شارا– تهیه و تنظیم گزارش اداری در روابط عمومی کاربرد بسیار دارد به گونه ای که اکثر امور تحقیقاتی، افکار سنجی، طرح ها و اقدامات روابط عمومی میتواند در قالب «گزارش اداری» به اطلاع مدیران برسد. یک گزارش اداری خوب، امکان آن را به مدیر می دهد تا در فرصت اندکی با مهمترین بخش های گزارش آشنا شود.
در تهیه گزارش اداری، برداشتن چهار قدم شامل:
1- اندیشیدن پیرامون موضوع گزارش،
2- تهیه نقشه یا طرح گزارش،
3- گردآوری اطلاعات (تحقیق) و تهیه پیش نویس گزارش
4- کنترل و تصحیح، ضروری است و گزارش نویس باید سعی کند تا گزارش، ویژگی هایی همچون ارائه اطلاعات کافی و واقعی، سبک رسا و مناسب، هدف معین، سازماندهی مناسب، روشن، کوتاهی و سادگی را داشته باشد.
در تهیه و سازماندهی گزارش می باید به سازماندهی شکل و سازماندهی محتوا توأماً توجه داشت.
* گزارش اداری از نظر شکل:
الف) بخش مقدماتی: شامل جلد، صفحه عنوان، شناسنامه، پیشگفتار، فهرست مطالب و فهرست ضمایم
ب) بخش اصلی: شامل مقدمه، متن و نتیجه
ج) بخش پایانی: شامل ضمایم، واژه نامه، نام و فهرست منابع و ماخذ
در مقدمه گزارش اداری، بیان هدف، طرح ضرورت های تهیه گزارش، بیان شیوه یا شیوه های جمع آوری اطلاعات، بیان گره های ناگشوده و بیان اهداف گزارش، لازم است.
در متن گزارش اداری، بررسی دقیق موضوع، بیان سیر تاریخی موضوع، ذکر نکات مثبت گزارش و بیان نکات رها شده در گزارش همراه با ارائه نتایج آن ضرورت دارد.
* گزارش اداری از نظر محتوا:
گزارش باید وضع مناسبی را داشته باشد، بهترین ابزار برای این کار، گردآوری اطلاعات صحیح از راه شنیدن، دیدن و مطالعه است. یک گزارش خوب از نظر محتوا باید جامع، منظم، روشن و رسا و در طرح اهداف گزارش کارآمد باشد و مبنایی مناسب را برای تصمیم گیری مدیریت ارائه بدهد.
* کارشناسان روابط عمومی چهار نوع گزارش اداری را پیوسته تهیه می کنند:
اولین نوع از گزارش های اداری «گزارش دوره ای» است. منظور گزارشی است که حاوی اطلاعات معمولی روزمره هستند و در فاصله های زمانی معین تهیه می شوند، مثل گزارش ماهانه.
دومین نوع از گزارش های اداری «گزارش پیشرفت» است. این نوع گزارش برای نشان دادن پیشرفت امور در مواقع لازم تهیه می شود و هدف آن، مقایسه پیشرفت امور سازمان با برنامه هاست.
سومین نوع گزارش اداری «گزارش آزمایش» است. این نوع گزارش وضعیت و موقعیت گذشته و فعلی سازمان را تجزیه و تحلیل می کند تا بر اساس آن برای آینده برنامه ریزی شود.
چهارمین نوع گزارش اداری «گزارش توصیه ای» است. این گزارش بر مبنای سه نوع گزارش قبلی تهیه می شود و شامل توصیه های مختلف برای بهبود اجرای برنامه های سازمان است.
|
||||
