه باشد (در نمایشگاه بین المللی دبی یکی از شرکت کنندگان ایرانی تولیدکننده بخاری گازی شرکت کرده بود که با توجه به موقعیت اقلیمی منطقه کالایی به فروش نرفت و کلیه کالاهای نمایشی در پایان نمایشگاه به کشور بازگشت داده شد) شرکت کننده باید با مطالعه قبلی و شناخت کافی از جغرافیای اقتصادی محل، در نمایشگاه شرکت کند تا به اصطلاح زیره در کرمان به نمایش نگذارد. (شرکت پوشاک پشمی در نمایشگاه سنگاپور)
4- مطالعه همه جانبه شهرت بین المللی نمایشگاه که موجب حضور بیشتر بازرگانان معتبر و در نتیجه قراردادهای بیشتری منعقد می¬شود و بدین ترتیب شانس بازاریابی موفق و جبران هزینه های شرکت در نمایشگاه بیشتر خواهد بود.
5- هزینه شرکت در نمایشگاه معقول و منطقی و به اندازه باشد.
6- اطلاعات جانبی مورد نیاز تهیه شود (از قبیل بافت شرکت¬کنندگان، موقعیت تکنولوژیکی رقبا، چگونگی رقبا، چگونگی طراحی غرفه¬ها، سطح دانش و بینش بازدیدکنندگان، روزهای شلوغ نمایشگاه، قیمت ها، سطح کیفیت محصولات که قرار است در نمایشگاه عرضه شود و …)
ویژگی های مهم نمایشگاه
1- نمایشگاه یک صنعت است هر نوع نرم افزار مدیریتی که به درآمد ختم شود و ارزش افزوده داشته باشد، صنعت تلقی می شود. همانند فوتبال که 400 میلیون نفر در صنعت فوتبال درآمد دارند.
2- خلاقیت در نمایشگاه ها در نمایشگاه می توان به الهام دست یافت و نوآوری ها و ابتکارات را مشاهده کرد.
3- نقش اطلاع رسانی در نمایشگاه نمایشگاه هزینه جستجو برای یافتن کالا یا دسترسی به اطلاعات را کاهش می دهد. اصولاً مبادله اطلاعات درست به اندازه مبادله کالا و خدمات دارای ارزش و اعتبار می باشد.
4- انسان عامل مهمی در برپایی نمایشگاه سه عامل مهم برگزارکننده، شرکت¬کننده و بازدیدکننده انسان است. فکر و اندیشه انسان است که تبدیل به طرح می شود و به اجرا در می آید. در نمایشگاه امکان برخورد اندیشه ها و بهره گیری از استعداد و نبوغ انسان ها به راحتی فراهم می آید. نمایشگاه یک مقوله دانش ر، استعدادبر و کاربر می باشد.
5- تمرکز در یک محدوده ی زمانی و مکانی خاص همه فعالیت های اقتصادی، فرهنگی، هنری و سیاسی اجتماعی جمع می شود و افراد از این تمرکز به راحتی می توانند اطلاعات مورد نیاز خود را در دسترس داشته و مورد مطالعه قرار دهند.
6- ارزیابی واکنش بازدیدکننده در نمایشگاه می توان عکس العمل خریدار و بازدیدکننده را نسبت به کالای عرضه شده در کوتاه ترین فرصت ممکن احساس کرد و نیاز به نظرسنجی کتبی کمتر است. اما این اقدام نیز گاهاً انجام می شود.
7- یافتن خریداران ناشناخته یکی از مهم ترین مشکلات بازاریابی شناسایی خریداران بالقوه می باشد. نمایشگاه امکان دسترسی به خریداران ناشناخته را فراهم می سازد که در شرایط عادی دستیابی به آن ها دشوار است.
8- ارزیابی کالا یا خدمات رقبا در نمایشگاه می توان پی برد که رقیب از چه تکنیک ها و روش هایی بهره می برد که موفقیت آن ها تضمین شده است. ایجاد رقابت سالم از عوامل مهم پیشرفت در زمینه علمی تحقیقی و صنعتی می باشد.
9- حمایت گروهی اتحادیه ها به نمایندگی از شرکت های نوپا که جسارت حضور مستقل را ندارند در نمایشگاه شرکت و کالاهای آن ها را معرفی می نمایند. این شیوه برای شرکت های نوپا که اطلاعات کافی بازاریابی را ندارند در مراحل اولیه بسیار باصرفه و کم هزینه است و با پرداخت هزینه کم، تولیدات و کالاهای خود را به آسانی می توانند تبلیغ کنند.
چرا تصمیم به شرکت در نمایشگاه می گیریم؟
1- ما در نمایشگاه شرکت می کنیم تا کارآیی کالا و تولید خود را به نمایش بگذاریم.
2- نمایشگاه ارزان ترین وسیله بازاریابی است.
3- ما در نمایشگاه جدیدترین کالاهای خود را نشان خواهیم داد.
4- نمایشگاه امکان بررسی بازار و شناخت رقبا را برای ما مهیا می سازد.
5- ما در نمایشگاه، قادر خواهیم بود بازارهای جدید را شناسایی کنیم.
6- در نمایشگاه با استفاده از رسانه های گروهی می توانیم شرکت خود را مجانی تبلیغ نماییم.
7- یک فرصت خوب در فاصله زمانی کوتاه برای شناخت بازدیدکنندگان مهم فراهم می آید.
8- نمایشگاه امکان علاقه ی مشتریان بالقوه را افزایش می¬دهد.
9- در نمایشگاه قادر خواهیم بود با مراجعه کننده به صورت عمیق صحبت کنیم.
10- نمایشگاه محل مراجعه انسان های برجسته و خاص است و هنر ما این است که آن ها را تشخیص داده و از افراد عادی تمیز دهیم، سپس به مطالعه و مذاکره با آنان بپردازیم.
برای موفقیت در برگزاری نمایشگاه های داشتن تقویم نمایشگاهی برای روابط عمومی به عنوان یکی از اجزای برنامه عمل سالانه ضرورت دارد. در تقویم یا برنامه نمایشگاهی باید زمان برگزاری نمایشگاه مکان مورد نظر، مخاطبان، اهداف، نحوه برگزاری، مشارکت¬کنندگان، هزینه های برگزاری و کالاهای نمایشی یا خدمات مشخص باشد.
مدیریت در نمایشگاه
انتخاب یک مدیر نمایشگاهی از استراتژیک ترین تصمیم های نمایشگاهی است که باید مدیری لایق، شایسته، دارای خونی رقصان و با حرارت و دارای پشتکار، آینده نگر و پیگیر برای کسب موفقیت انتخاب و منصوب شود.
نقش مدیر در موفقیت یک نمایشگاه بسیار اساسی و مهم است. یک مدیر نمایشگاهی باید دلشوره داشته باشد. نگران آینده کار باشد. حساس و پیگیر باشد تا بتواند موفقیت را کسب نماید. «لوترگیولیک» وظایف یک مدیر را برنامه ریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی، ارتباطات و گزارش گیری و بودجه بندی می داند.
وظایف اصلی یک مدیر نمایشگاهی
1- توان پیش بینی عملیات اساسی و تعیین شقوق اجرای آن و تنظیم برنامه عملیات به منظور تأمین هدف سازمانی
2- حدود و اختیارات نیروهای تحت امر خود را صریحاً مشخص و تقسیم کار نمایید.
3- برای انجام موفق مسئولیت خود همکارانی را انتخاب و به کار گمارد که ضمن تأمین شرایط مساعد کار هدف از پیش تعیین شده به نحو مطلوب تحقق یابد.
4- توان اخذ تصمیم مداوم در مورد فعالیت های خاص یا کلی کارکنان و صدور دستور برای هدایت سازمان
5- تطبیق وظایف مشاغل مختلف سازمان برای تحقق اهداف سازمانی و ایجاد وحدت رویه میان فعالیت ها
6- گزارش گیری از نیروهای تحت سرپرستی و آگاهی از پیشرفت امور
7- تنظیم طرح مالی و هزینه های یک نمایشگاه و نظارت و کنترل بر اجرای آن
نکات مهم در مدیریت غرفه
1- هرگز نباید به مراجعه کنندگان و بینندگان در نمایشگاه بی اعتنایی کرد.
2- اگر در بیننده یا مراجعه کننده ای اشتیاقی مشاهده نمودید، سعی کنید شما در ایجاد ارتباط پیش قدم شوید.
3- اجازه ندهید کارکنان شرکت در غرفه به امور شخصی مشغول شده یا سرگرم صحبت بوده و از نظر بینندگان و مراجعه کنندگان مخفی شوند.
4- همه کارکنان غرفه در طول برپایی نمایشگاه هموار باید خود را مشتاق و علاقه مند به ارتباط با مراجعه کنندگان نشان دهند.
5- در هنگام ارائه توضیحات، ابتدا از مزایا و محاسن شرکت و تولیدات آن صحبت کنید.
6- در حین صحبت با بازدیدکننده می توانید سئوالاتی را مطرح کنید که نکات مثبت و موفقیت های سازمان و یا محاسن تولیدات شما در جواب سئوالات شما مستتر باشد.
7- در همه حال هدف از شرکت در نمایشگاه را به خاطر داشته باشید و در هنگام صحبت با علاقه مندان سعی کنید حرفه و علایق و انتظارات آن ها را دریابید.
8- به تمام سئوالات مراجعان و علاقه مندان با دقت و حوصله پاسخ دهید.
9- در ارتباط با مراجعه کنندگان سعی کنید اطلاعات لازم از بازار و رقبا و تولیدات را از آن ها به دست آورید.
10- در ساعات کار نمایشگاه حتماً در غرفه حضور دائم داشته باشید.
11- بعد از پایان فعالیت نمایشگاه، با مراجعان و علاقه مندان به تولیدات خود تماس بگیرید.
12- اگر به بینندگان یا مراجعه کنندگان به غرفه قول هایی داده اید حتماً در انجام آن ها بکوشید.
13- در ساعات کار یا در ساعات دیگر، زمانی را برای مذاکره یا ملاقات، ارزیابی یا بازدید از سایر غرفه ها اختصاص دهید.
14- برای حفظ ارتباط با مشتریان احتمالی یا علاقه مندان به بنگاه و محصولات آن پرسشنامه های خاصی تهیه و در دسترس داشته باشید.
15- هر یک از کارکنان غرفه باید آموزش های لازم را در مورد فعالیت های نمایشگاهی دیده و نسبت به اهداف نمایشگاه توجیه شده باشند.
منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران(شارا)
|
||||
