شبکه اطلاع‌رسانی روابط عمومی ایران (شارا) || در دنیای امروز، همایش‌ها و رویدادهای علمی و صنعتی یکی از ابزارهای مؤثر برای انتقال اطلاعات، ایجاد شبکه‌های حرفه‌ای و ارتقای سطح آگاهی در حوزه‌های مختلف هستند. این رویدادها، علاوه بر ایجاد فرصت برای تبادل نظر و تجربه، به‌عنوان یک پلتفرم برای معرفی دستاوردها و جلب حمایت‌های مختلف نیز عمل می‌کنند.
با این حال، در بسیاری از موارد شاهد آن هستیم که تعداد کمی از مدعوین در این رویدادها حضور می‌یابند، حتی زمانی که تمامی تلاش‌ها برای جذب مخاطبان انجام شده است. دکتر ناصر رزاق منش، مدیر عامل جمعیت طرفداران ایمنی راه ها می گوید: «ما امسال همایشی را با دعوت از 200 نفر برگزار کردیم، اما در کمال تعجب ملاحظه شد که تنها 50 نفر از آن‌ها در مراسم حاضر شدند.» در این یادداشت بر آنیم که به دلایل این موضوع و راهکار آن برای روابط عمومیها بپردازیم.
یکی از دلایل مهمی که ممکن است باعث عدم حضور افراد در همایش‌ها شود، کمبود اعتماد به‌نظام برگزاری و کیفیت رویداد است. در بسیاری از مواقع، افراد نسبت به ارزش و محتوای برگزاری همایش‌ها تردید دارند و ممکن است باور کنند که این برنامه‌ها بیشتر به اهداف تبلیغاتی یا صرفاً اجتماعی معطوف‌اند و نه به مسائل تخصصی و علمی. برای مقابله با این مشکل، روابط عمومیها باید به‌طور شفاف و دقیق، جزئیات برنامه، اهداف و دستاوردهای مورد انتظار رویداد را به مخاطبان منتقل کنند.
نبود ارتباط و احساس تعلق به همایش‌ها و رویدادها از دیگر دلایل مهم است. اگر افراد حس کنند که این رویدادها برای آن‌ها اهمیتی ندارند یا موضوعات آن با نیازها و دغدغه‌های آن‌ها هم‌خوانی ندارد، حضور در آن‌ها را بی‌فایده تلقی خواهند کرد. بنابراین، روابط‌عمومی‌ها باید با توجه به نیازها و دغدغه‌های مخاطبان، محتوای برنامه‌ها را تنظیم کنند و به‌طور مستمر، این نیازها را شناسایی و به‌روزرسانی نمایند.
گاهی اوقات افراد به دلیل مشغله‌های شخصی یا شغلی، نمی‌توانند در همایش‌ها شرکت کنند. در چنین مواردی، روابط عمومیها می‌توانند با برنامه‌ریزی زمان‌بندی مناسب و ارائه امکانات ویژه، مانند برگزاری رویدادها به‌صورت آنلاین، انگیزه‌ای برای حضور افراد ایجاد کنند. در دنیای پرمشغله امروز، دسترسی راحت و سریع به رویدادها می‌تواند نقش مهمی در افزایش مشارکت ایفا کند.
در برخی جوامع، ممکن است فرهنگ حضور در همایش‌ها و رویدادهای تخصصی به اندازه کافی رواج نداشته باشد. این مسأله به‌ویژه در محیط‌هایی که رویدادهای علمی یا صنعتی به‌طور مداوم برگزار نمی‌شوند، مشهود است. در چنین شرایطی، روابط عمومیها باید از طریق برنامه‌های آموزشی، ترویج فرهنگ مشارکت در رویدادها را در بین افراد و سازمان‌ها تقویت کنند.
برای افزایش مشارکت در همایش‌ها، روابط عمومیها باید از ابزارهای مختلف ارتباطی برای برقراری ارتباط مؤثر و دوسویه با مخاطبان استفاده کنند. این ارتباطات باید فراتر از ارسال دعوت‌نامه‌ها و تبلیغات ساده باشد و به‌طور مداوم، بازخوردها و نظرات مخاطبان را جمع‌آوری و تحلیل نمایند. از این طریق، روابط عمومیها می‌توانند محتوای همایش‌ها را به‌طور دقیق‌تری تنظیم کرده و بر اساس نیازهای واقعی جامعه هدف، برنامه‌های خود را بهبود بخشند.
ایجاد انگیزه‌های اضافی و جذاب برای حضور در همایش‌ها یکی از استراتژی‌های مؤثر است. به‌عنوان مثال، می‌توان به شرکت‌کنندگان در رویدادها گواهینامه‌ها، جوایز یا امتیازاتی ارائه داد که حضور در آن‌ها را برای افراد جذاب‌تر کند. علاوه بر این، شفاف‌سازی اهداف و دستاوردهای همایش و این‌که شرکت در آن‌ها می‌تواند به پیشرفت فردی و حرفه‌ای کمک کند، می‌تواند انگیزه‌ها را برای حضور بیشتر کند.
با توجه به تحولات جهانی و شرایط خاص، پیشنهاد می‌شود که همایش‌ها به‌صورت ترکیبی برگزار شوند. این کار نه تنها به شرکت‌کنندگانی که به دلایل مختلف نمی‌توانند حضور فیزیکی داشته باشند، کمک می‌کند، بلکه به‌عنوان یک راهکار نوآورانه، ظرفیت‌های جدیدی را در جذب مخاطبان ایجاد خواهد کرد. برگزاری همایش‌های آنلاین یا ترکیبی، به‌ویژه در دوران پس از پاندمی کرونا، به‌عنوان یک راهکار مؤثر برای افزایش دسترسی به رویدادها در نظر گرفته می‌شود.
یکی از راهکارهای مؤثر برای افزایش مشارکت در رویدادها، تحلیل داده‌ها و نظرات شرکت‌کنندگان پیشین است. روابط عمومیها باید از بازخوردهای قبلی استفاده کرده و بررسی کنند که چرا برخی افراد در همایش‌ها شرکت نکرده‌اند و چه مواردی می‌توانند برای شرکت‌کنندگان جذاب‌تر باشند. این اطلاعات می‌تواند به‌عنوان مبنای طراحی همایش‌های آینده مورد استفاده قرار گیرد.
برای تقویت حضور و مشارکت در همایش‌ها، روابط عمومیها باید به‌طور مؤثر از شبکه‌های ارتباطی خود استفاده کنند. همکاری با دیگر سازمان‌ها، انجمن‌ها و رسانه‌های مرتبط می‌تواند به افزایش مشارکت و جذب مخاطبان جدید کمک کند. این همکاری‌ها می‌تواند در قالب تبلیغات مشترک، معرفی میهمانان ویژه یا برگزاری پنل‌های مشترک با دیگر سازمان‌ها صورت گیرد.
در نهایت، عدم حضور در همایش‌ها و رویدادهای مختلف، پدیده‌ای است که باید با دقت و تحلیل دقیق مورد بررسی قرار گیرد. این مسأله می‌تواند به عوامل مختلف اجتماعی، فرهنگی و سازمانی بازگردد. روابط عمومیها باید با بهره‌گیری از ابزارهای نوین ارتباطی و ایجاد انگیزه‌های مناسب، مشارکت مخاطبان را افزایش دهند. در این راستا، برنامه‌ریزی دقیق، ارتباط دوسویه و استفاده از داده‌های بازخوردی می‌تواند به بهبود عملکرد همایش‌ها و رویدادهای آینده کمک کند.
انتهای پیام/