درباره شارا | تماس | جستجوی پیشرفته | پیوندها | موبایل | RSS
 خانه    تازه ها    پایگاه اخبار    پایگاه اندیشه    پایگاه کتاب    پایگاه اطلاعات    پایگاه بین الملل    پایگاه چندرسانه ای    پایگاه امکانات  
شنبه، 8 بهمن 1401 - 08:37   

مهلت ثبت‌نام نوزدهمین کنفرانس بین‌المللی روابط‌عمومی ایران تمدید شد

  مهلت ثبت‌نام نوزدهمین کنفرانس بین‌المللی روابط‌عمومی ایران تمدید شد


ادامه ادامه مطلب یک

جریمه استفاده از واتس‌اپ برای این کارمندان

  جریمه استفاده از واتس‌اپ برای این کارمندان


ادامه ادامه مطلب دو

تلگرام فیلترشکن خود را به‌روزرسانی کرد!

  تلگرام فیلترشکن خود را به‌روزرسانی کرد!


ادامه ادامه مطلب سه

جشنواره مردم‌داری ایران برگزار می‌شود

  جشنواره مردم‌داری ایران برگزار می‌شود


ادامه ادامه مطلب چهار

   آخرین مطالب روابط عمومی  
  نقش داده‌ها در پوشش خبری پناهجویان اقلیمی
  اینستاگرام و واتس‌اپ در ایران محدود نمی‌شود
  تلگرام فیلترشکن خود را به‌روزرسانی کرد!
  چرا در محیط کار استرس می‌گیریم؟
  جریمه استفاده از واتس‌اپ برای این کارمندان
  4 نکته رسانه‌ای درباره خبر حمله به سفارت آذربایجان در تهران
  چرایی کاهش اعتماد به رسانه‌ها
  روابط‌عمومی و مسئولیت سازمانی
  فاز جدید پاسخگویی روابط‌عمومی هوشمند شورای شهر مشهد
  ضرورت استفاده کارآمد نهاد وکالت از ظرفیت‌های جریان رسانه‌ای
ادامه آخرین مطالب روابط عمومی
- اندازه متن: + -  کد خبر: 8190صفحه نخست » آموزش روابط عمومیشنبه، 7 دی 1392 - 19:43
مستندسازی در روابط عمومی
مستند سازی تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان را همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد. در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان هزینه تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد .
  

شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- شاید این سوال برای بسیاری از افراد پیش آید که مستند سازی چیست و چه فایده ای دارد در جواب این سوال باید متذکر شوم:
مستند سازی تهیه مجموعه ای از اسناد و مدارک است که سیر تکوین و تکامل یک فعالیت یا پروژه را از آغاز تا پایان را همراه با تحلیل و ارزشیابی نشان خواهد داد.
در واقع مستند سازی ابزاری است که امکان استفاده و به کار گیری تجربیات فردی و گروهی را جهت توسعه سازمانی فراهم می سازد و با ذخیره نمودن تجربه موجود در سازمان هزینه تجربی آتی سازمان را تا حد زیادی کاهش می دهد .
مستند سازی شامل فرآیند شناسایی ، گردآوری ، طبقه بندی ، ارزش گذاری ، پالایش فهرست نویسی و در دسترس قراردادن سوابق یا اسناد موجود از قبیل فیلم / عکس / مکاتبات / فایل های کامپیوتری و ... می باشد که دارای ارزش تاریخی نیز هستند.


در ضمن مستند سازی مستلزم خلق متون جدید برای تجربه های شفاهی موجود یا پرکردن و اتصال شکاف های موجود در سوابق تاریخی هم می باشد.


همان طور که گفته شد مستند تهیه اسناد و مدارک است ، پس می توان گفت مستند سازی به طور حتم فقط تهیه ی فیلم نیست حتی چند سری عکس زیبا اما با هدف هم می تواند مستند باشد .
روابط عمومی به عنوان تنها نهادی که می تواند تاریخی مستند برای سازمان ثبت کند باید از تمام توانایی های سازمان برای مستندسازی اقدامات سازمان استفاده کند.


در واقع شاید بیشتر روابط عمومی ها به نوعی با نگارش گزارش های خبری و تهیه بریده جراید نوعی تاریخ مستند از اخبار و رویدادهای سازمانی تهیه کنند، اما نکته بسیار مهم که در بیشتر روابط عمومی ها در نظر گرفته نمی شود، تدوین این اطلاعات و مستندات به گونه ای است که بتوان در سریع ترین زمان ممکن به آن اطلاعات دسترسی پیدا کرد.


آرشیو روابط عمومی، بخشی از روابط عمومی های بزرگ در سازمان است که مستندات را بر اساس سیستم های طبقه بندی نگهداری می کنند. اما این نگهداری تنها برای خود روابط عمومی مناسب است و در کنار این آرشیو باید در سایت رسمی نیز، برخی از مستندات به صورت مدون آرشیو شوند، تا در صورت نیاز خبرنگاران به راحتی بتوانند به آن دسترسی داشته باشند.
نگهداری مستندات در سایت روابط عمومی بر چند مبنا انجام می شود:


1.      تاریخ
2.      کلمات کلیدی
3.      موضوع
4.      آخرین تاریخ ویرایش
این طبقه بندی ها هر کدام به نوعی می تواند برای مورد خاصی استفاده شود.
مزایای مستندسازی در روابط عمومی
1- نگهداری سابقه در مورد موضوعات مهم مربوط به فعالیتهای گذشته
2- قادر ساختن افراد به بررسی کنترل کیفیت برنامه های اجرا شده
3- حفظ منابع اطلاعاتی مورد استفاده در طرح یا پروژه: منابع اطلاعاتی که با توجه به اهداف پروژه مورد بررسی قرار می گیرند چنانچه در هر مرحله مستندسازی شود از دوباره کاری جلوگیری می کنند و باعث تکمیل آمار و اطلاعات دوره بعد می شود.
4- جلوگیری از پراکندگی، تکرار فعالیت ها و جلوگیری از انجام دوباره مطالعات در کارهای مشابه
5- آشکار کردن نقص ها و نیازهای آماری و اطلاعاتی
6- مستندسازی مشکلات و تنگناها: برنامه ریزی بر اساس آنچه سازمان نیازمند آن است و ارائه راه حل های کاربردی برای حل مشکلات و تنگناهای سازمان
7- ثبت تاریخی، تحلیل، علمی تجارب، موفقیت ها، دستاوردها، مراحل رشد و سایر رویدادهای تعیین شده در سازمان
8- فراهم آمدن زمینه ثبت، گسترش و آموزش فرهنگ سازمان به نسلهای بعدی کارکنان و مدیران
9- فراهم شدن زمینه بروز رویدادهای گذشته و ایجاد امکان ارزیابی علمی نقاط قوت و ضعف سازمان
10-ابزاری برای الگو برداری بهترین تجربیات


·        دو بخش مهم در مستند سازی روابط عمومی
مستند سازی در روابط عمومی دو بخش عمده دارد:
1.      تولید مستندات با بهره گیری از ابزارهای نوشتاری، سمعی و بصری
2.      تهیه اطلاعات دقیق از اثر تولید شده


در مرحله اول روابط عمومی، بر مبنای سیاست های سازمان، اقدام به گردآوری، مستندات در مورد فعالیت های سازمان می کند. اما جمع آوری این  اطلاعات به تنهایی برای روابط عمومی بی فایده است، چراکه با افزایش حجم داده ها و اطلاعات، یافتن این اطلاعات به سختی امکان پذیر است، لذا روابط عمومی بایستی علاوه بر تولید مستند، اطلاعات کافی در مورد آن، گردآوری کرده و به مستند تولیدی ضمیمه کند.


سپس مستند تولید شده، باید بر مبنای سیاست های روابط عمومی با بهره گیری از یک سیستم طبقه بندی، نظم داده شود. با این کار، روابط عمومی در شرایط بحران، یا برخی مناسبت ها که نیازمند، این قبیل اطلاعات است می تواند به راحتی، اطلاعات مورد نیاز خود را به دست آورد.
 

منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

 

 

   
  

اضافه نمودن به: Share/Save/Bookmark

نظر شما:
نام:
پست الکترونیکی:
نظر
 
  کد امنیتی:
 
   پربیننده ترین مطالب روابط عمومی  

  مهلت ثبت‌نام نوزدهمین کنفرانس بین‌المللی روابط‌عمومی ایران تمدید شد


  جشنواره مردم‌داری ایران برگزار می‌شود


  10 گام تا رسیدن به یک طراحی مناسب برای تبلیغات بیلبوردی


  مدیرکل روابط‌عمومی‌ و بین الملل استانداری آذربایجان‌ شرقی منصوب شد


  انتخاب اعضای هیات رییسه شورای هماهنگی روابط‌عمومی‌های گیلان


  فناوری انقلابی Passkey چیست؟


  کسب‌وکارها باید مسئولیت‌اجتماعی را در محور عملیات خود جای دهند


  امضای تفاهم نامه همکاری مابین انجمن روابط‌عمومی‌ و سازمان مدیریت صنعتی آذربایجان شرقی


  چرا قبل از اشتراک‌گذاری آدرس ایمیل در هر سایتی که آن را خواست باید خوب تامل کنید؟


  اجرای به موقع مصوبات شورای اطلاع رسانی وزارت اقتصاد به مناسبت دهه مبارک فجر


 
 
 
مقالات
گفتگو
گزارش
آموزش
جهان روابط عمومی
مدیریت
رویدادها
روابط عمومی ایران
کتابخانه
تازه های شبکه
آخرین رویدادها
فن آوری های نو
تبلیغات و بازاریابی
ایده های برتر
بادپخش صوتی
گزارش تصویری
پیشنهادهای کاربران
اخبار بانک و بیمه
نیازمندی ها
خدمات
خبرنگار افتخاری
بخش اعضا
دانلود کتاب
پیوندها
جستجوی پیشرفته
موبایل
آر اس اس
بخشنامه ها
پیشکسوتان
لوح های سپاس
پیام های تسلیت
مناسبت ها
جملات حکیمانه
پایان نامه ها
درباره شارا
تماس با ما
Shara English
Public Relation
Social Media
Marketing
Events
Mobile
Content
Iran Pr
About Us - Contact US - Search
استفاده از مطالب این سایت با درج منبع مجاز است
تمام حقوق مادی و معنوی این سایت متعلق به شارا است
info@shara.ir
  خبر فوری: فراخوان دومین "جشنواره مردم‌داری ایران" منتشر شد