شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- تصور کنید درصدد برگزاری اولین نشست آنلاین خود هستید. چه باید انجام دهید؟ اگر تجربه ای در این زمینه ندارید نگران نباشید. در این مقاله قصد داریم 12 نکته را که برای برگزاری موفقیت آمیز یک جلسه ویدئویی آنلاین به شما کمک می کند با همدیگر مرور نماییم. پس در ادامه مطلب با ما همراه باشید.

1- قبل از شروع رسمی جلسه زمانی را به حاضرین اختصاص دهید تا تماس خود را با شما برقرار کنند. مطمئن شوید که همه افراد به ویدئو و صدای جلسه دسترسی دارند. این امر کمک می کند تا مشکلات احتمالی در برقراری ارتباط را همین ابتدا شناسایی و آنها را برطرف کنید. دوربین ها را چک کنید تا به خوبی همه اشخاص، وایت بردها، تصاویر و استندهای نمایشی را پوشش دهند.

2- نور محیط را تنظیم نمایید. چراغهای اضافه را خاموش کنید. حواستان باشد که هیچ منبع نوری پشت سر شما قرار نداشته باشد. پنجره ها و پرده ها را هم بسته نگاه دارید.

3- نوشته، تصویر و یا هر فایل مستند دیگری را که در طول کنفرانس به آن نیاز دارید از قبل آماده کنید. در مواقع نیاز باید امکان فرستادن آن برای سایر اعضای جلسه برایتان فراهم باشد و گرنه ممکن است بعضی مواقع به علت اینکه سایرین مستندات کافی در اختیار ندارند تصمیم گیری ها به تعویق بیفتد.

4- در آغاز جلسه، اگر با جمع جدیدی در ارتباط هستید حتما ابتدا خودتان و سایر همکارانتان را معرفی کنید. نام سایر شرکت کنندگان را نیز به خاطر بسپارید و هر زمان که با شخصی قرار است صحبت کنید مستقیما نام وی را به زبان آورده و او را مخاطب قرار دهید. رعایت ادب و احترام یک اصل ضروری است.

5- لازم نیست خیلی بلند صحبت کنید. اگر قبلا همه تجهیزات را چک کرده باشید سایرین نباید برای شنیدن صدای شما مشکل خاصی داشته باشند. مگر اینکه اشتباها تغییراتی ایجاد کرده باشید یا میکروفون شما اتفاقی مسدود شده باشد. پس آرام و شمرده صحبت کنید و کلمات را صحیح تلفظ کنید.

6- تاخیری که در رسیدن صدا وجود دارد را حتما درنظر داشته باشید و کمی صبور باشید. به دیگران زمان بدهید تا گفته های شما را به طور کامل بشنوند و سپس بازخورد لازم را به شما بدهند.

7- در تمام مدت جلسه حواستان باشد که سر و صدای اضافه ای ایجاد نکنید. قبل از جلسه هم سعی کنید که تمام نویز موجود در محیط را برطرف کنید. این صداهای کوچک که توسط میکروفون شما ضبط می شوند برای سایرین پخش شده و باعث پرت شدن حواس و آزار آنها می گردند. یک روش استاندارد برای غلبه بر این مشکل این است که زمانی که صحبت نمی کنید میکروفون خود را خاموش نگه دارید.

8- درست است که در یک جلسه مجازی شرکت دارید، اما این بدان معنی نیست که هرکاری که در جلسات حقیقی نمی شود انجام داد اینجا مجاز به انجامش هستید. پس اگر حوصله تان سر رفته است، از صحبت کردن با سایرین، فرستادن پیام کوتاه یا چت با فردی خارج از جلسه، نگاه کردن به دور و بر، ورق زدن یادداشتهایتان یا ضرب گرفتن روی میز خودداری کنید. ارتباط چشمی خود را با سایرین قطع نکنید. افراد نباید احساس کنند توجهی به آنچه می گویند ندارید. درباره خاموش بودن موبایلتان هم که دیگر نیازی به توضیح نیست.

9- به هنگام صحبت کردن سعی کنید حرکات خود را تا حد ممکن کاهش دهید. اگر عادت به تکان دادن بدن و یا استفاده زیاد از دستهایتان دارید، اینجا جایی است که باید سعی کنید بر عادت خود غلبه کنید. تکانهای زیاد علاوه بر تاثیر بدی که بر ویدئو دارند تمرکز شرکت کنندگان دیگر جلسه را هم بر هم می زنند.

10- یک اصل کلی آداب معاشرت: وسط صحبت دیگران نپرید. منتظر زمان مناسب بمانید تا بتوانید نظر و عقیده خود را ابراز کنید. اگر مساله خیلی ضروری است آن را از طریق پیام کوتاه برای گوینده بفرستید.

11- نکته ای که شاید کمتر به آن توجه کرده باشید این است که باید از لباس و زیور آلات مناسب استفاده کنید. پوشیدن لباسهای راه راه یا لباسهایی که الگوها و آرم های پیچیده بر خود دارند از لحاظ بصری دیگران را آزار خواهد داد. رنگهای سفید، سیاه و قرمز هم انتخابهای مناسبی نیستند. سعی کنید پوششی با رنگ روشن و ملایم انتخاب کنید. در انتخاب زیور آلات هم دقت کنید. استفاده زیاده از حد آنها علاوه بر تولید سر و صدای اضافه، به خاطر درخششی که ایجاد می کنند می تواند تاثیر منفی در تصویر انتقالی داشته باشد. منظورمان تنها جواهرات نیست. حتی فریم عینک شما هم می تواند درخشندگی نامناسبی را ایجاد کند.

12- در انتها بعد از تمامی نکاتی که گفتیم، یادتان باشد که رعایت موارد بالا به این معنی نیست که قرار است جلسه ای خشک و رسمی داشته باشید. شما قرار نیست نقش بازی کنید. رعایت آداب معاشرت و احترام افراد، هیچ مغایرتی با کمی شوخ طبعی و جو صمیمانه ندارد. پس خودتان باشید و هر از گاهی جو یخ زده جلسه را با کمی شوخی بشکنید و ببینید چگونه دوباره انرژی به جلسه شما بر می گردد. فقط حواستان باشد در این کار زیاده روی نکنید.
پس با رعایت تمام موارد گفته شده، در یک جو شاد و دوستانه از کنفرانس خود لذت ببرید.