شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)– روابط عمومی فن وهنر ومدیریت ارتباطات است وهر فردی که از این توانمندی برخوردار باشد از ابزار مناسبی برای مهرورزی و موفقیت بهره می برد. شرح وظایف کلی روابط عمومی ها: روابط عمومی هر سازمان به عنوان آئینه تمام نمای فعالیت های آن سازمان وظایف مختلفی به عهده دارد. از جمله وظایف روابط عمومی عبارتند از:
– جمع‌آوری و تمرکز اطلاعات و اخبار مربوط به فعالیتها ، اقدامات ، طرحها و برنامه‌های سازمان به‌منظور تنظیم گزارش ، خبر و سیاستهای خبری و تبلیغاتی و اجرای طرحهای ارتباطی و انتشاراتی و آماده نمودن اذهان عمومی با توجه به خط مشی کلی سازمان از طریق : شرکت در جلسات مهم ؛ ارتباط مستقیم و مستمر با مسؤلان ، شرکت در گردهمایی ها ؛ حضور در سفرهای داخلی و خارجی ؛ دریافت گزارش فعالیتها ، طرحها و برنامه‌های واحدهای مختلف سازمان ، صورتجلسات شوراها و مکاتباتی که ارزش اطلاع‌رسانی دارند. ؛ جمع‌آوری هر گونه اخبار اطلاعات مورد نیاز به روشهای تلفنی ، شفاهی ، مکاتبه‌ای رایلانه ای و ارتباط مستقیم با مردم ، جراید ، خبرگزاریها ، رسانه‌های گروهی داخلی و خارجی .
– بررسی مطالب مطروح در رسانه‌های گروهی و مجامع عمومی در ارتباط با فعالیتهای مستقیم و غیرمستقیم سازمان به‌منظور اطلاع‌رسانی ، انعکاس و پاسخگویی در صورت لزوم
– برقراری ارتباط با روابط عمومی سازمانهای دیگر و نهادهای دولتی برحسب ضرورت از طریق به‌کارگیری ابزار ارتباطی مناسب
– بررسی دیدگاهها و سنجش افکار عمومی مردم ، مخاطبان و خدمات گیرندگان در چهارچوب وظایف و در قالب طرحهای تحقیقاتی و ارائه نتایج حاصل به مسئولان سازمان به‌منظور اتخاذ روشهای اجرایی مطلوب و تدوین طرحها و برنامه‌های اجرایی و ارتباطی مناسب
– دریافت یا خرید کتب نشریات ، نوارهای صوتی و تصویری و اطلاعات و لوح ها و نرم‌افزارهای رایانه‌ای و دیگر اطلاعات ، اسناد و مدارک مورد نیاز ایجاد و اداره کتابخانه و آرشیو اطلاعاتی ، مطبوعاتی ، سمعی و بصری و رایانه‌ای مرجع در ارتباط با فعالیتهای سازمان و روابط عمومی با روشهای پیشرفته به‌منظور کاربردهای ارتباطی و استفاده همکاران سازمان
– پیگیری انجام به موقع وعده های مسؤولان سازمان به‌منظور انعکاس نتایج حاصل
– فراهم آوردن حسن ارتباط متقابل میان مردم و مسئولان سازمان از طریق برگزاری ملاقات عمومی ، مصاحبه با رسانه‌های گروهی ، برپایی سخنرانیها – ترتیب سفرها ، بازدیدها و ملاقاتها
– پشتیبانی ، تحلیل و توجیه ارتباطی طرحها و برنامه‌های اجرایی سازمان به‌منظور روشن شدن اذهان عمومی.
– انعکاس فعالیتها ، برنامه‌ها و طرحهای سازمان به مردم ، دولت و نهادها و سازمانهای داخل و خارج کشور از طریق : • سخنگوی سازمان ، • تهیه و تدوین اخبار بیانیه‌ها اطلاعیه‌ها آگهی‌ها و پیامهای سازمان
• ترتیب نشر و انعکاس آن در رسانه‌های گروهی ، • انتشار نشریه ادواری داخلی و چهارچوب قوانین مصوب ، • انتشار نشریات ادواری و غیر ادواری برای عموم مخاطبان ، ، • تهیه عکس اسلاید فیلم تیزر گزارش ، گزارش آگهی نوارهای صوتی و دیگر فعالیتهای سمعی و بصری و نوشتاری و رایانه‌ای از فعالیتهای سازمان آرشیو آنها و انعکاس و پخش آنها از طریق رسانه‌های گروهی ، انتشار عملکرد سازمان و واحدهای مختلف آن در چارچوب قوانین مصوب ، • برپایی نمایشگاههای گوناگون و شرکت در نمایشگاههای مرتبط و طراحی و اجرای فعالیتهای ارتباطی و تبلیغی کلان سازمان
– ایجاد حسن رابطه و جلب مشارکت بین کارکنان و مسئولان سازمان در ستاد ، واحدهای تحت پوشش و مراکز استانها از طریق : برقراری جلسات داخلی و ایجاد نظام پیشنهادها و انتقادها و انعکاس پیشنهادها و انتقادهای کارکنان به مسئولان
– ایجاد وحدت رویه و نظارت بر حسن اجرای امور انتشاراتی ، تبلیغاتی و ارتباطی سازمان
– طراحی سازمان و شرح وظایف روابط عمومی برای بخشها و مؤسسات و واحدهای مختلف تحت پوشش سازمان و اصلاح و ارتقای سطح روابط عمومی های موجود
– اجرای امور نگارشی و هنری در زمینه‌های تبلیغاتی و انتشاراتی ستاد و سازمان مرکزی
– اجرا و ارائه خدمات و برنامه‌های فرهنگی تبلیغی و هنری در قالبهای گوناگون به همکاران
– مطالعه ، بررسی – ارزیابی برنامه‌ریزی و تجهیز مستمر روابط عمومی و فعالیتهای آن به‌منظور ارتقای کیفیت و بهینه سازی فعالیتهای تبلیغاتی ، انتشاراتی و ارتباطی براساس روشهای پیشرفته و به روز آموزش مستمر همکاران روابط عمومی و نیز تشکیل دوره‌هایا نشستهای توجیهی کوتاه مدت برای مدیران و کارکنان سازمان در زمینه روابط عمومی و ارتباطات و ارائه مشاوره و ارشاد واحدهای سازمان در این زمینه‌ها.
– مشارکت و برنامه‌ریزی جهت برگزاری سمینارها ، کنفرانسها، نمایشگاهها و کمیته‌های بازرگانی ، صنعتی ، تبلیغاتی ، فرهنگی ، هنری و فنی سازمان
– عقد قرارداد ، مجریان طرحهای روابط عمومی که به بیرون از سازمان سفارش داده می‌شوند.
– تهیه ، تنظیم و پیشنهادهای برنامه و بودجه سالانه روابط عمومی
– اجرای سایر امور مربوط که برحسب ضرورت از طریق بالاترین مقام سازمان برای اقدام ابلاغ می‌گردد
|
|||