شبکه اطلاع‌رسانی روابط‌عمومی ایران (شارا) || شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و مستحکم بر پایه تیم‌‌‌های مسوولیت‌‌‌پذیر و پاسخگویی ساخته می‌‌‌شوند که تمام اعضای آن به‌‌‌شدت نسبت به پاسخگو بودن در برابر دیگران و مسوولیت‌‌‌پذیری حساس هستند و خود را متعهد به قول‌‌‌ها و وعده‌‌‌هایی که داده‌‌‌اند می‌‌‌دانند. البته در چنین شرکت‌ها و سازمان‌هایی همیشه انعطاف‌‌‌پذیری‌‌‌های خوبی در قبال وقایع غیرمترقبه و اشتباهاتی که بخشی از واقعیت کار و فعالیت محسوب می‌‌‌شوند وجود دارد و اگر یکی از اعضای تیم تاریخ مشخصی را برای تحویل یک پروژه اعلام کرده باشد و نتوانسته باشد دقیقا در موعد مقرر آن پروژه را تحویل دهد مورد بازخواست و مجازات قرار نخواهد گرفت و به او فرصت دیگری داده خواهد شد.

بااین‌‌‌همه باید دانست که فرهنگ مسوولیت‌‌‌پذیری و پاسخگویی همیشگی جزو ارزشمندترین و موثرترین عادت‌‌‌ها و ویژگی‌‌‌های کسب و کارهای موفق به شمار می‌‌‌آید. در ادامه به شش توصیه کاربردی در ارتباط با ایجاد و تقویت حس مسوولیت‌‌‌پذیری و پاسخگویی حداکثری نسبت به عملکرد فردی و تیمی در شرکت‌ها و سازمان‌ها اشاره خواهد شد:

۱- تعهداتی را که بر عهده اعضای تیم قرار داده شده به شفاف‌‌‌ترین و قاطعانه‌‌‌ترین شکل ممکن بیان کنید

در پایان جلسات کاری و بعد از مشخص‌‌‌شدن مسوولیت‌‌‌ها و وظایف کاری هرکدام از اعضای تیم و در زمان خلاصه‌‌‌کردن و نهایی‌‌‌سازی مصوبات و تصمیم‌‌‌های گرفته شده در جلسه لازم است که شما به‌‌‌عنوان رئیس جلسه با شفافیت و قاطعیت تمام، آنچه تک‌‌‌تک اعضا باید در یک دوره زمانی مشخص انجام دهند را به آنها اعلام کنید. شما با این کار نه‌‌‌تنها به همه کارکنان ثابت می‌‌‌کنید که بر روی تمام امور و آیتم‌‌‌های عملکردی احاطه دارید؛ بلکه به آنها نشان می‌‌‌دهید که الگوی رفتاری مطلوب از نظر شما کدام است و شما انتظار مشاهده چه نوع رفتاری را از آنها دارید.

اعضای تیم کاری شما هم وقتی می‌‌‌بینند که شما بادقت تمام و با شناخت کاملی که از کوچک‌ترین جزئیات کار دارید در حال رصد و کنترل عملکردشان هستید به طور حتم بادقت و حساسیت بیشتری نسبت به انجام وظایف محوله به خود اقدام خواهند کرد چرا که آنها به این نتیجه می‌‌‌رسند که رهبرشان از مسوولیت‌‌‌پذیری بالایی برخوردار است و همه چیز را از نزدیک تحت‌‌‌نظر دارد و در نتیجه لازم است که آنها نیز چنین روحیه‌‌‌ای را داشته باشند.

۲- نسبت به عملکرد کارکنانتان بازخوردهای سریع و دقیق نشان دهید

شما به‌‌‌عنوان رهبر یک شرکت یا سازمان باید علاوه بر مسوولیت دادن به افراد به دنبال بازخورد نشان‌‌‌ دادن سریع و دقیق نسبت به عملکرد آنها باشید چرا که بدون بازخورد نشان ‌‌‌دادن به‌‌‌تدریج یک نوع بی‌‌‌تفاوتی و بی‌‌‌مسوولیتی در درون تیم‌‌‌های کاری گسترش پیدا می‌کند و اعضای تیم به این تلقی می‌‌‌رسند که مسوولیت‌‌‌پذیر بودن و بی‌‌‌مسوولیت بودن از نظر شما یکسان است و نیازی نیست که برای انجام کارها به آب‌‌‌وآتش زد؛ بنابراین لازم است که در طی اجرای پروژه‌‌‌های محوله به کارکنان با آنها جلسات منظم بازخورد داشته باشید و در این جلسات نسبت به عملکرد آنها به‌‌‌صورت جزءبه‌‌‌جزء و نه به‌‌‌صورت کلی بازخورد نشان دهید و به‌‌‌عنوان‌‌‌مثال به آنها بگویید که شما تا امروز آیتم فلان و فلان را خیلی خوب انجام داده‌‌‌اید و فلان آیتم را هنوز انجام نداده‌‌‌اید یا فراموش کرده‌‌‌اید و تا فردا آن یک آیتم باقی‌‌‌مانده را هم انجام دهید.

۳- آن چیزها و کارهایی را که نمی‌توان به‌‌‌صورت صددرصدی در مورد آنها تعهد داد مشخص کنید و به دنبال تعهدگیری در مورد آنها از کارکنانتان نباشید

یکی از واقعیت‌‌‌های غیرقابل‌‌‌انکار در دنیای کسب‌وکار این است که نمی‌توان در مورد انجام یکسری کارها و تحقق یکسری اهداف تعهد صددرصدی و قطعی داد چرا که تحقق بعضی چیزها تابع محقق‌‌‌شدن شرایط خاصی است که ممکن است از عهده اعضای تیم برنیاید یا موانع پیش‌بینی‌‌‌نشده و غیرمنتظره‌‌‌ای در مسیر تحقق آنها وجود داشته باشد که عمل به تعهدات را غیرممکن سازد. بنابراین، لازم است که از تحمیل تعهدات غیرممکن و بی‌‌‌مورد بر افراد خودداری کنید و با این کار جلوی بی‌‌‌اعتبارشدن اصل تعهد کاری در شرکتتان را بگیرید چرا که اگر چنین نکنید و مرغ شما یک پا داشته باشد و کارکنانتان را مجبور به دادن تعهدهای کاری نشدنی و غیرممکن کنید، آن‌‌‌گاه با پدیده بی‌‌‌اعتبار شدن تعهدات کاری و بی‌‌‌اعتنایی کارکنان نسبت به تعهداتی که به شما می‌دهند مواجه خواهید شد.

۴- همیشه و در همه حال وقت‌‌‌شناس و منظم باشید

یکی از مهم‌ترین و کلیدی‌‌‌ترین اجزای مسوولیت‌‌‌شناسی و متعهد بودن نسبت به عملکرد در هر سطحی توجه به فاکتور زمان است. هنگامی که شما برای زمان ارزش زیادی قائل باشید و از تک‌‌‌تک دقایق زمانی که در اختیار دارید به بهترین شکل ممکن استفاده می‌‌‌کنید و هیچ وقتی را از دست نمی‌‌‌دهید و به تمام تعهداتی که داده‌‌‌اید دقیقا در زمان مقرر عمل می‌‌‌کنید در این حالت به الگوی مطلوب کارکنانتان تبدیل می‌‌‌شوید تا آنها نیز چنین کنند و با عمل به وظایف خود بر اساس برنامه زمانی تعیین شده بتوانند تعهد و مسوولیت‌‌‌پذیری‌‌‌شان را در قبال شرکت به اثبات برسانند. پس همیشه و در همه حال سعی کنید هم‌‌‌ خودتان به زمان احترام بگذارید و وقت‌‌‌شناس باشید و هم اعضای تیمتان را به‌‌‌وقت‌شناسی و درنظرداشتن عامل زمان تشویق کنید.

۵- برای گسترش مسوولیت‌‌‌پذیری و تعهد صبور باشید

واقعیت این است که کارکنان و اعضای تیم‌‌‌های کاری یک‌‌‌شبه و به‌‌‌صورت ضربتی مسوولیت‌‌‌پذیر و متعهد نمی‌‌‌شوند و برای ترویج فرهنگ مسوولیت‌‌‌پذیری در تمام ارکان شرکت باید صبور بود و عجله به خرج نداد و به دنبال اقدامات ضربتی و مقطعی نباید بود. در واقع رواج‌‌‌دادن فرهنگ مسوولیت‌‌‌پذیری و تعهد کاری در یک شرکت ‌‌‌مانند دو ماراتن است و نباید برای اجرایی‌‌‌کردن آن شتاب‌‌‌زده عمل کرد. پس بهتر است که به صورت گام به گام و حساب‌شده در این زمینه عمل کرد و بهترین کار هم شروع کردن از خودتان به عنوان رهبر شرکت و الگوی بی‌‌‌چون‌‌‌وچرای کارکنان است.

۶- مسوولیت اشتباهات و شکست‌‌‌های خود را بپذیرید

همه ما انسان هستیم و طبیعی است که دچار اشتباه شویم یا شکست بخوریم و آنچه در این میان مهم است این است که شجاعانه و با صراحت تمام مسوولیت اشتباهات و شکست‌‌‌هایمان را بپذیریم و از فرافکنی و بهانه‌‌‌آوردن اجتناب کنیم. هنگامی که شما به‌‌‌عنوان رهبر یک شرکت و عالی‌‌‌ترین مقام مسوول در آنجا مسوولیت اشتباهاتی که از شما سر زده یا شکست‌‌‌هایی که متحمل شده‌‌‌اید را می‌‌‌پذیرید و در این زمینه پنهان‌‌‌کاری نمی‌‌‌کنید، کارکنانتان نیز از شما الگو می‌‌‌گیرند و به‌‌‌جای فرافکنی و بهانه‌‌‌آوردن برای بروز اشتباه و شکست‌‌‌های به وجود آمده یا بدتر از آن، پنهان‌‌‌کاری و انکار شکست‌‌‌ها و ناکامی‌‌‌ها با صراحت و شجاعت تمام مسوولیت اشتباهات و شکست‌‌‌ها را می‌‌‌پذیرند و قول می‌دهند در آینده از تکرار آنها جلوگیری کنند.

در این حالت، پذیرش و به‌‌‌رسمیت‌‌‌شناختن اشتباهات و شکست‌‌‌های کاری به بخشی از فرهنگ ‌‌‌سازمانی شرکت شما تبدیل می‌شود و تمام ارکان شرکت شما اعم از مدیران و کارکنان و سهامداران و مشتریان از مزایای ناشی از چنین فرهنگی برخوردار می‌‌‌شوند و افراد به‌‌‌جای شانه خالی‌‌‌کردن از مسوولیت شکست‌‌‌های به وجود آمده یا اشتباهات مرتکب شده یا پنهان‌‌‌کاری نسبت به آنها می‌‌‌کوشند تا جبران مافات کرده و به دنبال راه‌‌‌های جایگزین و راه‌‌‌حل‌‌‌های موثرتری باشند.
 

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

منبع: مجله Strategic Management

donya-e-eqtesad