شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- مهمترین وظیفه روابط عمومى، برقرارى ارتباط در داخل و خارج از سازمان با مخاطبان انبوه و متفاوت است؛ در اجراى این وظیفه واحدهاى روابط عمومى با استفاده از ابزارهاى مختلف اقدام به برقرارى ارتباط مى کنند، اما اگر این عملکرد به نحو علمى و کارشناسى ارزیابى شود، اثربخشى همه این فعالیت ها با تردید مواجه است چرا که به عناصر ارتباطى در فراگرد انتقال پیام توجه کافى نشده است.

ارتباط به هر شکلى که برقرار شود، حداقل ۳ عنصر را در خود دارد. فرستنده (منبع)، پیام، گیرنده (مخاطب). هر سه عنصر ویژگى هایى دارد که اگر مورد توجه قرار نگیرد به عنوان موانع ارتباط از اثربخشى آن مى کاهد به نحوى که در بسیارى موارد، اثربخشى یک پیام به صفر مى رسد.

روابط عمومی به عنوان قلب تپنده سازمانها و نهادها عمل می کند و به عنوان چشم بینای ادارات مطرح می شود. واضح است که پویایی روابط عمومی، موجب رشد و بالندگی مجموعه ها و ادارات و مراکز می گردد.

شایان ذکر است مدیران روابط عمومی می توانند با تعامل سازنده وکارآمد با ابزارها و تکنیک¬های اطلاع رسانی و استفاده مناسب از رسانه ها، روابط عمومی را به مرز شکوفایی برسانند چون رسانه ها هستند که در اکثر مواقع افکار عمومی را مدیریت کرده و به چالش می¬کشند.

تاکنون در هزاران مقاله، کتاب و سخنرانی در سراسر جهان به تبیین اهمیت، نقش، هدف و کارکردهای روابط عمومی در جامعه پرداخته شده و ابعاد گوناگون آن تشریح و تبیین شده است. با این وجود باز هم شاهدیم که نویسندگان و اندیشمندان بسیاری علاقمندند به پژوهش در این عرصه بپردازند و در این تلاش امیدوار هستند که شاید «اطلاع» دیگری به اطلاعات موجود بیفزایند و گامی دیگر در راستای شفاف سازی موضوع بردارند.

چرا روابط عمومی در جوامع امروزی حایز اهمیت است و دوستان و دشمنان نیرومندی در میان اندیشمندان و صاحبنظران دارد؟ چرا ما هنوز نیازمند آن هستیم که درباره اش تحقیق کنیم و ابعاد گوناگونش را بررسی کنیم. اجرا و عناصر تشکیل دهنده و اثرگذار بر آن را بازشناسی کنیم و روابط و همبستگی هایش را با سایر مقولات اجتماعی که به نظر می رسد در شبکه پیچیده ای از روابط و مناسبات اجتماعی به وجود آمده و رشد و توسعه یافته اند، تبیین و توجیه کنیم؟ مختصرترین پاسخ به دو پرسش مذکور این است که جهان شاهد تغییر و دگرگونی قابل توجهی در زمینه های صنعتی و تکنولوژیک، به ویژه در قلمرو ارتباطات اجتماعی و به تبع آن تلاش وسیع و همه جانبة کنشگران جهانی برای دستیابی به اقصی نقاط جهان است تا فرآیند «جهانی سازی» و تشکیل «دهکده جهانی» را به ثمر برسانند و بازاری جهانی را بوجود بیاورند که همه نوع کالا و خدمات به آسانی در دسترس کسانی قرار گیرد که قادرند هزینة آنها را بپردازند. به عبارت دیگر پدیده های اجتماعی و جهان هستی تحت تأثیر این تحولات، دچار دگرگونی شده و به طور دایم به سمت پیچیده تر شدن سوق داده می شوند و بررسی بازشناسی و تبیین مجدد آنها ضرورت تام دارد. طبیعی است که در این روند دیدگاه های گوناگونی شکل می گیرند و هر یک از متفکرین با جهت گیری خاصی به تبیین این تحولات می پردازند.

نکته ای که باید بر آن تأکید شود این است که «اطلاع رسانی» و «روابط عمومی» دو مقوله ای قابل تفکیک نیستند و فقط در سطح تحلیل میتوان آنها را از یکدیگر تفکیک کرد و نسبتشان نسبت جز به کل است. روابط عمومی و اطلاع رسانی سیستم و زیر سیستم مهمی در نظام های اجتماعی محسوب می شوند که امروزه کسی نمی تواند وجودشان را انکار کند.

در این عرضه مهم، مدیران روابط عمومی به واقع مدیران افکار عمومی اند و قادرند از رسانه ها و وسایل ارتباط جمعی استفاده نمایند. در بهترین حالت، روابط عمومی، رسانه را برای فرایند اطلاع رسانی در اختیار می گیرد و به جلب افکار عمومی می‌پردازد. این مهم یکی از مسئولیت های کمرنگ شده روابط عمومی است که جای خود را به برگزاری مراسم تشریفات و فعالیت های حاشیه‌ای داده و به تنزل جایگاه واقعی روابط عمومی انجامیده است. یکی از مهمترین اصول در مدیریت کیفیت، رعایت اولویت در برنامه ریزی و عمل است و ارتقای مدیریت کیفیت در روابط عمومی به معنای حذف و به حاشیه ‌راندن فعالیت های غیر ضروری و بدون فایده است، ماموریت اصلی روابط عمومی در جلب افکار عمومی است و سخت کوشی، روحیه تعاملی و شخصیت ویژه کارکنان روابط عمومی نمی‌بایستی مدیران و سایر کارکنان را در این خصوص دچار سوء تفاهم کند.

"اطلاع رسانی" علمی است که پس از جنگ جهانی دوم پدیدار گشت و در اندک مدتی رو به گسترش سریع نهاد. به تدریج سازمانهایی که برای بهبود کارهای خود در زمینه‌های فنی، علمی، پژوهشی، صنعتی، اقتصادی، فرهنگی، سیاسی و ... به اطلاعات نیاز داشتند از این پدیده استقبال کردند. علم اطلاع رسانی با پیوند میان بسیاری از رشته‌های دانش بشر مانند کتابداری، ارتباطات، گرافیک، تکنولوژی کامپیوتر، زبانشناسی، ریاضی، منطق، روانشناسی، مدیریت و برخی دیگر موجب انتقال اطلاعات و جابجایی و اشاعه آن در سطوح مختلف ملی، منطقه ای و جهانی می شوند که به این کار خدمات اطلاع رسانی گویند.
خدمات اطلاع رسانی به شکل های مختلفی چون گردآوری تنظیم و تدوین مشخصه های آثار چاپی و غیر چاپی در زمینه یک یا چند موضوع که با نام های گوناگون نظیر کتابشناسی، کتابنامه، فهرستگان، نمایه نامه، چکیده نامه و ... در قالب تک نگاری و یا نشریات ادواری انتشار، صورت می گیرد.

خدمات اطلاع رسانی به کمک ابزار و تجهیزات مورد نیاز خود تحقق یافته و مخاطبان خود را منتفع می‌کند. انواع رسانه های خطوط ارتباطی سخت افزارها و نرم افزارها از جمله ابزار و وسایل آن به شمار می روند. خدمات اطلاع رسانی با این هدف که باید در کمترین مدت بیشترین اطلاعات را در اختیار پژوهشگران و سایر کاربران قرار دهد در جامعه جهانی روابط انسانها با یکدیگر شکل گرفته و بر اساس تنوع نیازها به طور دائم به اصلاح و تغییر و تحول در آمده است.

روابط عمومی نیز بر چنین پایه ای استوار است؛ یعنی ارسال پیام صحیح از راه درست به مخاطب مشخص و کاربر متقاضی.
روابط عمومی پدیده ای است که به ارتباط مردم با یکدیگر و یا با سازمان و گروه و نهادی شکل گرفته معنا و مفهوم حیات و پویایی می بخشد. اطلاع دادن و آگاه ساختن مردم و هرگونه مخاطب مرتبط یکی از معیارهای اصلی تبلور روابط عمومی در جامعه بشری است. با تأکید بر این نکته که روابط عمومی می کوشد تا با مردم ارتباط دو سویه برقرار کند.

با تغییر و تحول هایی که به تدریج در حوزه تعریف روابط عمومی به لحاظ تعریف و نقش و مفهوم آن صورت گرفت و به ویژه از سال 1982 به بعد نظام فکری نظریه پردازان و کارشناسان روابط عمومی تحت تأثیر نوآوری‌های تکنولوژی مبتنی بر نیازهای روزافزون کاربران این حوزه تخصصی خدماتی متحول شد و آنها یافتند که اطلاعات، عامل تعیین کننده و بقا و دوام روابط عمومی است و با شناخت بیشتر آن نظام نوین روابط عمومی در سطح جهان را تقویت و عرضه کردند.

عمده ترین نکته در روابط عمومی نوین پیام رسانی آگاهانه، مستمر و برنامه ریزی شده بر پایه شناخت و سنجش به جامعه مورد نظر است.
"روابط عمومی" علمی است که در قالب خدمات، راهبردها و تدبیرهای خاص با مخاطبان خود در سطوح داخلی، ملی، منطقه‌ای و جهانی تعامل می‌کند. عمده ترین نکته در تعریف روابط عمومی نوین این است که پیام رسانی و اطلاع رسانی و اطلاع یابی به عنوان دو رکن اصلی در کنار هم قرار می گیرد که اینکار باید آگاهانه، مستمر و برنامه ریزی شده بر پایه شناخت و سنجش با جامعه مورد نظر انجام گیرد.

در جامعه اطلاعاتی امروز، بسیاری از کارگزاران در مؤسسه ها و سازمانهای مختلف جویای نوعی روابط عمومی هستند که آنها را در طراحی روشهای منطقی کار و فعالیت و تعیین خط مشی‌های آینده نگر یاری دهد. یعنی نوعی روابط عمومی پویا و پر تحرک که فعالیت آن متکی بر اطلاعات درست روزآمد و دقیق باشد. اصل اطلاع رسانی و نقش آن در روابط عمومی زمانی روشن می‌گردد که باید در نظر داشته باشیم واحدهای روابط عمومی در یک سازمان بطور معمول مراکزی هستند که عموم برای کسب اطلاعات به آنها مراجعه می‌کنند. از این رو باید هرچه بیشتر در توانا کردن و بهسازی آنها در این مورد پرداخته شود.

در اینجا باید خاطر نشان ساخت که ضرورت رشد روابط عمومی متکی بر منابع حیاتی اطلاعات و بکارگیری فن آوری‌های اطلاعاتی و بکارگیری تکنولوژی‌های نوین ارتباطی امری اجتناب ناپذیر می‌باشد که برای تحقق این منظور با تهیه و تدوین استانداردها و راه کارهای علمی می‌توان با استقرار نظام اطلاعاتی مطلوب ضمن تسلط بر اطلاعات به جایگاه مناسب نیز رسید.