شبكه اطلاع‌رساني روابط‌عمومي ايران (شارا) || شركت‌ها و سازمان‌هاي بزرگ و مستحكم بر پايه تيم‌‌‌هاي مسووليت‌‌‌پذير و پاسخگويي ساخته مي‌‌‌شوند كه تمام اعضاي آن به‌‌‌شدت نسبت به پاسخگو بودن در برابر ديگران و مسووليت‌‌‌پذيري حساس هستند و خود را متعهد به قول‌‌‌ها و وعده‌‌‌هايي كه داده‌‌‌اند مي‌‌‌دانند. البته در چنين شركت‌ها و سازمان‌هايي هميشه انعطاف‌‌‌پذيري‌‌‌هاي خوبي در قبال وقايع غيرمترقبه و اشتباهاتي كه بخشي از واقعيت كار و فعاليت محسوب مي‌‌‌شوند وجود دارد و اگر يكي از اعضاي تيم تاريخ مشخصي را براي تحويل يك پروژه اعلام كرده باشد و نتوانسته باشد دقيقا در موعد مقرر آن پروژه را تحويل دهد مورد بازخواست و مجازات قرار نخواهد گرفت و به او فرصت ديگري داده خواهد شد.
بااين‌‌‌همه بايد دانست كه فرهنگ مسووليت‌‌‌پذيري و پاسخگويي هميشگي جزو ارزشمندترين و موثرترين عادت‌‌‌ها و ويژگي‌‌‌هاي كسب و كارهاي موفق به شمار مي‌‌‌آيد. در ادامه به شش توصيه كاربردي در ارتباط با ايجاد و تقويت حس مسووليت‌‌‌پذيري و پاسخگويي حداكثري نسبت به عملكرد فردي و تيمي در شركت‌ها و سازمان‌ها اشاره خواهد شد:
۱- تعهداتي را كه بر عهده اعضاي تيم قرار داده شده به شفاف‌‌‌ترين و قاطعانه‌‌‌ترين شكل ممكن بيان كنيد
در پايان جلسات كاري و بعد از مشخص‌‌‌شدن مسووليت‌‌‌ها و وظايف كاري هركدام از اعضاي تيم و در زمان خلاصه‌‌‌كردن و نهايي‌‌‌سازي مصوبات و تصميم‌‌‌هاي گرفته شده در جلسه لازم است كه شما به‌‌‌عنوان رئيس جلسه با شفافيت و قاطعيت تمام، آنچه تك‌‌‌تك اعضا بايد در يك دوره زماني مشخص انجام دهند را به آنها اعلام كنيد. شما با اين كار نه‌‌‌تنها به همه كاركنان ثابت مي‌‌‌كنيد كه بر روي تمام امور و آيتم‌‌‌هاي عملكردي احاطه داريد؛ بلكه به آنها نشان مي‌‌‌دهيد كه الگوي رفتاري مطلوب از نظر شما كدام است و شما انتظار مشاهده چه نوع رفتاري را از آنها داريد.
اعضاي تيم كاري شما هم وقتي مي‌‌‌بينند كه شما بادقت تمام و با شناخت كاملي كه از كوچك‌ترين جزئيات كار داريد در حال رصد و كنترل عملكردشان هستيد به طور حتم بادقت و حساسيت بيشتري نسبت به انجام وظايف محوله به خود اقدام خواهند كرد چرا كه آنها به اين نتيجه مي‌‌‌رسند كه رهبرشان از مسووليت‌‌‌پذيري بالايي برخوردار است و همه چيز را از نزديك تحت‌‌‌نظر دارد و در نتيجه لازم است كه آنها نيز چنين روحيه‌‌‌اي را داشته باشند.
۲- نسبت به عملكرد كاركنانتان بازخوردهاي سريع و دقيق نشان دهيد
شما به‌‌‌عنوان رهبر يك شركت يا سازمان بايد علاوه بر مسووليت دادن به افراد به دنبال بازخورد نشان دادن سريع و دقيق نسبت به عملكرد آنها باشيد چرا كه بدون بازخورد نشان دادن به‌‌‌تدريج يك نوع بي‌‌‌تفاوتي و بي‌‌‌مسووليتي در درون تيم‌‌‌هاي كاري گسترش پيدا مي‌كند و اعضاي تيم به اين تلقي مي‌‌‌رسند كه مسووليت‌‌‌پذير بودن و بي‌‌‌مسووليت بودن از نظر شما يكسان است و نيازي نيست كه براي انجام كارها به آب‌‌‌وآتش زد؛ بنابراين لازم است كه در طي اجراي پروژه‌‌‌هاي محوله به كاركنان با آنها جلسات منظم بازخورد داشته باشيد و در اين جلسات نسبت به عملكرد آنها به‌‌‌صورت جزءبه‌‌‌جزء و نه به‌‌‌صورت كلي بازخورد نشان دهيد و به‌‌‌عنوان‌‌‌مثال به آنها بگوييد كه شما تا امروز آيتم فلان و فلان را خيلي خوب انجام داده‌‌‌ايد و فلان آيتم را هنوز انجام نداده‌‌‌ايد يا فراموش كرده‌‌‌ايد و تا فردا آن يك آيتم باقي‌‌‌مانده را هم انجام دهيد.
۳- آن چيزها و كارهايي را كه نمي‌توان به‌‌‌صورت صددرصدي در مورد آنها تعهد داد مشخص كنيد و به دنبال تعهدگيري در مورد آنها از كاركنانتان نباشيد
يكي از واقعيت‌‌‌هاي غيرقابل‌‌‌انكار در دنياي كسب‌وكار اين است كه نمي‌توان در مورد انجام يكسري كارها و تحقق يكسري اهداف تعهد صددرصدي و قطعي داد چرا كه تحقق بعضي چيزها تابع محقق‌‌‌شدن شرايط خاصي است كه ممكن است از عهده اعضاي تيم برنيايد يا موانع پيش‌بيني‌‌‌نشده و غيرمنتظره‌‌‌اي در مسير تحقق آنها وجود داشته باشد كه عمل به تعهدات را غيرممكن سازد. بنابراين، لازم است كه از تحميل تعهدات غيرممكن و بي‌‌‌مورد بر افراد خودداري كنيد و با اين كار جلوي بي‌‌‌اعتبارشدن اصل تعهد كاري در شركتتان را بگيريد چرا كه اگر چنين نكنيد و مرغ شما يك پا داشته باشد و كاركنانتان را مجبور به دادن تعهدهاي كاري نشدني و غيرممكن كنيد، آن‌‌‌گاه با پديده بي‌‌‌اعتبار شدن تعهدات كاري و بي‌‌‌اعتنايي كاركنان نسبت به تعهداتي كه به شما مي‌دهند مواجه خواهيد شد.
۴- هميشه و در همه حال وقت‌‌‌شناس و منظم باشيد
يكي از مهم‌ترين و كليدي‌‌‌ترين اجزاي مسووليت‌‌‌شناسي و متعهد بودن نسبت به عملكرد در هر سطحي توجه به فاكتور زمان است. هنگامي كه شما براي زمان ارزش زيادي قائل باشيد و از تك‌‌‌تك دقايق زماني كه در اختيار داريد به بهترين شكل ممكن استفاده مي‌‌‌كنيد و هيچ وقتي را از دست نمي‌‌‌دهيد و به تمام تعهداتي كه داده‌‌‌ايد دقيقا در زمان مقرر عمل مي‌‌‌كنيد در اين حالت به الگوي مطلوب كاركنانتان تبديل مي‌‌‌شويد تا آنها نيز چنين كنند و با عمل به وظايف خود بر اساس برنامه زماني تعيين شده بتوانند تعهد و مسووليت‌‌‌پذيري‌‌‌شان را در قبال شركت به اثبات برسانند. پس هميشه و در همه حال سعي كنيد هم خودتان به زمان احترام بگذاريد و وقت‌‌‌شناس باشيد و هم اعضاي تيمتان را به‌‌‌وقت‌شناسي و درنظرداشتن عامل زمان تشويق كنيد.
۵- براي گسترش مسووليت‌‌‌پذيري و تعهد صبور باشيد
واقعيت اين است كه كاركنان و اعضاي تيم‌‌‌هاي كاري يك‌‌‌شبه و به‌‌‌صورت ضربتي مسووليت‌‌‌پذير و متعهد نمي‌‌‌شوند و براي ترويج فرهنگ مسووليت‌‌‌پذيري در تمام اركان شركت بايد صبور بود و عجله به خرج نداد و به دنبال اقدامات ضربتي و مقطعي نبايد بود. در واقع رواج‌‌‌دادن فرهنگ مسووليت‌‌‌پذيري و تعهد كاري در يك شركت مانند دو ماراتن است و نبايد براي اجرايي‌‌‌كردن آن شتاب‌‌‌زده عمل كرد. پس بهتر است كه به صورت گام به گام و حساب‌شده در اين زمينه عمل كرد و بهترين كار هم شروع كردن از خودتان به عنوان رهبر شركت و الگوي بي‌‌‌چون‌‌‌وچراي كاركنان است.
۶- مسووليت اشتباهات و شكست‌‌‌هاي خود را بپذيريد
همه ما انسان هستيم و طبيعي است كه دچار اشتباه شويم يا شكست بخوريم و آنچه در اين ميان مهم است اين است كه شجاعانه و با صراحت تمام مسووليت اشتباهات و شكست‌‌‌هايمان را بپذيريم و از فرافكني و بهانه‌‌‌آوردن اجتناب كنيم. هنگامي كه شما به‌‌‌عنوان رهبر يك شركت و عالي‌‌‌ترين مقام مسوول در آنجا مسووليت اشتباهاتي كه از شما سر زده يا شكست‌‌‌هايي كه متحمل شده‌‌‌ايد را مي‌‌‌پذيريد و در اين زمينه پنهان‌‌‌كاري نمي‌‌‌كنيد، كاركنانتان نيز از شما الگو مي‌‌‌گيرند و به‌‌‌جاي فرافكني و بهانه‌‌‌آوردن براي بروز اشتباه و شكست‌‌‌هاي به وجود آمده يا بدتر از آن، پنهان‌‌‌كاري و انكار شكست‌‌‌ها و ناكامي‌‌‌ها با صراحت و شجاعت تمام مسووليت اشتباهات و شكست‌‌‌ها را مي‌‌‌پذيرند و قول مي‌دهند در آينده از تكرار آنها جلوگيري كنند.
در اين حالت، پذيرش و به‌‌‌رسميت‌‌‌شناختن اشتباهات و شكست‌‌‌هاي كاري به بخشي از فرهنگ سازماني شركت شما تبديل مي‌شود و تمام اركان شركت شما اعم از مديران و كاركنان و سهامداران و مشتريان از مزاياي ناشي از چنين فرهنگي برخوردار مي‌‌‌شوند و افراد به‌‌‌جاي شانه خالي‌‌‌كردن از مسووليت شكست‌‌‌هاي به وجود آمده يا اشتباهات مرتكب شده يا پنهان‌‌‌كاري نسبت به آنها مي‌‌‌كوشند تا جبران مافات كرده و به دنبال راههاي جايگزين و راه‌‌‌حل‌‌‌هاي موثرتري باشند.
مترجم: سيدحسين علوي لنگرودي
منبع: مجله Strategic Management
donya-e-eqtesad