جلسات اداری

گرچه «جلسۀ اداری» پدیدۀ نسبتاً جدیدی است، انسان‏ها از دیرباز برای اخذ تصمیمات خود گردِ هم آمده ‏اند و شعرا و نویسندگان اَعمال آن‌ها را در آثارشان نقل کرده ‏اند. ایلیاد، یکی از پایه‏ های ادب غرب، با جلسه آغاز می‏ شود. هومر چنان به‌دقت رفتار آدم‏ ها در جلسات را نشان می ‏دهد که بزرگان مدیریتِ امروز به گَرد پای او هم نمی ‏رسند. راهی را که هومر نشان می‏ دهد آثار ادبی برجستۀ دیگر دنبال می‏ کنند: آثار اصیل ادبیات غرب، دربارۀ نحوۀ ثمربخش ‏ترکردن جلسات اداری، تعلیمات فراوانی دارند که کسی به آن‏ها‏ توجه نکرده است.

 

شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا)–|| جیمز سوروکی، اکونومیست ۱۸۴۳— قبلاً تولید می‏‌کردیم، امروزه جلسه می‏‌گذاریم. فقط در آمریکا هر روز چیزی در حدود ۵۰ میلیون جلسه برگزار می‏‌شود. مدیران میانیِ ادارات و شرکت‌‏ها هفته‏‌ای ۲۳ ساعت از وقت خود را در این جلسات می‌‏گذرانند، رقمی که از دهۀ ۱۹۶۰ به این‏ سو بیش از دوبرابر شده است.

 

در دهۀ ۱۹۸۰ که کشورهای غربی از «تولید» به صنایع «دانش ‏بنیان» تغییر رویه دادند و ظاهراً برگزاری نشست‏‌های فراوان ضرورت پیدا کرد، تعداد جلسات اداری به‌شدت افزایش یافت و در حالی‏ که کرونا ادارات را (دستِ‏ کم موقتاً) به تعطیلی کشانده، اهمیت این جلسات را که امروز در لپ ‏تاپ‏‌هایمان برگزار می‏‌شود دوچندان کرده است. در دوران کرونا، بیشتر از گذشته، که این جلسات حضوری بود، وقت مان را صرف آن‏ها کرده‌‏ایم.

علی‏رغم اهمیت فراوان این جلسات در زندگی امروز، کمتر کسی دلِ خوشی از آن‏ها دارد. نظرسنجی‏ ها نشان می ‏دهند دستِ‏ کم نیمی از جلساتی که شرکت می‏ کنیم را بی‏ نتیجه می ‏دانیم -آدم‏ های خسته ‏کنندۀ همیشگی یک ریز حرف می ‏زنند، آن‏هایی که چیزی برای گفتن دارند سخن نمی‏ گویند و درنهایت هم تصمیم مهمی گرفته نمی‏ شود. در بسیاری از ادارات، «جلسه» مَثلِ اعلایِ کاری ملال‌‏آور و اسباب اتلاف وقت است.

همین دلسردی از جلسات، بازار صنعت کوچکِ کتب مدیریت را رونق بخشیده است، کتاب‏‌هایی مثل «چطور جلسات موفق برگزار کنیم»، «طراحی جلسه»، و «مرگ در اثر جلسه: حکایتی دربارۀ ریاست» که اختصاصاً به حل مشکلی می‏‌پردازند که، به قول یکی از نویسندگان، «شاق‏‌ترین مسئلۀ کسب‏‌و‏کار» است.

 

 نتایج تحقیقی نشان می‏‌دهد رؤسای جلسات، عموماً، بین یک‏ تا دوسوم وقتِ جلسه را خودشان صحبت می‌‏کنند. بنا به گفتۀ نویسندگان این تحقیق، «حتی در دانمارکِ مساوات‏‌طلب هم بسیار به‌‏ندرت مشاهده کرده‌‏ایم که حاضران در جلسات، آن‏‌طور که دل‌شان می‏‌خواهد، حق صحبت رؤسای‌شان را به چالش کشیده باشند».

 

همۀ ما گاهی دیده‌‏ایم که بعضی‌‏ها نوک جمع را می‏‌چینند و جلسه را در دست می‏‌گیرند -و معمولاً آن‏هایی که اول شروع به سخن‌گفتن می‏ کنند و پی‌درپی حرف می‌‏زنند تأثیر بسیار قابل‌‏توجهی بر جریان مذاکره می‏‌گذارند. افراد حاضر در جلسات، بیشتر اوقات، از کسانی که عاشق زنگ صدای خودشان هستند و زیاد حرف می‏‌زنند خوش شان نمی‌‏آید، ولی عموماً از آن‏ها حرف‏‌شنوی دارند: معمولاً آن‏ها را تأثیرگذار می‏‌دانند. پرچانگی این اشخاص در جریان جلسه شدیدتر هم می‌‏شود. مطالعات نشان می‌‏دهند هر چه افراد در جلسات بیشتر حرف بزنند، بیشتر احتمال دارد دیگران از آن‏ها سؤال بپرسند. ظاهراً فرض ما این است کسی که صحبت می‌‏کند حرفی برای گفتن دارد.

 

مشکل عدم مدیریتِ جلسات فقط این نیست که نظرات افرادِ ساکت ‏تر شنیده نمی‏‌شود، بلکه در کمال تعجب ممکن است هیچ مطلب تازه‌‏ای را هم یاد نگیرید. گارولد استاسر، روان‌شناس اجتماعی، ثابت کرده وقتی جلسه بی‏‌نظم باشد گفت‌وگوها معمولاً تکرار مکررات خواهند بود. جلساتِ بی‌‏قاعده و قانون، همان‏‌طور که خوکچه هم بالاخره فهمید، نتیجه‌‏ای جز تحکیم نظرات افراد قدرتمندتر ندارند. تنها با صدف حلزونی نمی‏‌توان تمدن بشر را نجات داد یا قلب تاریک انسان را روشنایی بخشید.

 

 

ترجمۀ: عرفان قادری

مرجع: Economist 1843

منبع فارسی: https://tarjomaan.com